Best Practice – Planung und Verwaltung von Timelines

Was ist eine Best Practice für Adobe Workfront?

Best Practices sind Richtlinien, die eine effektive, effiziente Vorgehensweise darstellen, die von Ihnen und den Benutzenden in Ihrem Unternehmen leicht übernommen werden können und die sich in Ihrem Unternehmen erfolgreich wiederholen lassen.

Bei der Durchsicht dieser Empfehlungen sollten Sie bedenken, dass einige Best Practices von Workfront universell sind, während andere eher themenspezifisch sind. Verwenden Sie diese Best Practices als Rahmen, um die Einrichtung und Verwendung Ihrer Workfront-Systeme zu unterstützen.

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Wenn Sie durch diese Seite scrollen, finden Sie zunächst eine allgemeine Liste aller Best Practices zu dem Thema. So können Sie die Empfehlungen durchgehen, ohne in die Details des „Warum“ einzutauchen.

Im Bereich „Warum sind das Best Practices?“ nach der Übersichtsliste finden Sie weitere Details zu einigen der Best Practices und dazu, warum Prozesse, Werkzeuge usw. als solche angesehen werden und Sie sie in Ihrer Workfront-Instanz implementieren sollten.

Best Practices für die Planung und Verwaltung von Zeitleisten

Warum sind das Best Practices?

Best Practice

Alle abgeschlossenen Projekte sollten einen Status aufweisen, der angibt, dass sie abgeschlossen sind.

Das sind die Gründe

Indem Sie sicherstellen, dass alle abgeschlossenen Projekte den Status „Abgeschlossen“ (oder einen entsprechenden Status) haben, bleibt Ihre Workfront-Instanz ordentlich und aktuell. Indem Sie den Projektstatus auf dem neuesten Stand halten und abschließen, können Benutzende leicht feststellen, welche Arbeiten bereits durchgeführt wurden, sodass sie sich auf aktive Prioritäten konzentrieren können. Außerdem wird sichergestellt, dass Berichtsdaten zu Projekten, Aufgaben, Ressourcen usw. korrekt sind.

Best Practice

Legen Sie beim Kopieren eines Projekts den Status des neuen Projekts auf „In Planung“ fest.

Das sind die Gründe

Der Status „In Planung“ (oder eine entsprechende Statusoption) verhindert, dass Workfront-Benachrichtigungen zu Zuweisungen, Zeitleisten-Änderungen usw. gesendet werden, bevor das Projekt bereit ist. Beim Kopieren eines Projekts wird ein Dialogfeld mit Projektoptionen angezeigt. Ändern Sie hier den Status und passen Sie andere Optionen an, damit Daten nicht aus dem Originalprojekt in die kopierte Version kopiert werden.

Best Practice

Lassen Sie die Benutzenden die tatsächliche Zeit erfassen, die sie für Aufgaben aufgewendet haben, damit Sie die tatsächlichen Stunden mit den geplanten Stunden vergleichen können.

Das sind die Gründe

Wenn Sie wissen, wie lange die Arbeit an Aufgaben dauert, können Sie Projektvorlagen aktualisieren, um zukünftige Projekte genauer planen zu können. Das bedeutet auch, dass Ressourcenschätzungen mit den Ressourcen-Management-Tools von Workfront genauer sind.

Best Practice

Verwenden Sie nach Möglichkeit Aufgabendauern und -vorgänger, um eine Projektzeitleiste zu erstellen und zu aktualisieren, anstatt spezifische Start- und Abschlussdaten auszuwählen.

Das sind die Gründe

Die Verwendung von Aufgabendauer und Vorgängern in Verbindung mit flexiblen Aufgabenbeschränkungen („so bald wie möglich“ und „so spät wie möglich“) ermöglicht automatische Datumsänderungen in der Zeitleiste, die sich durch den Projektplan „fortpflanzen“. Wenn sich beispielsweise die Dauer einer Aufgabe um einen Tag erhöht, ändert dies das geplante Abschlussdatum der Aufgabe, was wiederum die Abschlussdaten der folgenden Aufgaben ändert.

Wenn Sie bestimmte Start- und Abschlussdaten für Aufgaben auswählen, wird die Aufgabenbeschränkung zu einem Datum geändert, das „gesperrt“ wird („Muss beginnen am“, „Muss enden am“, „Feste Daten“), was bedeutet, dass Sie einige Aktualisierungen von Zeitleistendaten manuell vornehmen müssen.

