Handbuch für den Erfolg mit Adobe Workfront
Die Umgestaltung der Arbeitswelt im digitalen Zeitalter ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Ihr Team arbeitet intensiv daran, Ihre Workfront-Instanz so anzupassen, dass sie zu Ihren aktuellen Prozessen und zukünftigen Zielen passt. Sie können den Erfolg unterstützen, indem Sie Orientierung und Rückhalt geben. Genau dafür ist dieses Dokument gedacht.
Sie sind der Meinung, dass Arbeit Sinn stiften soll. Das sehen wir genauso. Vielen Dank, dass Sie uns Ihr Vertrauen schenken, um Sie auf Ihrem Erfolgsweg zu begleiten.
Die folgenden Seiten richten sich gezielt an Sie als Führungskraft, die sich für den Einsatz von Workfront entschieden hat und den Mehrwert aus dieser Entscheidung realisieren möchte. Hier finden Sie konkrete Empfehlungen und Hinweise für einen gelungenen Start auf dem Weg zu einem effektiven Work Management.
Starten wir gemeinsam.
Teilen Sie Ihre Vision
Eine der wichtigsten Aufgaben bei einer erfolgreichen Einführung von Workfront ist es, das „Warum“ zu kommunizieren.
Warum haben Sie sich für den Kauf von Workfront entschieden? Welche Ergebnisse stellen Sie sich vor?
Wenn Ihr Team das Hauptziel kennt, gibt dies viele Entscheidungen während der Implementierung vor und beeinflusst später auch die Akzeptanz und Nutzung.
Die Kommunikation sollte einfach gehalten und regelmäßig wiederholt werden. Stellen Sie sicher, dass sie für Benutzer, Teams und Abteilungen klar macht, welche Ziele und erwarteten Ergebnisse mit der Implementierung von Workfront verbunden sind, welchen Nutzen Einzelne daraus ziehen und warum dies nicht nur für Sie, sondern für die gesamte Organisation wichtig ist. Diese Kommunikationsmaßnahmen schaffen Bewusstsein bei den Benutzern und bieten einen Rahmen, um Arbeit wieder mit der Strategie zu verbinden. Eine gemeinsame Verständigung im Team darüber, wie Workfront die Gesamtvision und Mission der Organisation unterstützt, ist entscheidend für den Erfolg.
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AKTION: Erstellen Sie zwei bis vier Sätze dazu, warum Sie sich für Workfront entschieden haben, und teilen Sie diese in Abteilungs- und Teammeetings. Geben Sie sie an Kolleginnen und Kollegen sowie an Ihr direktes Team weiter und wiederholen Sie die Botschaft regelmäßig.
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Beispiele als Einstieg:
- „Unsere Organisation hat in Adobe Workfront investiert, um unternehmensbezogene Anfragen über Intake-Prozesse und Projektzuweisungen zu verwalten und Mitarbeitendendaten zu validieren. So steigern wir die betriebliche Effizienz und minimieren Redundanzen im gesamten Team durch intelligente Automatisierungen.“
- „Unsere Organisation plant, unsere Marketingprozesse mithilfe von Adobe Workfront zu transformieren, mit dem Ziel, die kreative Auslieferung zu beschleunigen. Durch die Anpassung unserer digitalen Engagement-Strategie in Partnerschaft mit Adobe könnten wir den Umsatz um bis zu 1 Milliarde US-Dollar steigern.“
- „Indem wir Lean-Methoden anwenden und Adobe Workfront nutzen, um Papier zu reduzieren und isolierte Teams zu vernetzen, wandeln wir manuelle Prozesse kontinuierlich in effizientere und produktivere Arbeitsweisen um. Unser Ziel ist es, die Dauer von ergonomischen Bewertungsprozessen von Wochen auf Stunden zu verkürzen, die Fähigkeit des Einkaufs zur Einhaltung von Service-Level-Vereinbarungen um 500 % zu verbessern und die Effizienz des Marketings um 15–20 % zu steigern.“
Die richtigen personellen Ressourcen
Die erfolgreichsten Workfront-Kunden verfügen mindestens über eine starke System-Administrator. Wir empfehlen, dass diese Person diese Rolle in Vollzeit übernimmt. Warum? Die Tätigkeit als Administrator umfasst nicht nur die fortlaufende technische Wartung der Anwendung, sondern auch die Förderung des Zusammenspiels von Menschen, Prozessen und Technologien, um operative Exzellenz zu ermöglichen. Zu den Aufgaben gehören unter anderem:
- Kontinuierliche Optimierung der Anwendung
- Mitwirkung im oder Leitung des Governance-Komitees (siehe nächster Abschnitt)
- Regelmäßige Kommunikation des Ziels der Nutzung einer Work-Management-Anwendung
- Onboarding neuer Teams oder Gruppen in Workfront
- Förderung (oder verpflichtende Teilnahme) an Schulungen und Enablement für Endnutzende
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AKTION: Bestimmen Sie eine Ihrer aktuellen Mitarbeitenden als Ihre oder Ihren künftigen Workfront-System-Administrator in Vollzeit. Senden Sie diese Person zur Workfront System Administrator Boot Camp-Schulung, um sie optimal auf ihre neue Rolle vorzubereiten.
