Erfolgsleitfaden für Führungskräfte zu Adobe Workfront
Die Transformation der Arbeit im digitalen Zeitalter ist keine leichte Aufgabe. Ihr Team wird hart daran arbeiten, Ihre Workfront-Instanz an Ihre vorhandenen Prozesse und Zukunftsziele anzupassen. Sie können es dabei anleiten und ihm Hilfe bieten. Und genau hier kommt dieses Dokument ins Spiel.
Sie denken, Arbeit ist wichtig. Wir auch. Vielen Dank, dass Sie uns vertrauen und wir Sie dabei unterstützen können, Ihre Ziele zu erreichen.
Der Inhalt auf den nächsten Seiten wurde speziell für Sie erstellt – die Führungskraft, die sich für die Nutzung von Workfront entschieden hat und dafür verantwortlich ist, damit einen Mehrwert zu erzielen. Hier finden Sie konkrete Anleitungen und Ratschläge, die Ihnen dabei helfen, effiziente Arbeitsprozesse zu erstellen.
Fangen wir an.
Teilen Ihrer Vision
Für ein erfolgreiches Rollout von Adobe Workfrontbesteht eine Ihrer wichtigsten Aufgaben darin, die Gründe für das Rollout zu vermitteln.
Warum haben Sie sich für den Kauf von Workfront entschieden? Welche Ergebnisse stellen Sie sich vor?
Wenn Ihr Team das Hauptziel kennt, ist dies die Basis für viele seiner Implementierungsentscheidungen und später auch für deren Annahme und Verwendung.
Nachrichten sollten einfach gehalten werden und in regelmäßigen Abständen versendet werden. Stellen Sie sicher, dass Benutzende, Teams und Abteilungen darüber informiert werden, was die Ziele und erwarteten Ergebnisse bei der Implementierung von Workfront sind, wie die einzelnen Benutzerinnen und Benutzer davon profitieren und warum es nicht nur für Sie, sondern für die gesamte Organisation wichtig ist. Diese Kommunikationsbemühungen schaffen ein Bewusstsein unter den Benutzenden und bilden den Rahmen für einen Plan, um Arbeit wieder mit einer Strategie zu verbinden. So wird sichergestellt, dass das gesamte Team weiß, wie Workfront die Gesamtvision und die Mission des Unternehmens unterstützt, die für den Erfolg von entscheidender Bedeutung sind.
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AKTION: Beschreiben Sie in zwei bis vier Sätzen, was für Workfront spricht, und teilen Sie diese Argumente während Abteilungs- und Mitarbeiter-Meetings. Leiten Sie sie an Ihre Kollegen und Mitarbeiter weiter. Untermauern Sie sie regelmäßig.
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Beispiele für den Einstieg:
- „Unser Unternehmen hat in Adobe Workfront investiert, um arbeitgeberbasierte Anfragen über Aufnahmen und Projektzuweisungen zu verwalten und Mitarbeiterdaten zu validieren, um die Betriebseffizienz zu steigern und Entlassungen in Teams durch intelligente Automatisierungen zu minimieren.“
- „Unser Unternehmen plant, unsere Marketing-Prozesse zu verändern, um die kreative Bereitstellung mit Adobe Workfront zu beschleunigen. Indem wir unsere Strategie für digitale Interaktion durch unsere Partnerschaft mit Adobe umstellen, könnten wir den Umsatz um bis zu 1 Milliarde Dollar steigern.“
- „Indem wir Lean-Methoden einsetzen und Adobe Workfront zur Reduzierung von Papier und zur Verbindung isolierter Teams einsetzen, wandeln wir manuelle Prozesse kontinuierlich in effizientere und produktivere Arbeitsweisen um. Unser Ziel ist es, die Zeit für ergonomische Bewertungsverfahren von Wochen auf Stunden zu reduzieren, die Fähigkeit des Einkaufs zur Erfüllung von Vereinbarungen auf Service-Ebene um 500 % zu verbessern und die Marketing-Effizienz um 15-20 % zu steigern.“
Die richtigen Personalressourcen
Die erfolgreichsten Adobe Workfront-Kundinnen und -Kunden verfügen über mindestens eine starke Systemadministratorin oder einen starken Systemadministrator. Wir empfehlen, dass diese Person diese Rolle in Vollzeit übernimmt. Warum? Als Systemadministratorin oder Systemadministrator geht es nicht nur um die laufende technische Wartung der Anwendung, sondern auch um die Förderung eines Ökosystems aus Menschen, Prozessen und Technologie zur Ermöglichung operativer Exzellenz. Zur Rolle dieser Person gehört unter anderem Folgendes:
- Laufende Optimierung der Anwendung
- Beteiligung am Governance-Ausschuss oder dessen Besitz (siehe nächster Abschnitt)
- Regelmäßige Bekräftigung des Ziels der Verwendung einer Anwendung für das Arbeits-Management
- Onboarding neuer Teams oder Gruppen in Workfront
- Förderung (oder Anordnung) von Schulungen und Einarbeitungen für Endbenutzende
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AKTION: Identifizieren Sie eine oder einen Ihrer aktuellen Mitarbeitenden als Workfront-Systemadministratorin bzw. -Systemadministrator in Vollzeit. Lassen Sie diese Person die Schulung „Workfront System Administrator Boot Camp“ absolvieren, um sie darauf vorzubereiten, ihre neue Rolle erfolgreich zu bekleiden.
