Crea tu primer flujo en Microsoft Power Automate

Última actualización: 2023-08-04
  • Creado para:
  • Beginner
    Developer

Aprende a crear tu primer flujo en Microsoft Power Automate uso de la Servicios de Adobe PDF conector.

En este tutorial práctico, aprenda a:

  • Convertir documentos de Word en PDF
  • Combinar documentos de PDF en un solo PDF
  • Protect crea un documento de PDF con una contraseña

Preparación

Lo que necesitas

  • Credenciales de prueba o producción para los servicios de Adobe PDF
    Obtenga más información sobre cómo obtener y configurar credenciales en Microsoft Power Automate aquí.
  • Microsoft Power Automate con conectores Premium
    Descubra cómo comprobar el nivel de licencias de Power Automate aquí.
  • OneDrive
    El conector de almacenamiento de OneDrive se utiliza en este tutorial, pero se puede sustituir cualquier conector de almacenamiento.

Archivos de muestra

Hay dos archivos de muestra que necesita para descomprimir y cargar en OneDrive:

  • WordDocument01.docx
  • WordDocument02.docx

Obtención de credenciales

Para completar este tutorial, necesita sus credenciales ya configuradas en Microsoft Power Automate para los servicios de Adobe PDF. Si no ha completado este paso, consulte la instrucciones aquí.

Parte 1: Crear nuevo flujo y convertir Word a PDF

Crear el flujo

En esta parte, se crea un nuevo flujo en Microsoft Power Automate con un flujo instantáneo, agregue parámetros, obtenga los archivos de OneDrive y conviértalos a PDF.

  1. Vaya a Microsoft Power Automate e inicie sesión con sus credenciales.

  2. En la barra lateral, seleccione Crear.

    Botón Crear

  3. Seleccionar Flujo instantáneo.

  4. Dale un nombre a tu flujo.

  5. Debajo Elija cómo activar este flujo, seleccione Activar manualmente un flujo.

  6. Seleccione Crear.

Obtener el contenido de los archivos

A continuación, obtenga el contenido de los archivos de muestra.

REQUISITOS PREVIOS

Si no ha cargado el archivos de muestra en OneDrive, descomprímalos y cárguelos.

  1. En Power Automate, seleccione + Nuevo paso.

  2. Buscar por OneDrive en la barra de búsqueda.

  3. Elija su cuenta de OneDrive personal o de trabajo seleccionando OneDrive para la Empresa o OneDrive.

  4. Buscar por Obtener contenido del archivo en la barra de búsqueda.

  5. En la Archivo , seleccione el icono Carpeta para desplazarse a la WordDocument01.docx en OneDrive.

    Obtener contenido del archivo Acción de OneDrive en Microsoft Power Automate

Convertir un archivo PDF

Ahora que tiene el contenido del archivo, puede convertir el documento en PDF.

  1. En Power Automate, seleccione + Nuevo paso.

  2. Buscar por Servicios de Adobe PDF en la barra de búsqueda.

  3. Seleccionar Servicios de Adobe PDF.

  4. Buscar por Convertir de Word a PDF en la barra de búsqueda.

  5. En Nombre de archivo, asigne un nombre al archivo como desee, pero debe terminar en .docx. Esta extensión es necesaria para convertir documentos de Word a PDF.

  6. Coloque el cursor en el Contenido del archivo campo.

  7. Uso de la Contenido dinámico panel, seleccionar Contenido del archivo.

    Acción Convertir Word en PDF en Microsoft Power Automate

Guardar el archivo en OneDrive

Una vez que se genere el documento, vuelva a guardar el archivo en OneDrive.

  1. En Microsoft Power Automate, seleccione + Nuevo paso.
  2. Buscar por OneDrive en la barra de búsqueda.
  3. Elija su cuenta de OneDrive personal o de trabajo seleccionando OneDrive para la Empresa o OneDrive.
  4. Buscar por Obtener contenido del archivo en la barra de búsqueda.
  5. Buscar por Crear archivo en la barra de búsqueda.
  6. Seleccionar Crear archivo.
  7. En la Ruta de carpeta , seleccione el icono de carpeta para especificar dónde guardar el archivo en OneDrive.
  8. En Nombre de archivo, asigne un nombre al archivo como desee, pero debe terminar en .docx. Esta extensión es necesaria para convertir documentos de Word a PDF.
  9. En la Contenido del archivo campo, uso Contenido dinámico para insertar la variable Contenido de archivo del PDF.

Probar flujo

  1. En la parte superior izquierda, seleccione Sin título para cambiar el nombre del flujo.
  2. Seleccione Guardar.
  3. Seleccionar Prueba.
  4. Seleccionar Manualmente y, a continuación Guardar y probar.
  5. Seleccione Continuar.
  6. Seleccionar Ejecutar flujo.

En la carpeta OneDrive, debería ver el PDF convertido.

