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Crea tu primer flujo en Microsoft Power Automate

Last update: Fri Jul 19 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)

Creado para:

  • Principiante
  • Desarrollador

Aprende a crear tu primer flujo en Microsoft Power Automate con el conector Adobe PDF Services.

En este tutorial práctico, aprenda a:

  • Convertir documentos de Word en PDF
  • Combinar documentos de PDF en un solo PDF
  • Protect crea un documento de PDF con una contraseña

Preparación

Lo que necesitas

  • Credenciales de prueba o producción para los servicios de Adobe PDF
    Obtenga más información sobre cómo obtener y configurar credenciales en Microsoft Power Automate aquí.
  • Microsoft Power Automate con conectores Premium
    Obtenga información sobre cómo comprobar el nivel de licencias de Power Automate aquí.
  • OneDrive
    El conector de almacenamiento de OneDrive se utiliza en este tutorial, pero se puede sustituir cualquier conector de almacenamiento.

Archivos de muestra

Hay dos archivos de muestra que necesitas descomprimir y cargar en OneDrive:

  • WordDocument01.docx
  • WordDocument02.docx

Obtención de credenciales

Para completar este tutorial, necesita sus credenciales ya configuradas en Microsoft Power Automate para los servicios de Adobe PDF. Si no ha completado este paso, consulte las instrucciones aquí.

Parte 1: Crear nuevo flujo y convertir Word a PDF

Crear el flujo

En esta parte, creas un nuevo flujo en Microsoft Power Automate mediante un flujo instantáneo, añades parámetros, obtén tus archivos de OneDrive y conviértelos a PDF.

  1. Navega hasta Microsoft Power Automate e inicia sesión con tus credenciales.

  2. En la barra lateral, seleccione Crear.

    Botón Crear

  3. Seleccione Flujo instantáneo.

  4. Dale un nombre a tu flujo.

  5. En Elegir cómo desencadenar este flujo, seleccione Desencadenar manualmente un flujo.

  6. Seleccione Crear.

Obtener el contenido de los archivos

A continuación, obtenga el contenido de los archivos de muestra.

PREREQUISITES
Si no has cargado los archivos de muestra en OneDrive, descomprime los archivos y cárgalos.

  1. En Power Automate, seleccione + Nuevo paso.

  2. Busque OneDrive en la barra de búsqueda.

  3. Elige tu cuenta personal o de trabajo de OneDrive seleccionando OneDrive para la Empresa o OneDrive.

  4. Busque Obtener contenido del archivo en la barra de búsqueda.

  5. En el campo Archivo, selecciona el icono Carpeta para ir al archivo WordDocument01.docx en OneDrive.

    Obtener contenido de archivo de la acción OneDrive en Microsoft Power Automate

Convertir archivo a PDF

Ahora que tiene el contenido del archivo, puede convertir el documento en PDF.

  1. En Power Automate, seleccione + Nuevo paso.

  2. Busque Servicios de Adobe PDF en la barra de búsqueda.

  3. Seleccione Servicios de Adobe PDF.

  4. Busque Convertir Word en PDF en la barra de búsqueda.

  5. En Nombre de archivo, asigne un nombre a su archivo como desee, pero debe terminar en .docx. Esta extensión es necesaria para convertir documentos de Word a PDF.

  6. Coloque el cursor en el campo Contenido de archivo.

  7. Con el panel Contenido dinámico, selecciona Contenido de archivo.

    Convertir Word en acción de PDF en Microsoft Power Automate

Guardar el archivo en OneDrive

Una vez que se genere el documento, vuelva a guardar el archivo en OneDrive.

  1. En Microsoft Power Automate, seleccione + Nuevo paso.
  2. Busque OneDrive en la barra de búsqueda.
  3. Elige tu cuenta personal o de trabajo de OneDrive seleccionando OneDrive para la Empresa o OneDrive.
  4. Busque Obtener contenido del archivo en la barra de búsqueda.
  5. Busque Crear archivo en la barra de búsqueda.
  6. Seleccione Crear archivo.
  7. En el campo Ruta de carpeta, seleccione el icono de carpeta para especificar dónde guardar el archivo en OneDrive.
  8. En Nombre de archivo, asigne un nombre a su archivo como desee, pero debe terminar en .docx. Esta extensión es necesaria para convertir documentos de Word a PDF.
  9. En el campo Contenido de archivo, usa el panel Contenido dinámico para insertar la variable Contenido de archivo del PDF.

Probar flujo

  1. En la esquina superior izquierda, selecciona Sin título para cambiar el nombre del flujo.
  2. Selecciona Guardar.
  3. Seleccione Prueba.
  4. Seleccione Manualmente y luego Guardar y probar.
  5. Selecciona Continuar.
  6. Seleccione Ejecutar flujo.

En la carpeta OneDrive, debería ver el PDF convertido.

