Verfolgen des Korrekturabzugfortschritts
Als Projekt-Managerin bzw. -Manager, Korrekturabzugs-Managerin bzw. -Manager oder sonstige verantwortliche Person im Überprüfungs- und Genehmigungsprozess sollten Sie den Fortschritt Ihrer Korrekturabzüge verfolgen. Sie können dies mit Workfront’sintegrierten Korrekturabzugs-Fortschrittsindikatoren auf der Seite Dokumente oder durch das Schreiben benutzerdefinierter Berichte vornehmen.
Um den Korrekturabzugsfortschritt in Workfront anzuzeigen, müssen Sie über eine Plan-, Arbeits- oder Überprüfunglizenz verfügen und zu den Benutzenden des Proofings gehören. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihr Workfront-Profil diese Anforderungen erfüllt, wenden Sie sich an die oder den Systemadmin für Korrekturabzüge in Ihrem Unternehmen.
Verfolgen Sie den Korrekturabzugsfortschritt mit SOCD-Indikatoren und Korrekturabzugs-Status
Über die SOCD-Symbole in der Liste Dokumente erhalten Sie einen Überblick über den Fortschritt des Überprüfung- und Genehmigungsprozesses des Korrekturabzugs. Diese Symbole kennzeichnen bestimmte Aktionen, die mit dem Korrekturabzug durchgeführt werden.
Die Symbole zeigen die Arbeit an einem Korrekturabzug von dem Zeitpunkt an, an dem Sie den Korrekturabzug an die Empfänger bzw. Empfängerinnen senden, bis zu dem Zeitpunkt, an dem diese eine Entscheidung über den Korrekturabzug treffen.
- S — Der Korrekturabzug wurde an die Empfänger bzw. Empfängerinnen gesendet.
- O — Der Korrekturabzug wurde geöffnet.
- C — Es wurden Kommentare zu dem Korrekturabzug abgegeben.
- D — Es wurde eine Entscheidung über den Korrekturabzug getroffen (genehmigt, abgelehnt usw.).
Die Farben zeigen an, ob die Aktion abgeschlossen ist oder nicht.
- Weiß – Der Schritt ist noch nicht erfolgt.
- Grün – Der Schritt wurde abgeschlossen.
- Orange – Die Frist für den Korrekturabzug liegt innerhalb der nächsten 24 Stunden und der Schritt ist noch nicht erfolgt.
- Rot – Die Frist für den Korrekturabzug ist verstrichen und der Schritt ist noch nicht erfolgt.
Das Element SOCD in der Liste Dokumente, im Zusammenfassungs-Panel oder in den Dokumentendetails bietet eine allgemeine Zusammenfassung über den Fortschritt des Korrekturabzugs. Workfront konfiguriert dies auf der Grundlage der empfangenden Person, die im Korrekturabzug-Prozess am weitesten zurückliegt.
Wenn es beispielsweise drei prüfende/genehmigende Personen gibt und nur zwei von ihnen den Korrekturabzug angesehen und Kommentare abgegeben haben, dann zeigen die SOCD-Symbole an, dass der Korrekturabzug versandt (S) und geöffnet (O) wurde, nicht aber, dass Kommentare abgegeben wurden ©.
Sobald eine endgültige Entscheidung (z. B. genehmigt oder abgelehnt) für einen Korrekturabzug getroffen wurde, werden möglicherweise alle SOCD-Indikatoren für Benutzende in diesem Schritt grün angezeigt, auch wenn einzelne Aktionen (z. B. Öffnen des Korrekturabzugs oder Erstellen von Kommentaren) nicht ausgeführt wurden. Dieses systemweite Verhalten ist so konzipiert, dass es den allgemeinen Abschluss der Phase widerspiegelt, nicht die individuelle Interaktion.
Vor der Registrierung einer Entscheidung spiegelt jeder SOCD-Indikator die tatsächliche Benutzeraktivität wider (z. B. weiß, wenn keine Aktion durchgeführt wurde; grün, wenn die Aktion abgeschlossen wurde). Nach der Entscheidung geht das System davon aus, dass der Workflow abgeschlossen ist, und aktualisiert alle Indikatoren entsprechend.
Wenn Sie wissen möchten, wie weit die einzelnen Empfängerinnen bzw. Empfänger des Korrekturabzugs sind, öffnen Sie den Proofing-Workflow. Der gesamte Korrekturabzugsfortschritt wird im oberen Teil des Fensters angezeigt. Jeder Schritt hat seine eigene Fortschrittsanzeige in der grauen Leiste. Und neben jeder bzw. jedem Benutzenden wird der Fortschritt der Einzelperson angezeigt.
Korrekturabzugs-Status
Der Status des Korrekturabzugs basiert auf dem Status der Korrekturabzugs-Empfangenden des Schritts. Der gesamte Korrekturabzugs-Status ist auf der Seite Dokumente rechts neben den SOCD-Indikatoren ersichtlich, sodass Sie leicht erkennen können, ob Sie eine Entscheidung über den Korrekturabzug getroffen haben.
Dieser Korrekturabzugs-Status zeigt den Gesamtstatus des Korrekturabzugs an. Wenn zum Beispiel zwei Empfänger und/oder Empfängerinnen den Korrekturabzug genehmigt haben, werden ihre individuellen Status als Genehmigt angezeigt. Die dritte Person hat jedoch noch keine Entscheidung getroffen, sodass deren Status Ausstehend lautet. Daher wird der Gesamtstatus als Ausstehend angezeigt.
Wenn für Ihr Unternehmen benutzerdefinierte Status konfiguriert wurden, werden diese Status verwendet. Andernfalls sehen Sie folgende Standard-Statusoptionen:
- Ausstehend
- Genehmigt
- Genehmigt mit Änderungen
- Erforderliche Änderungen
- Nicht relevant
Öffnen Sie das Fenster des Proofing-Workflows, um den Korrekturabzugs-Status von Empfängern bzw. Empfängerinnen mit den Korrekturabzugs-Rollen Prüfer und genehmigende Person oder Genehmigende Personanzuzeigen.
Berichte in Workfront
Sie können die Berichterstellungsfunktionen von Workfront’s auch nutzen, um Korrekturabzüge auf ihrem Weg durch den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess zu verfolgen.
Ein Bericht über die Genehmigung von Korrekturabzügen hilft Ihnen, ausstehende Genehmigungen nachzuverfolgen, um sicherzustellen, dass die Fristen eingehalten werden.
Mit einem Bericht über die Dokumentversion können Sie Korrekturabzugsversionen verwalten und verfolgen.
Wir empfehlen, mit Ihrer Workfront-Beraterin bzw. Ihrem -Berater zusammenzuarbeiten, um Berichte zu erstellen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Für einige der Berichte müssen Sie mit der Berichterstellung im Workfront’s-Textmodus vertraut sein.
Sie sind dran
Sprechen Sie mit Ihrem Team bzw. der oder dem Systemadmin für Korrekturabzüge, um herauszufinden, welche Art von Berichten in Workfront verwendet werden, damit die Korrekturabzug-Workflows reibungslos funktionieren.