Documento de PDF convertido seleccionado en OneDrive

Parte 2: Generar un documento dinámico a partir de una plantilla

La siguiente parte se basa en la parte 1 y utiliza la Generar documento a partir de Word para combinar dinámicamente datos en el documento.

Revisar la plantilla del documento

Abrir WordDocument02_.docx de sus archivos de muestra en OneDrive. El documento de Word contiene varias etiquetas de texto diferentes que representan los lugares en los que se rellenan los datos en el documento.

Añadir parámetros al activador

Para insertar datos dinámicos en el documento, debe crear algunos parámetros para que el activador solicite valores.

  1. Al editar el flujo, seleccione Activar manualmente un flujo para expandir la acción.
  2. Seleccionar Agregar una entrada.
  3. Seleccionar Texto.
  4. Asignar nombre al campo Nombre.

Repita los pasos 2-4 para añadir los siguientes campos:

  • Apellidos
  • Salario

Desencadenador en Power Automate con campos de parámetros

Obtener el contenido de archivo de una plantilla

Para generar un documento, primero debe obtener el contenido del archivo de la plantilla de Word.

  1. En Power Automate, seleccione + Nuevo paso.
  2. Buscar por OneDrive en la barra de búsqueda.
  3. Elija su cuenta de OneDrive personal o de trabajo seleccionando OneDrive para la Empresa o OneDrive.
  4. Buscar por Obtener contenido del archivo en la barra de búsqueda.
  5. En la Archivo , seleccione el icono Carpeta para desplazarse a la WordDocument02.docx en OneDrive.

Obtener acción de contenido de archivo de OneDrive en Microsoft Power Automate

Generar documento a partir de plantilla

  1. En Power Automate, seleccione + Nuevo paso.
  2. Buscar por Servicios de Adobe PDF en la barra de búsqueda.
  3. Seleccionar Servicios de Adobe PDF.
  4. Seleccione la Generar documento desde una plantilla de Word acción .
  5. En la Nombre de archivo de plantilla , asigne al archivo el nombre que desee, pero debe terminar con .docx.

Combinar datos

Uso de la Generar documento desde una plantilla de Word , puede combinar en su documento datos de cualquiera de las diferentes variables que se encontraban anteriormente en el flujo mediante el contenido dinámico.

Copie los datos JSON siguientes en el Combinar datos campo:

{
    "FirstName": "",
    "LastName": "",
    "Salary": ""
}
  1. Coloque el cursor en el campo entre las dos comillas de la FirstName valor.

  2. Uso de la Contenido dinámico , inserte el Nombre del activador Manual de una acción de flujo.

    Generar documento con etiquetas de datos en JSON

  3. Repita los pasos del 7 al 8 para el LastName y Salario campos.

  4. En la Contenido de archivo de plantilla , utilice el campo Contenido dinámico para insertar el Contenido del archivo valor de la Obtener contenido del archivo paso.

Acción Generar documento a partir de plantilla de Word en Power Automate con todos los valores completados

SUGERENCIA

La Generar documento desde una plantilla de Word Esta acción utiliza la API de generación de documentos de Adobe. Si desea obtener más información sobre cómo crear plantillas, aquí tiene algunos recursos:

Guardar el archivo en OneDrive

Una vez generado el documento, puede volver a guardar el archivo en OneDrive.

  1. En Power Automate, seleccione + Nuevo paso.
  2. Buscar por OneDrive en la barra de búsqueda.
  3. Elija su cuenta de OneDrive personal o de trabajo seleccionando OneDrive para la Empresa o OneDrive.
  4. Buscar por Crear archivo en la barra de búsqueda.
  5. Seleccionar Crear archivo.
  6. En la Ruta de carpeta , seleccione el icono de carpeta para especificar dónde guardar el archivo en OneDrive.
  7. En la Nombre de archivo , defina el nombre del archivo. Como el resultado es un PDF, el nombre del archivo debe terminar con la extensión .pdf.
  8. Utilice la Contenido dinámico para insertar la variable Contenido de archivo del PDF en el panel Contenido del archivo campo.

Probar flujo

Pantalla de flujo de ejecución en Microsoft Power Automate que solicita entradas

  1. Seleccione Guardar.
  2. Seleccionar Prueba.
  3. Seleccionar Manualmente y, a continuación Guardar y probar.
  4. Seleccione Continuar.
  5. Introducir valores para Nombre, Apellidos, y Salario.
  6. Seleccionar Ejecutar flujo.

En la carpeta OneDrive, verá un PDF generado a partir del documento de Word. Al abrir el documento de PDF en OneDrive, verá que los datos se combinan en las ubicaciones de las etiquetas de texto.

Parte 3: Combina el PDF en uno

Ahora que ha generado y convertido un documento de Word en un PDF, la siguiente parte es combinar varios documentos de PDF.