Documento de PDF convertido seleccionado en OneDrive

Parte 2: Generar un documento dinámico a partir de una plantilla

La siguiente parte se basa en la parte 1 y utiliza la plantilla Generar documento a partir de Word para combinar datos dinámicamente en el documento.

Revisar la plantilla del documento

Abre WordDocument02_.docx desde tus archivos de muestra en OneDrive. El documento de Word contiene varias etiquetas de texto diferentes que representan los lugares en los que se rellenan los datos en el documento.

Añadir parámetros al activador

Para insertar datos dinámicos en el documento, debe crear algunos parámetros para que el activador solicite valores.

  1. Al editar el flujo, seleccione Desencadenar manualmente un flujo para expandir la acción.
  2. Seleccione Agregar una entrada.
  3. Seleccione Texto.
  4. Asigne al campo el nombre First Name.

Repita los pasos 2-4 para añadir los siguientes campos:

  • Apellidos
  • Salario

Desencadenador en Power Automate con campos de parámetros

Obtener el contenido de archivo de una plantilla

Para generar un documento, primero debe obtener el contenido del archivo de la plantilla de Word.

  1. En Power Automate, seleccione + Nuevo paso.
  2. Busque OneDrive en la barra de búsqueda.
  3. Elige tu cuenta personal o de trabajo de OneDrive seleccionando OneDrive para la Empresa o OneDrive.
  4. Busque Obtener contenido del archivo en la barra de búsqueda.
  5. En el campo Archivo, selecciona el icono Carpeta para ir al archivo WordDocument02.docx en OneDrive.

Obtener acción de contenido de archivo de OneDrive en Microsoft Power Automate

Generar documento a partir de plantilla

  1. En Power Automate, seleccione + Nuevo paso.
  2. Busque Servicios de Adobe PDF en la barra de búsqueda.
  3. Seleccione Servicios de Adobe PDF.
  4. Seleccione la acción Generar documento a partir de plantilla de Word .
  5. En el campo Nombre de archivo de plantilla, nombra el archivo como desees, pero debe terminar en .docx.

Combinar datos

Con la acción Generar documento a partir de plantilla de Word, puede combinar en el documento datos de cualquiera de las diferentes variables que se encontraban anteriormente en el flujo mediante contenido dinámico.

Copie los datos JSON siguientes en el campo Combinar datos:

{
    "FirstName": "",
    "LastName": "",
    "Salary": ""
}

  1. Coloque el cursor en el campo entre las dos comillas para el valor FirstName.

  2. Mediante el panel Contenido dinámico, inserte el valor Nombre del desencadenador manual de una acción de flujo.

    Generar documento con etiquetas de datos en JSON

  3. Repita los pasos del 7 al 8 para los campos LastName y Salary.

  4. En el campo Contenido de archivo de plantilla, usa el panel Contenido dinámico para insertar el valor Contenido de archivo del paso Obtener contenido de archivo.

Generar documento a partir de una plantilla de Word en Power Automate con todos los valores completados

TIP
La acción Generar documento a partir de plantilla de Word utiliza la API de generación de documentos de Adobe. Si desea obtener más información sobre cómo crear plantillas, aquí tiene algunos recursos:

Guardar el archivo en OneDrive

Una vez generado el documento, puede volver a guardar el archivo en OneDrive.

  1. En Power Automate, seleccione + Nuevo paso.
  2. Busque OneDrive en la barra de búsqueda.
  3. Elige tu cuenta personal o de trabajo de OneDrive seleccionando OneDrive para la Empresa o OneDrive.
  4. Busque Crear archivo en la barra de búsqueda.
  5. Seleccione Crear archivo.
  6. En el campo Ruta de carpeta, seleccione el icono de carpeta para especificar dónde guardar el archivo en OneDrive.
  7. En el campo Nombre de archivo, establezca el nombre del archivo. Como el resultado es un PDF, el nombre del archivo debe terminar con la extensión .pdf.
  8. Use el panel Contenido dinámico para insertar la variable Contenido de archivo del PDF en el campo Contenido de archivo.

Probar flujo

Ejecutar pantalla de flujo en Microsoft Power Automate solicitando entradas

  1. Selecciona Guardar.
  2. Seleccione Prueba.
  3. Seleccione Manualmente y luego Guardar y probar.
  4. Selecciona Continuar.
  5. Especifique valores para Nombre, Apellido y Salario.
  6. Seleccione Ejecutar flujo.

En la carpeta OneDrive, verá un PDF generado a partir del documento de Word. Al abrir el documento de PDF en OneDrive, verá que los datos se combinan en las ubicaciones de las etiquetas de texto.

Parte 3: Combina el PDF en uno

Ahora que ha generado y convertido un documento de Word en un PDF, la siguiente parte es combinar varios documentos de PDF.

