Analysieren und Planen einer Workfront DAM-Strategie
Bevor Sie mit der Einrichtung von Workfront DAM für Ihr Unternehmen beginnen, ist es wichtig, dass Sie eine Unternehmensstrategie und eine Metadaten-/Schlüsselwortstrategie festlegen.
Analysieren Sie Ihre Workflow-Prozesse sorgfältig, damit Sie Ihre DAM-Ziele erreichen können. Organisierte und gut annotierte Assets sind der Schlüssel zur Benutzerfreundlichkeit von Workfront DAM sowie zur Benutzerakzeptanz und Ihrem Gesamterfolg mit Workfront DAM.
Workfront empfiehlt Ihnen, Folgendes zu überprüfen:
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Identifizieren Sie Ihre Ziele – Ihr Unternehmen muss wissen, was es mit Workfront DAM erreichen möchte, damit das System ordnungsgemäß eingerichtet werden kann und von den Benutzenden akzeptiert wird. Sehen Sie sich Ihre aktuellen Prozesse an und ermitteln Sie, welche Schritte noch erforderlich sind und was geändert werden muss.
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Ordnerstruktur – Die Ordnerstruktur gibt an, wie Ihre Assets in DAM organisiert werden. Sind Ihre Ordner nach Projekt, Abteilung, Jahr oder einer anderen Kategorisierung geordnet? Da die Benutzenden den Zugang zu Assets über Ordner erhalten, muss Folgendes berücksichtigt werden. Eine gut organisierte Ordnerstruktur kann auch die Suche nach Assets erleichtern.
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Metadatenschema – Das Schema ist ein Satz von Metadatenfeldern, die für Assets in Workfront DAM verwendet werden. Diese Felder können Copyright, Erstellerin bzw. Ersteller und Ort enthalten. Wenn Sie Anwendungen von Drittanbietern verwenden, um Metadaten hinzuzufügen, überlegen Sie, wie Sie diese Felder in Workfront DAM abbilden möchten.
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Schlüsselwort-Taxonomie – Schlüsselwörter sind beschreibende Wörter zu einem Asset. Eine Taxonomie ist eine vordefinierte Liste von Begriffen, aus der die Benutzenden auswählen können, um Schlüsselwörter zu Assets hinzuzufügen. Eine Taxonomie ist der Schlüssel zur Kontrolle und Konsistenz Ihrer Bemühungen im Bereich der Schlüsselwörter.
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Workflow-Prozesse – Ein weiterer wichtiger Schritt für den erfolgreichen Einsatz von Workfront DAM ist die Einrichtung von Workflow-Prozessen in Ihrem Unternehmen. Dabei geht es nicht nur darum, wer Assets hochlädt. Zu berücksichtigende Punkte (diese Liste ist nicht inklusiv):
- In welche Ordner sollen Assets hochgeladen werden?
- Welche Metadatenfelder sind für jedes Asset erforderlich?
- Werden Metadaten vor oder nach dem Hochladen hinzugefügt?
- Wer kann Assets hochladen?
- Wer kann Metadaten hinzufügen?
- Ist die Verwendung einer Schlüsselwort-Taxonomie erforderlich? Oder können die Benutzenden zusätzliche Schlüsselwörter hinzufügen?
- Was sind die Best Practices zum Hinzufügen von Metadaten? Wie wird das Datum formatiert? Geben Sie den Firmennamen oder den Kundennamen ein?
- Wie erhalten neue Benutzende ein Workfront DAM-Login?
Für den langfristigen Erfolg ist die Planung entscheidend. Planen Sie die Systemstruktur vor der Einrichtung, planen Sie das Metadatenschema, planen Sie die Schulung der Endbenutzenden und planen Sie die kontinuierliche Pflege.