In diesem Artikel erläutern wir unsere Erfahrungen aus der Praxis beim Erstellen einer nahtlosen Content-Lieferkette, einschließlich detaillierter Anleitungen und Best Practices für eine erfolgreiche Integration, damit Sie den Nutzen Ihrer Adobe Experience Cloud-Lösungen maximieren können.
Einführung
Im Zuge der Bemühungen von Unternehmen, die Content Velocity zu beschleunigen und die betriebliche Effizienz zu verbessern, wurde die Integration von Adobe Workfront mit AEM Assets zu einem Wendepunkt. Bei 2K Games haben wir dieses Unterfangen gestartet, um unsere Content-Lieferkette zu vereinheitlichen, kreative Workflows zu optimieren und unsere Teams bei der schnelleren Bereitstellung des richtigen Inhalts zu unterstützen.
Gründe für die Integration von Workfront und AEM Assets
Für uns ergänzen sich Workfront und AEM Assets nicht nur, sondern sind wichtige Partner in der Content-Lieferkette. Durch die Integration dieser Tools wird Folgendes ermöglicht:
- Einheitliches Metadaten-Management: Erfassen und verbinden Sie betriebliche Metadaten und Metadaten auf Asset-Ebene, wodurch die manuelle Eingabe reduziert und das Reporting verbessert wird.
- Schnellere Markteinführungszeiten: Optimieren Sie die Workflows für Inhaltserstellung und -validierung, sodass Teams schnell auf Marktanforderungen reagieren können.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Zentralisieren Sie die Kommunikation und das Asset-Management, minimieren Sie die Tool-Ermüdung und stellen Sie sicher, dass alle von einer zentralen Datenquelle aus arbeiten.
- Verbesserte Sicherheit und Governance: Nutzen Sie einheitliche Benutzerverwaltung und Berechtigungen auf Ordnerebene, um sensible Inhalte zu schützen und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
Schritt für Schritt: Vorbereitung auf die Integration
1. Abschließen der Migration der Geschäftsplattform
Stellen Sie vor der Integration sicher, dass Ihre Workfront-Instanz zur Adobe Admin Console migriert wurde. Dieser Schritt ist für eine nahtlose Benutzerbereitstellung und Zugriffsverwaltung in allen Experience Cloud-Produkten von entscheidender Bedeutung.
Best Practice: Weisen Sie eine dedizierte bzw. einen dedizierten Admin zu, um Benutzergruppen und die Produktbereitstellung in der Admin Console zu verwalten. Das spart Zeit und verhindert Zugriffsprobleme im späteren Verlauf.
2. Frühzeitiges Etablieren von Governance
Governance ist die Grundlage einer erfolgreichen Integration. Definieren Sie klare Prozesse für Systemaktualisierungen, Rollouts von Funktionen und die Kommunikation mit Endbenutzenden. Dokumentieren Sie Geschäftsanforderungen, Workflow-Genehmigungen und Änderungs-Management-Pläne.
Best Practice: Bilden Sie einen Governance-Ausschuss mit Stakeholdern aus Geschäfts- und Produkt-Teams, um Abstimmung und Akzeptanz sicherzustellen.
3. Entwerfen einer skalierbaren Ordnerstruktur
Arbeiten Sie eng mit Ihren Workfront- und AEM Assets-Teams zusammen, um eine Ordnerstruktur zu entwerfen, die Ihre Geschäftsanforderungen unterstützt und bei Wachstum skaliert werden kann. Automatisieren Sie die Ordnererstellung nach Möglichkeit, um manuelle Arbeit zu reduzieren und Sicherheit zu gewährleisten.
Best Practice: Richten Sie Berechtigungen so ein, dass nur die richtigen Teams auf bestimmte Ordner zugreifen können. Das ist wichtig für die Verwaltung nicht veröffentlichter Inhalte oder sensibler Projekte.