NOTA

En las acciones anteriores, guardó una copia del documento como archivo en OneDrive. Para utilizar herramientas como Combinar PDF, no es necesario guardar el archivo en OneDrive. En su lugar, puede pasar el resultado directamente de una acción a la siguiente, lo que es mejor que guardarlo en OneDrive después de cada acción. Sin embargo, con fines de demostración, está guardando estos archivos en OneDrive.

Paso Añadir PDF de combinación

  1. Al editar el flujo, seleccione + Siguiente paso para añadir una acción al final del flujo.
  2. Buscar por Servicios de Adobe PDF en la barra de búsqueda.
  3. Seleccionar Servicios de Adobe PDF.
  4. Seleccione la Combinar PDF acción.
  5. En la Nombre de archivo del PDF de combinación , introduzca el nombre de archivo deseado (es decir,CombinedDocument.pdf).
  6. En la Contenido del archivo -1 , utilice el campo Contenido dinámico para insertar el Contenido de archivo de PDF valor de la Convertir de Word a PDF paso.
  7. Para añadir el siguiente documento, seleccione + agregar nuevo elemento.
  8. En la Contenido del archivo - 2 , utilice el campo Contenido dinámico para insertar el Contenido del archivo de salida valor de la Generar documento desde una plantilla de Word paso.

Acción Fusionar PDF en Microsoft Power Automate

Guardar el PDF combinado en OneDrive

Una vez combinado el documento, puede volver a guardarlo en OneDrive.

  1. En Power Automate, seleccione + Nuevo paso.

  2. Buscar por OneDrive en la barra de búsqueda.

  3. Elija su cuenta de OneDrive personal o de trabajo seleccionando OneDrive para la Empresa o OneDrive.

  4. Buscar por Crear archivo en la barra de búsqueda.

  5. Seleccionar Crear archivo.

  6. En la Ruta de carpeta , seleccione el icono de carpeta para especificar dónde guardar el archivo en OneDrive.

  7. En la Nombre de archivo , defina el nombre del archivo. Como el resultado es un PDF, el nombre del archivo debe terminar en .pdf.

  8. En la Contenido del archivo campo, uso Contenido dinámico para insertar el Contenido de archivo de PDF valor de la Combinar PDF paso.

    Introducción a Flow en Microsoft Power Automate

Probar flujo

  1. Seleccione Guardar.
  2. Seleccionar Prueba.
  3. Seleccionar Manualmente y, a continuación Guardar y probar.
  4. Seleccione Continuar.
  5. Introducir valores para Nombre, Apellidos, y Salario.
  6. Seleccionar Ejecutar flujo.

En la carpeta OneDrive, verá el PDF combinado con las páginas del primer y segundo documento.

Parte 4: Documento de Protect PDF

Después de generar el documento, puede protegerlo de la edición incluyendo un paso adicional antes de guardarlo en OneDrive.

Protección de archivos PDF

  1. Al editar el flujo en Power Automate, seleccione + entre el Combinar PDF acción y la Crear archivo 3 acción.

    Símbolo más entre dos acciones para añadir una nueva acción

  2. Seleccionar Añadir una acción.

  3. Buscar por Servicios de Adobe PDF en la barra de búsqueda.

  4. Seleccionar Servicios de Adobe PDF.

  5. Seleccione la PDF de Protect desde la visualización acción.

  6. En la Nombre de archivo , defina el nombre como desee, siempre que termine con la extensión .pdf.

  7. Establezca el Contraseña de la contraseña especificada para abrir el documento.

  8. En la Contenido del archivo , utilice el campo Contenido dinámico para insertar el Contenido de archivo de PDF valor de la Combinar PDF paso.

Actualizar guardar en OneDrive

Una vez protegido el documento, puede volver a guardar el archivo en OneDrive. En este ejemplo, está actualizando el Crear archivo 3 acción con una nueva Contenido del archivo valor.

  1. Seleccione el cursor en el Contenido del archivo en el campo Crear archivo 3 acción.
  2. Utilice la Contenido dinámico para insertar el Contenido de archivo de PDF valor de la PDF de Protect desde la visualización paso.

Probar flujo

  1. Seleccione Guardar.
  2. Seleccionar Prueba.
  3. Seleccionar Manualmente y, a continuación Guardar y probar.
  4. Seleccione Continuar.
  5. Introducir valores para Nombre, Apellidos, y Salario.
  6. Seleccionar Ejecutar flujo.

En la carpeta OneDrive, verá el PDF combinado que ahora le pide que introduzca una contraseña para ver el documento.

Pasos siguientes

En este tutorial, ha convertido un documento de Word en un PDF, ha creado un documento basado en datos, ha combinado documentos y los ha protegido con una contraseña. Para obtener más información, explore algunas de las otras acciones disponibles en el conector de Servicios de Adobe PDF en Microsoft Power Automate:

  • Vea las plantillas precreadas disponibles en Microsoft Power Automate.
  • Aprende de artículos en el blog Adobe Tech.
  • Revisión documentación para la API de generación de documentos de Adobe.

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