Best Practice

Bitten Sie die Benutzenden, ihren Aufgabenstatus, den abgeschlossenen Prozentsatz und die tatsächlichen Stunden jeden Tag (oder wöchentlich nach einem festgelegten Zeitplan) zu aktualisieren.

Das sind die Gründe

Berichte in Workfront sind nur so genau wie die in Workfront eingegebenen Daten. Wenn Informationen, die auf den Fortschritt der Arbeit hinweisen (z. B. Status und prozentualer Abschluss), nicht regelmäßig aktualisiert werden, sind Berichte, die den Fortschritt der Arbeit anzeigen, nicht korrekt. Eine tägliche Aktualisierung sorgt für die bestmögliche Genauigkeit bei Echtzeitberichtsdaten.

Der Aufgabenstatus wird auch verwendet, um den Benutzenden mitzuteilen, wann frühere Arbeiten abgeschlossen sind und sie mit ihren neuen Aufgaben beginnen können. Wenn der Aufgabenstatus nicht geändert wird, um den tatsächlichen Fortschritt des Arbeitselements widerzuspiegeln, kann Workfront die entsprechenden Benachrichtigungen nicht senden.

Best Practice

Setzen Sie den Projektstatus auf „In Planung“, wenn Sie den Projektplan aktualisieren, um zu verhindern, dass bei Änderungen automatisch Benachrichtigungen gesendet werden.

Das sind die Gründe

Projektplanänderungen können mehrere Benachrichtigungen erzeugen, wenn Aufgabenzuweisungen, geplante Start- und Fertigstellungstermine und andere Einstellungen geändert werden. Dies kann für die Benutzenden störend sein und zu Verwirrung bezüglich der richtigen Aufgaben, Fristen usw. führen.

Der Status „In Planung“ weist Workfront an, keine Benachrichtigungen über das Projekt an Mitglieder des Projekt-Teams (Personen, denen Aufgaben/Probleme zugewiesen wurden, oder andere Personen mit Zugriff auf das Projekt) zu senden, da der Projektplan noch entwickelt wird oder das Projekt noch nicht bereit ist, live zu gehen. Sobald die Änderungen abgeschlossen sind, setzen Sie den Projektstatus wieder auf „Aktuell“, und es werden Benachrichtigungen versandt. Indem Sie diesen Prozess befolgen, können Sie die Anzahl der Benachrichtigungen an Benutzende minimieren.

Best Practice

Entfernen Sie Personen aus dem Projekt-Team, denen keine Arbeit im Projekt zugewiesen ist.

Das sind die Gründe

Wenn Sie einer Person eine Aufgabe oder ein Problem in einem Projekt zuweisen, wird diese zur Projekt-Team-Liste in den Abschnitten „Zeitplanung“ und „Personen“ des Projekts hinzugefügt. Die Person bleibt jedoch auf der Liste des Projekt-Teams, auch wenn Sie sie aus dem Arbeitsauftrag entfernt haben. Dies könnte für die Person verwirrend sein, da sie als Teil des Projekt-Teams weiterhin Benachrichtigungen über Aktivitäten im Projekt erhält und das Projekt in der Liste „Projekte, an denen ich beteiligt bin“ sieht.

Darüber hinaus erhalten die Mitglieder des Projekt-Teams Berechtigungen für das Projekt und seine Aufgaben, Probleme und Dokumente. Dies kann dazu führen, dass Personen Zugriff auf Elemente in Workfront haben, die sie nicht benötigen oder nicht haben sollten.

Best Practice

Platzieren Sie Projektmetriken oben im Menü des linken Bedienfelds für Personen, die Workfront hauptsächlich zum Anzeigen von Daten verwenden.

Das sind die Gründe

Die meisten Führungskräfte, leitenden Angestellten und anderen Personen, die keine Projekte verwalten oder Aufgabenzuweisungen erfüllen, würden es zu schätzen wissen, wenn sie beim ersten Öffnen eines Projekts diese Art von Projektmetrik sehen. Verwenden Sie eine Layout-Vorlage, um die Projektmetrik an den Anfang des Menüs des linken Bedienfelds auf einer Projektseite zu verschieben, damit sie für die Benutzenden besser sichtbar und leichter zugänglich ist.