TIPP: Erfolgreiche Systemadmins verfügen in der Regel über eine natürliche Neugier, den Wunsch, zu lernen und sich mit anderen auszutauschen. Frühere Erfahrungen im Projekt-Management oder ein Verständnis der Prozessflüsse sind sehr hilfreich, jedoch nicht erforderlich. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihrer Systemadministratorin bzw. Ihrem Systemadministrator Ihre langfristige Strategie mitteilen und sie bzw. ihn im Laufe der Zeit über alle Änderungen informieren.
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Operative Exzellenz
Eine funktionsübergreifende Arbeitsgruppe oder „Governance-Ausschuss“ für Ihre Adobe Workfront-Lösung ist für den Erfolg von entscheidender Bedeutung.
Wenn alle Teams denselben Standards folgen, führt dies zu operativer Exzellenz und einem wirkungsvollen Reporting über das unternehmensübergreifende Arbeits-Management. Diese Standards werden vom Governance-Ausschuss festgelegt – alle haben hier eine Stimme, verstehen die strategischen Initiativen des Unternehmens und können sich an der Erarbeitung gemeinsamer Ziele beteiligen.
Dieser Ausschuss besteht häufig aus:
- Workfront-Systemadmins
- Workfront-Gruppenadmins
- Workfront-Power-Usern
- „Champions“ der Abteilungen, die für die Umsetzung der Strategie verantwortlich sind
Allen Ausschussmitgliedern sollte eine Rolle zugewiesen und Verantwortlichkeiten übertragen werden, um zu gewährleisten, dass wichtige Infrastrukturpraktiken wie Kommunikation, Weiterbildung, Prozessverbesserung oder Reporting beaufsichtigt werden.
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AKTION: Fragen Sie Ihre interne Workfront-Verantwortliche oder -Expertin bzw. Ihren internen Workfront-Verantwortlichen oder -Experten nach ihren bzw. seinen Plänen zur Einrichtung und Verwaltung eines Governance-Ausschusses. Verstärken Sie Ihre Unterstützung für dieses Konzept und bitten Sie um die Teilnahme an einer Ausschusssitzung, um Ihre Vision (das „Warum“) für den Erfolg des Arbeits-Managements in Ihrem Unternehmen zu teilen.
TIPP: Wir empfehlen Ihnen, einen kreativen Namen für Ihren Governance-Ausschuss zu wählen. Es folgen einige Ideen unserer Kundinnen und Kunden:
- Workfront-Kern-Team
- Workfront-Champions
- Die Höhle des Löwen
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Ihre Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung
Einer der Schlüssel, um den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Investition in Adobe Workfront zu ziehen, liegt bei Ihnen. Der Endwert jedes Arbeits-Management-Systems liegt in den Daten und Erkenntnissen, die es offenbart. Wenn Sie als Führungskraft beginnen, diese Daten regelmäßig zu nutzen, wird Ihr Team sehen, wie nützlich die regelmäßige Verwendung von Workfront ist. Dann beginnt das Schwungrad, sich wirklich zu drehen: Mehr Beiträge führen zu mehr Erkenntnissen.
Ihre Nutzung von Workfront-Daten steigert auch die Mitarbeiterinteraktion und -zufriedenheit. Wenn Team-Mitglieder verstehen, wie ihre Arbeit in strategische Unternehmensinitiativen einfließt, steigt ihr Engagement und ihre Verbundenheit.
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AKTION: Heben Sie von Workfront generierte Daten hervor und feiern Sie Erfolge in Mitarbeiter- und Team-Meetings. Ermutigen Sie die Führungskräfte in Ihrem Team, in ihren eigenen Team-Versammlungen sowie in Einzel-Meetings auf dieselbe Weise vorzugehen.
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Sie sind in guter Gesellschaft
„Viele Marketing-Organisationen arbeiten noch immer in Silos, so wie wir früher gearbeitet haben. Wir sind extrem froh, jetzt Reporting und Transparenz an einem zentralen Ort zu haben. Workfront bietet eine Single Source of Truth.“- Paul Tasker, VP Marketing Operations bei Sage
„Workfront macht gemeinsam genutzte Tabellenkalkulationen überflüssig, ebenso wie das tägliche Versenden von Aufstellungen mit der Ressourcenverfügbarkeit, wofür viele Büros rund 20 Stunden pro Woche oder 1.000 Stunden pro Jahr aufwendeten.“
- Graham Johnson, EVP, Chief Product Officer bei FCB Health
Ihre Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung
Wesentlich für die optimale Nutzung von Adobe-Tools ist die Schaffung eines gemeinsamen technischen und organisatorischen Fundaments. Besonders wichtig für eine erfolgreiche Nutzung sind eine gemeinsamen Strategie und Vision, der alle Unternehmensbereiche folgen.
Darüber hinaus verstehen wir, dass eine Transformation für Führungskräfte eine außerordentlich große Herausforderung sein kann. Der Weg dorthin umfasst mehrere entscheidende Schritte: Ihre Vision vermitteln, Zustimmung erhalten, das Personal für die neuen Technologien schulen und neue Arbeitsweisen einführen.
Ausführlichere Anleitungen zum Verwalten der menschlichen Aspekte von Veränderungen finden Sie in Grundlagen des erfolgreichen Änderungs-Managements. Diese Ressource bietet wertvolle Erkenntnisse, praktische Tipps und sogar ein Veränderungs-Toolkit, das Ihnen helfen soll, den Umfang und die Komplexität von organisatorischer Transformation zu verstehen.