TIPP: Erfolgreiche Administratoren zeichnen sich durch natürliche Neugier und den Wunsch aus, zu lernen und sich zu vernetzen. Erfahrungen im Projektmanagement oder ein Verständnis von Prozessabläufen sind hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich. Kommunizieren Sie Ihre langfristige Strategie mit Ihrer oder Ihrem Administrator und halten Sie diese Person über alle Änderungen stets auf dem Laufenden.
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Operational Excellence
Ein bereichsübergreifendes Arbeitsgremium oder ein sogenanntes „Governance Committee“ für Ihre Workfront-Lösung ist entscheidend für den Erfolg.
Wenn alle Teams denselben Standard befolgen, führt das zu Operational Excellence und aussagekräftigem bereichsübergreifendem Work-Management-Reporting. Diese Standards werden vom Governance Committee festgelegt – alle Mitglieder bringen sich ein, kennen die strategischen Initiativen des Unternehmens und arbeiten gemeinsam an übergeordneten Zielen.
Das Committee besteht häufig aus:
- Workfront-Systemadministratorinnen und -administratoren
- Workfront-Gruppenadministratorinnen und -administratoren
- Workfront-Power-Usern
- Abteilungs-Champions, die für die Umsetzung der Strategie verantwortlich sind
Jedes Committee-Mitglied sollte eine Rolle sowie Aufgaben erhalten, um zentrale Infrastrukturthemen wie Kommunikation, Schulung, Prozessoptimierung oder Reporting zu betreuen.
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AKTION: Fragen Sie Ihre interne Workfront-Verantwortliche oder Ihren Workfront-Verantwortlichen nach den Plänen für die Einrichtung und Pflege eines Governance Committees. Bestärken Sie Ihre Unterstützung für dieses Konzept und bitten Sie darum, an einer Committee-Sitzung teilzunehmen, um Ihre Vision (das „Warum“) für erfolgreichen Work Management in Ihrem Unternehmen zu teilen.
TIPP: Wir empfehlen Ihnen, einen kreativen Namen für Ihr Governance Committee zu wählen. Hier sind einige Ideen von unseren Kundinnen und Kunden:
- Workfront Core Team
- Workfront Champions
- The Lion's Den
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Ihre Rolle für den Erfolg
Ein entscheidender Faktor, um den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Investition in Adobe Workfront zu ziehen, liegt bei Ihnen. Der eigentliche Wert eines Work-Management-Systems steckt in den Daten und Erkenntnissen, die es liefert. Wenn Sie als Führungskraft diese Daten regelmäßig nutzen, erkennt Ihr Team den Mehrwert einer konsequenten Nutzung von Workfront. Dann beginnt das Schwungrad sich wirklich zu drehen: Mehr Eingaben führen zu mehr Erkenntnissen.
Ihre Nutzung der Workfront-Daten fördert außerdem das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Wenn Team-Mitglieder verstehen, wie ihre Arbeit zu strategischen Unternehmenszielen beiträgt, steigt ihre Identifikation und Verbundenheit.
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AKTION: Heben Sie von Workfront generierte Daten hervor und feiern Sie Erfolge in Mitarbeiter- und Team-Meetings. Ermutigen Sie auch die Führungskräfte Ihres Teams, in eigenen Meetings sowie in Einzelgesprächen ebenso vorzugehen.
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Sie sind in bester Gesellschaft
„Viele Marketing-Organisationen arbeiten noch immer in Silos, wie wir es früher getan haben. Es ist ein großer Fortschritt, Berichte und Transparenz an einem zentralen Ort zu haben. Workfront bietet uns eine zentrale, verlässliche Informationsquelle.“- Paul Tasker, VP Marketing Operations bei Sage
„Workfront ersetzt gemeinsam genutzte Tabellen und das tägliche Versenden von Ressourcenübersichten per E-Mail – das hat zuvor in mehreren Standorten rund 20 Stunden pro Woche oder 1.000 Stunden pro Jahr beansprucht.“
- Graham Johnson, EVP, Chief Product Officer bei FCB Health
Ihre Rolle für den Erfolg
Ein entscheidender Faktor, um den größtmöglichen Mehrwert aus Ihrer Adobe Investition zu erzielen, ist der Aufbau einer gemeinsamen technischen und organisatorischen Basis. Es ist für den Erfolg unerlässlich, dass alle Bereiche des Unternehmens mit einer gemeinsamen Strategie und Zielsetzung arbeiten.
Wir wissen auch, dass das Führen durch Veränderungen für Führungskräfte im Wandel eine große Herausforderung sein kann. Die Reise umfasst mehrere wichtige Schritte: Ihre Vision zu kommunizieren, Zustimmung zu gewinnen, Menschen für neue Technologien zu befähigen und neue Arbeitsweisen zu etablieren.
Ausführliche Hinweise zum Umgang mit den menschlichen Aspekten von Veränderungen finden Sie in unserem Leitfaden zu Änderungs-Management Essentials für den Erfolg. Diese Ressource bietet wertvolle Einblicke, praxisnahe Strategien und sogar ein Change-Toolkit, um den Umfang und die Komplexität organisatorischer Transformation besser zu verstehen.