4. Priorisieren der Metadatenstrategie
Metadaten sind der Schlüssel zu Auffindbarkeit und Reporting. Ordnen Sie benutzerdefinierte Workfront-Formulare AEM-Metadatenfeldern zu und stellen Sie sicher, dass Ihr Schema aktuelle und zukünftige Anforderungen unterstützt. Erwägen Sie die Verwendung von XMP-Namespaces zum direkten Einbetten von Metadaten in Asset-Dateien für Portabilität.
Best Practice: Je mehr Metadaten Sie automatisch erfassen (von kreativen Briefings bis hin zu Projektdetails), desto weniger manuelles Tagging ist erforderlich und desto verwertbarer werden Ihre Erkenntnisse.
5. Planen fortlaufender Unterstützung
Planen Sie auch bei SaaS-Lösungen fortlaufende Unterstützung und Wartung ein. Dokumentieren Sie Ihre Prozesse, schulen Sie Benutzende und weisen Sie Ressourcen für Fehlerbehebung und Verbesserungen zu.
Workflow in der Praxis: Vom kreativen Briefing zur Asset-Bereitstellung
So setzen wir diese Schritte bei 2K Games um:
- Übermittlung kreativer Anfragen: Das Marketing-Team sendet ein Briefing über ein benutzerdefiniertes Workfront-Formular, in dem Projektdetails und Asset-Anforderungen angegeben werden.
- Automatisierte Projekterstellung: Mithilfe von Workfront Fusion werden genehmigte Anfragen in Projekte mit vorab zugeordneten Aufgaben und Timelines konvertiert.
- Ordnerautomatisierung: Mit Projekten verknüpfte Ordner werden automatisch in AEM Assets erstellt, wobei die richtigen Berechtigungen für jede Marke oder jedes Franchise übernommen werden.
- Asset-Upload und Metadatenzuordnung: Assets werden direkt in den verknüpften Ordner hochgeladen. Alle Projektmetadaten werden nahtlos in AEM übertragen, um sicherzustellen, dass Assets durchsuchbar sind und im Reporting verwendet werden können.
- Überprüfung und Genehmigung: Teams arbeiten in Workfront zusammen und genehmigen Assets. Die Integration von Frame.io für erweiterte Multimedia-Überprüfungen ist geplant.
- Sichere Bereitstellung: Nur autorisierte Benutzende können auf bestimmte Ordner zugreifen, um nicht veröffentlichte Inhalte zu schützen und die Markenintegrität zu wahren.
Wichtige Erkenntnisse und Schlussfolgerungen
- Zusammenarbeit: Zentralisierte Kommunikation und Asset-Management reduzieren Duplizierungen und beschleunigen Genehmigungen.
- Effizienz: Automatisierte Workflows und Metadatenzuordnung verkürzen die Produktionszeit um bis zu 70 % und erhöhen die Kapazität um 30 %.
- Governance: Frühzeitige Planung und Einbeziehung von Stakeholdern fördern die Akzeptanz und den langfristigen Erfolg.
- Auffindbarkeit: Umfangreiche Metadaten stellen sicher, dass Assets leicht zu finden sind, was die Anzahl redundanter Anfragen bezüglich Kreativmaterial reduziert.
Abschließende Empfehlung: Berücksichtigen Sie alle Aspekte, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Durchdachte Prozessgestaltung und Governance sind Ihre besten Hilfsmittel. Binden Sie Stakeholder frühzeitig ein, planen Sie Unterstützung ein und berücksichtigen Sie dabei immer das Erlebnis für Endbenutzende.
Die Integration von Adobe Workfront mit AEM Assets ist mehr als nur ein technisches Projekt. Sie ist ein strategischer Schritt, der Ihre Content-Lieferkette neu gestaltet. Wenn Sie diese Schritte befolgen und die Best Practices anwenden, ermöglichen Sie es Ihren Teams, wirkungsvolle Inhalte schneller und intelligenter bereitzustellen.