Best Practice – Zeiterfassungsbögen und Protokollierungszeit

Was ist eine Best Practice für Adobe Workfront?

Best Practices sind Richtlinien, die eine effektive, effiziente Vorgehensweise darstellen, die von Ihnen und den Benutzenden in Ihrem Unternehmen leicht übernommen werden können und die sich in Ihrem Unternehmen erfolgreich wiederholen lassen.

Bei der Durchsicht dieser Empfehlungen sollten Sie bedenken, dass einige Best Practices von Workfront universell sind, während andere eher themenspezifisch sind. Verwenden Sie diese Best Practices als Rahmen, um die Einrichtung und Verwendung Ihrer Workfront-Systeme zu unterstützen.

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Wenn Sie durch diese Seite scrollen, finden Sie zunächst eine allgemeine Liste aller Best Practices zu dem Thema. So können Sie die Empfehlungen durchgehen, ohne in die Details des „Warum“ einzutauchen.

Im Bereich „Warum sind das Best Practices?“ nach der Übersichtsliste finden Sie weitere Details zu einigen der Best Practices und dazu, warum Prozesse, Werkzeuge usw. als solche angesehen werden und Sie sie in Ihrer Workfront-Instanz implementieren sollten.

Best Practices für Arbeitszeittabellen und Protokollierungszeiten

Warum sind das Best Practices?

Best Practice

Schränken Sie die Anzahl der Arbeitszeittabellenprofile ein.

Das sind die Gründe

Erstellen Sie Arbeitszeittabellenprofile auf Grundlage der benötigten allgemeinen Stundentypen und der Personen, die die Arbeitszeittabellenbögen genehmigen sollen. Es wird empfohlen, für die genehmigenden Personen die Option „ihr Vorgesetzter“ statt „bestimmte Personen“ zu verwenden, damit nicht mehrere Arbeitszeittabellenprofile erforderlich sind. (Achten Sie darauf, dass das Feld „Berichte an“ für Ihre Benutzenden ausgefüllt ist. Andernfalls erkennt Workfront nicht, dass sie einen Manager haben, und der Arbeitszeittabelle wird keine genehmigende Person zugewiesen).

Best Practice

Halten Sie die Anzahl der Stundentypen auf ein Minimum beschränkt.

Das sind die Gründe

Zu viele Stundentypen – sowohl für abrechenbare als auch für nicht abrechenbare Zeiten – führen zu Verwirrung darüber, wie die Zeit erfasst werden sollte. Arbeiten Sie mit dem Workfront-Governance-/Aufsichtsausschuss Ihres Unternehmens zusammen, um festzustellen, welche Stundentypen erforderlich sind und für welche Berichte erstellt werden müssen.

Best Practice

Blenden Sie das Feld „Überstunden“ in Arbeitszeittabellen aus, wenn Überstunden in Ihrer Organisation nicht erfasst werden.

Das sind die Gründe

Da das Feld „Überstunden“ in Arbeitszeittabellen manuell ausgefüllt wird, kann es bei den Benutzenden Verwirrung darüber stiften, wie und wann sie es verwenden sollen. Die Option zum Ausblenden des Felds „Überstunden“ ist Teil des Arbeitszeittabellenprofils.

Best Practice

Bitten Sie um wöchentliche Übermittlung der Arbeitszeittabellen.

Das sind die Gründe

Dies ermöglicht eine bessere Berichterstellung in Echtzeit, da die Ergebnisse in wöchentlichen statt in zweiwöchentlichen oder monatlichen Abständen bereitgestellt werden. Außerdem lassen sich Probleme so einfacher beheben, bevor zu viel Zeit vergeht.

Best Practice

Erfassen Sie die Zeit täglich, um möglichst präzise Zeiteinträge zu erhalten.

Das sind die Gründe

Man kann sich einfacher merken, woran man an einem einzigen Tag gearbeitet hat, als sich an mehrere Tage zu erinnern. Präzise Zeiteinträge tragen zu einer präziseren Planung der Projektzeitleiste bei, die dann Folgendes ermöglicht:

Burnout verhindern, indem sichergestelt wird, dass die Arbeitsanfragen der Ressourcenkapazität entsprechen.
Arbeitsengpässe und Überlastungen verhindern, indem es den Benutzenden erleichtert wird, ihre wöchentliche Arbeit zu planen und zu priorisieren.
Zusätzliche Arbeitskräfte rechtfertigen, um die strategischen Ziele des Unternehmens erreichen zu können.

Die Protokollierung der Zeit hilft den Führungskräften auch dabei, die Bemühungen und Leistungen Ihres Teams zu würdigen.

Best Practice

Deaktivieren Sie die Möglichkeit, die Zeit auf Projektebene zu erfassen.

Das sind die Gründe

Die auf Projektebene protokollierte Zeit zeigt nicht an, wie viel Zeit tatsächlich für die Arbeit aufgewendet wurde. Die Protokollierung der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden auf der Aufgaben- und Problemebene zeigt, wie lange es dauerte, bestimmte Arbeitselemente abzuschließen. Diese Informationen können bei der Anpassung von Projektvorlagen hilfreich sein, da Sie die Projektzeitleiste und die benötigten Personalressourcen genauer planen können. Das bedeutet auch, dass Berichte genauer sind und bessere Einblicke in die Arbeitszeitgestaltung bieten.