Wann und wie Benutzende deaktiviert oder gelöscht werden

Wenn eine Person die Organisation verlässt oder Workfront nicht mehr verwendet, sollten Sie ihr Login deaktivieren. Das Löschen eines Benutzerprofils sollte dagegen nur in bestimmten Situationen erfolgen.

Deaktivieren

Wenn Benutzende deaktiviert werden, wird die Lizenz aus dem jeweiligen Benutzerprofil entfernt, sodass sie sich nicht mehr anmelden können oder keinen Zugriff mehr auf Workfront haben. Ihre Lizenz ist verfügbar, um einer anderen Person zugewiesen zu werden.

Deaktivierten Benutzenden können keine neue Arbeit zugewiesen werden, jedoch bleiben sie für vorhandene Arbeit weiterhin zugewiesen.

Zum Beispiel: Die Arbeit einer Freiberuflerin bzw. eines Freiberuflers an einem bestimmten Projekt ist abgeschlossen, deswegen möchten Sie das Login dieser Person so lange deaktivieren, bis sie wieder benötigt wird.

Löschen

In seltenen Fällen – wie z. B. bei einer versehentlichen Eingabe oder bei Testbenutzenden – muss ein Benutzer-Login möglicherweise aus Workfront gelöscht werden. Beim Löschen von Benutzenden wird auch ihre Verknüpfung mit Elementen in Workfront gelöscht – Arbeitsaufträge, Notizen, Stunden, Dokumente, von ihnen erstellte Objekte usw.

Workfront empfiehlt das Löschen von Benutzenden nur, wenn ihnen überhaupt noch nie Arbeit zugewiesen wurde oder für sie bei keinerlei Workfront-Elementen ein Verlauf vorliegt.

Workfront empfiehlt nachdrücklich, Benutzende zu deaktivieren, anstatt sie zu löschen. Bei der Deaktivierung werden die Benutzerinformationen in Workfront beibehalten, die für eine genaue Berichterstellung, Projekt-Management usw. benötigt werden könnten. Wenn Sie Fragen haben, ob Sie eine Person deaktivieren oder löschen sollten, wenden Sie sich an Ihre Beraterin bzw. Ihren Berater für Workfront oder den Kundensupport von Workfront.