Best Practices für Metadaten und Schlüsselwörter
Best Practices für Metadaten
Metadaten sind alle Daten, die zur Beschreibung eines Assets verwendet werden. Metadatenfelder haben einen Namen, und Benutzende können die Informationen in vielen dieser Felder bearbeiten oder ändern. Einige Metadatenfelder werden von der Anwendung oder dem Gerät, von dem das Asset stammt, ausgefüllt und können nicht bearbeitet werden.
Die Verwendung einheitlicher Metadaten verbessert die Durchsuchbarkeit Ihrer Unternehmens-Assets. Außerdem behalten die aus Workfront DAM heruntergeladenen Assets ihre Metadaten, was eine weitere Schutzschicht für Ihre Assets darstellt, wenn sie Workfront DAM verlassen.
Im Folgenden finden Sie einige Best Practices, die Ihr Unternehmen bei den Bemühungen um Metadaten unterstützen können:
- Fügen Sie zu Ihren Assets zur Identifizierung außerhalb von Workfront DAM immer Eigentums- oder Credit-Informationen hinzu.
- Fügen Sie Nutzungsbedingungen für rechtsverwaltete Assets hinzu, um Missbrauch zu verhindern.
- Fügen Sie zu Ihren Assets Metadaten hinzu, sobald Sie sie hochladen.
- Implementieren Sie vordefinierte Dropdown-Menüs für häufig verwendete Daten, um Inkonsistenzen zu vermeiden.
- Informieren Sie die Mitwirkenden, die für das Hinzufügen von Metadaten verantwortlich sind, über die Metadatenstrategie Ihres Unternehmens.
- Teilen Sie externen Anbietern Ihre Anforderungen an die Metadaten mit (z. B. Fotos müssen zusammen mit den bereits hinzugefügten Metadaten zu Nutzungsbedingungen, Credits und Standort eingereicht werden).
- Führen Sie regelmäßige Prüfungen durch, um sicherzustellen, dass Metadaten ordnungsgemäß hinzugefügt werden.
Metadatenstrategie
Ihr Unternehmen hat wahrscheinlich eine Metadatenstrategie entwickelt. Wenn Sie Assets auf Workfront DAM hochladen, sollten Sie sich über die folgenden Prozesse in Ihrem Unternehmen informieren:
- Wer ist für das Hinzufügen von Metadaten zuständig?
- Welche Metadaten sind erforderlich?
- Wann werden Metadaten hinzugefügt?
- Wie oft werden die Assets auf korrekte Metadaten überprüft?
- Wer ist für die Überprüfung der Metadaten zuständig?
Schlüsselwörter – Best Practices
Schlüsselwörter sind eine Teilmenge der Metadaten. Schlüsselwörter sind in der Regel allgemeine, beschreibende Begriffe zum Inhalt des Assets. Diese Informationen werden dem Asset hinzugefügt, häufig manuell nach dem Hochladen. Alle Schlüsselwörter werden in ein Feld (mit der Bezeichnung „Schlüsselwörter“) eingegeben. Ein Foto des Eiffelturms in Paris kann zum Beispiel Schlüsselwörter wie Wahrzeichen, Tourismus oder Lichter enthalten.
Da Schlüsselwörter durchsuchbar sind, ist es wichtig, dass sie auf konsistente Weise in die Assets eingegeben werden.
Ihr Unternehmen kann eine Schlüsselwort-Taxonomie implementieren, d. h. eine kontrollierte Liste von Schlüsselwörtern, aus der Sie bei der Bearbeitung eines Assets in Workfront DAM auswählen können.
Wenn in Ihrem Unternehmen die manuelle Eingabe von Schlüsselwörtern erlaubt ist, sollten Sie diese Tipps beachten.
- Verwenden Sie Akronyme und Abkürzungen einheitlich. Vergeben Sie etwa nicht „NRW“ als Schlüsselwort für ein Asset und „Nordrhein-Westfalen“ für ein anderes.
- Seien Sie konsequent bei Plural und Singular. Wählen Sie ein Format oder immer beide. Verwenden Sie zum Beispiel entweder „Füße“ und „Hände“ oder „Fuß, Füße“ und „Hand, Hände“.
- Seien Sie konsequent in der Beschreibung einer Handlung oder Aktivität. Verwenden Sie z. B. entweder „Jogging“ und „Kletterei“ oder „joggen“ und „klettern“.
- Fassen Sie sich nicht zu eng. „Keokuk, IA“ kann als Schlüsselwort zu eng gefasst und für die Benutzenden völlig unverständlich sein. „Südost-Iowa“ wäre besser.
- Fassen Sie sich nicht zu allgemein. „Universität“ macht möglicherweise nicht viel Sinn, vor allem dann nicht, wenn sich alles in Ihrem System auf eine Universität bezieht. Legen Sie fest, wodurch sich das Asset unterscheiden soll, z. B. durch den Namen einer bestimmten Hochschule.
- Achten Sie auf die Relevanz. Nur weil jedes Asset einen Projekt-Code hat, heißt das noch lange nicht, dass es für Benutzende nützlich ist, die sich bei der Suche nach Assets auf Schlüsselwörter verlassen. Wenn diese Informationen beim Asset verbleiben müssen, sollten Sie sie in ein anderes Metadatenfeld aufnehmen.
- Verwenden Sie nicht zu wenige Schlüsselwörter, da diese sonst nicht dafür sorgen, dass die Suchergebnisse eingegrenzt werden.
- Verlassen Sie sich nicht bei allen Daten auf Schlüsselwörter. Verwenden Sie Metadatenfelder für Informationen wie den Namen der Fotografin bzw. des Fotografen oder den Standort.