NOTE
En las acciones anteriores, guardó una copia del documento como archivo en OneDrive. Para utilizar herramientas como Combinar PDF, no es necesario guardar el archivo en OneDrive. En su lugar, puede pasar el resultado directamente de una acción a la siguiente, lo que es mejor que guardarlo en OneDrive después de cada acción. Sin embargo, con fines de demostración, está guardando estos archivos en OneDrive.

Paso Añadir PDF de combinación

  1. Al editar el flujo, seleccione + Siguiente paso para agregar una acción al final del flujo.
  2. Busque Servicios de Adobe PDF en la barra de búsqueda.
  3. Seleccione Servicios de Adobe PDF.
  4. Seleccione la acción Combinar PDF.
  5. En el campo Nombre de archivo del PDF de combinación, escribe el nombre de archivo deseado (p. ej.,CombinedDocument.pdf).
  6. En el campo Contenido de archivo -1, usa el panel Contenido dinámico para insertar el valor Contenido de archivo de PDF del paso Convertir Word en PDF.
  7. Para agregar el siguiente documento, seleccione + agregar nuevo elemento.
  8. En el campo Contenido de archivo - 2, usa el panel Contenido dinámico para insertar el valor Contenido de archivo de salida del paso Generar documento a partir de plantilla de Word.

Acción Combinar PDF en Microsoft Power Automate

Guardar el PDF combinado en OneDrive

Una vez combinado el documento, puede volver a guardarlo en OneDrive.

  1. En Power Automate, seleccione + Nuevo paso.

  2. Busque OneDrive en la barra de búsqueda.

  3. Elige tu cuenta personal o de trabajo de OneDrive seleccionando OneDrive para la Empresa o OneDrive.

  4. Busque Crear archivo en la barra de búsqueda.

  5. Seleccione Crear archivo.

  6. En el campo Ruta de carpeta, seleccione el icono de carpeta para especificar dónde guardar el archivo en OneDrive.

  7. En el campo Nombre de archivo, establezca el nombre del archivo. Como el resultado es un PDF, el nombre del archivo debe terminar en .pdf.

  8. En el campo Contenido de archivo, usa el panel Contenido dinámico para insertar el valor Contenido de archivo del PDF del paso Combinar PDF.

    Introducción a Flow en Microsoft Power Automate

Probar flujo

  1. Selecciona Guardar.
  2. Seleccione Prueba.
  3. Seleccione Manualmente y luego Guardar y probar.
  4. Selecciona Continuar.
  5. Especifique valores para Nombre, Apellido y Salario.
  6. Seleccione Ejecutar flujo.

En la carpeta OneDrive, verá el PDF combinado con las páginas del primer y segundo documento.

Parte 4: Documento de Protect PDF

Después de generar el documento, puede protegerlo de la edición incluyendo un paso adicional antes de guardarlo en OneDrive.

Protección de archivos PDF

  1. Mientras editas tu flujo en Power Automate, selecciona + entre la acción Combinar PDF y la acción Crear archivo 3.

    Símbolo más entre dos acciones para agregar una nueva acción

  2. Seleccione Agregar una acción.

  3. Busque Servicios de Adobe PDF en la barra de búsqueda.

  4. Seleccione Servicios de Adobe PDF.

  5. Seleccione la acción PDF de Protect desde la visualización.

  6. En el campo Nombre de archivo, establece el nombre que desees, siempre que termine con la extensión .pdf.

  7. Establezca el campo Contraseña en la contraseña especificada para abrir el documento.

  8. En el campo Contenido de archivo, usa el panel Contenido dinámico para insertar el valor Contenido de archivo del PDF del paso Combinar PDF.

Actualizar guardar en OneDrive

Una vez protegido el documento, puede volver a guardar el archivo en OneDrive. En este ejemplo, está actualizando la acción preexistente Crear archivo 3 con un nuevo valor Contenido de archivo.

  1. Seleccione el cursor en el campo Contenido de archivo en la acción Crear archivo 3.
  2. Use el panel Contenido dinámico para insertar el valor Contenido de archivo del PDF del paso PDF de Protect desde la visualización.

Probar flujo

  1. Selecciona Guardar.
  2. Seleccione Prueba.
  3. Seleccione Manualmente y luego Guardar y probar.
  4. Selecciona Continuar.
  5. Especifique valores para Nombre, Apellido y Salario.
  6. Seleccione Ejecutar flujo.

En la carpeta OneDrive, verá el PDF combinado que ahora le pide que introduzca una contraseña para ver el documento.

Pasos siguientes

En este tutorial, ha convertido un documento de Word en un PDF, ha creado un documento basado en datos, ha combinado documentos y los ha protegido con una contraseña. Para obtener más información, explore algunas de las otras acciones disponibles en el conector de Servicios de Adobe PDF en Microsoft Power Automate:

  • Vea las plantillas precreadas disponibles en Microsoft Power Automate.
  • Obtén información en artículos del blog de tecnología de Adobe.
  • Consulte la documentación de la API de generación de documentos de Adobe.
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