DokumentationAEM GuidesDokumentation zu AEM Guides

Dokumentstatus konfigurieren id181GB0400UI

Last update: Sun Jul 14 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)

Erstellt für:

  • Experte
  • Admin

Mit AEM Guides können Sie die Dokumentstatus für Ihre DITA-Themen entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens definieren. Sie können verschiedene Status Ihres Dokuments von Anfang bis Ende definieren. Der erste Status kann beispielsweise Entwurf sein und zu Überprüfen, Genehmigt, Übersetzt und schließlich zu Veröffentlicht wechseln.

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie ein Thema von einem Status zum anderen übergehen kann - manuelle und automatische. Die in einem Profil definierten Dokumentstatus können zum manuellen Ändern des Dokumentstatus verwendet werden. Dies kann über die Seite Eigenschaften einer Themendatei erfolgen. Sie können auch definieren, wer das Dokument von einem Status in einen anderen verschieben kann. Ein Autor kann beispielsweise ein Dokument erstellen und der Standardstatus des Dokuments kann "Entwurf"lauten. Wenn der Autor das Dokument zur Überprüfung sendet, kann er den Dokumentstatus in "In Überprüfung"ändern. Der Überprüfer kann den Dokumentstatus basierend auf dem Überprüfungsprozess entweder zu Genehmigt oder zu Entwurf erneut ändern. Wenn das Dokument genehmigt ist, kann der Herausgeber den Dokumentstatus abhängig vom Workflow in Übersetzt oder Veröffentlicht ändern.

NOTE
Wenn ein Benutzer zur Gruppe Administratoren gehört, kann der Benutzer den Status eines Dokuments von einem beliebigen Status ändern, unabhängig von den im System definierten Dokumentstatusübergängen.

Erstellen eines Dokumentstatus

AEM Guides wird mit einer Reihe von Standarddokumentstatus ausgeliefert. Diese Status sind:

  • Entwurf
  • Bearbeiten
  • In Review
  • Genehmigt
  • Überarbeitet
  • Fertig

Diese Standardstatus sind für alle DITA-Themen verfügbar, die unter DAM erstellt wurden. Sie können Ihre eigenen Dokumentstatus erstellen und sie einem bestimmten Ordner zuweisen. Alle DITA-Dateien, die unter diesem Ordner erstellt wurden, haben dann Zugriff auf die neu erstellten Dokumentstatus.

Um Dokumentstatus mithilfe des Ordnerprofils zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie oben auf den Adobe Experience Manager-Link und wählen Sie Tools aus.

  2. Wählen Sie Guides aus der Liste der Tools aus.

  3. Klicken Sie auf die Kachel Dokumentstatus .

    Die Seite Assets-Status wird angezeigt. Standardmäßig zeigt die Seite ein Standardprofil an.

  4. Klicken Sie auf Profil erstellen und geben Sie die folgenden Details ein:

    • Geben Sie im Feld Profil den Namen für das Profil ein.

    • Geben Sie den Pfad an, auf den Sie das neue Profil anwenden möchten.

    • Geben Sie die Status des Dokuments in den "Zulässige Status"unter "Status"an. Die standardmäßigen Dokumentstatus sind "Entwurf", "Bearbeiten", "In Review", "Genehmigt"und "Fertig".

      Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen , um einen Dokumentstatus hinzuzufügen.

      • Klicken Sie auf das Symbol Löschen , um einen Dokumentstatus zu löschen.
      note note
      NOTE
      Löschen Sie keinen Dokumentstatus, wenn sich Dokumente noch in diesem Status befinden. Wenn Sie einen Dokumentstatus löschen, können Sie den Dokumentstatus solcher Dokumente nur ändern, wenn Sie zur Benutzergruppe administrator gehören.

    • Geben Sie den Anfangsstatus des Dokuments im Ordner "Startstatus"an.

    • Geben Sie den Endstatus des Dokuments im Endstatus an.

    • Geben Sie den Statusübergang des Dokuments in Von und bis unter Statusübergang an.

      • Geben Sie die Benutzer und Benutzergruppen an, die den Dokumentstatus in Gruppen ändern können.

      • Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen , um einen Statusübergang hinzuzufügen.

      • Klicken Sie auf das Symbol Löschen , um eine Statustransition zu löschen.

      note note
      NOTE
      Löschen Sie keine Statusübergänge, wenn die Dokumente noch den Status "From" aufweisen. Wenn Sie eine Statustransition löschen, können Sie den Dokumentstatus solcher Dokumente nur ändern, wenn Sie zur Benutzergruppe administrator gehören.

  5. Klicken Sie auf Fertig.

Erstellen einer Kopie eines Dokumentstatusprofils

Je nach Anforderung können Sie eine Kopie eines vorhandenen Dokumentstatusprofils erstellen. Sie können die Kopie als Grundlage für die Erstellung eines anderen Dokumentprofils verwenden.

Um eine Kopie eines Dokumentstatusprofils zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie oben auf den Adobe Experience Manager-Link und wählen Sie Tools aus.

  2. Wählen Sie Guides aus der Liste der Tools aus.

  3. Klicken Sie auf die Kachel Dokumentstatus .

    Die Seite Assets-Status wird angezeigt.

  4. Wählen Sie das zu duplizierende Dokumentstatusprofil aus und klicken Sie auf Profil duplizieren.

  5. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und klicken Sie auf Fertig.

Löschen von Dokumentstatus- oder Statusübergängen

NOTE
Löschen Sie keine Dokumentstatus- oder Statusübergänge, wenn sich Dokumente noch im Status- oder Statusübergang befinden. Wenn Sie einen Status- oder Statusübergang löschen, können Sie den Dokumentstatus solcher Dokumente nur ändern, wenn Sie zur Benutzergruppe administrator gehören.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Dokumentstatus- oder Statusübergang aus einem Dokumentstatusprofil zu löschen:

  1. Klicken Sie oben auf den Adobe Experience Manager-Link und wählen Sie Tools aus.

  2. Wählen Sie Guides aus der Liste der Tools aus.

  3. Klicken Sie auf die Kachel Dokumentstatus .

    Die Seite Assets-Status wird angezeigt.

  4. Wählen Sie das Dokumentstatusprofil aus, aus dem Sie den Dokumentstatus löschen möchten, und klicken Sie auf Profil bearbeiten.

  5. Löschen Sie den Dokumentstatus- oder Statusübergang und klicken Sie auf Fertig.

Löschen von Dokumentstatusprofilen

Um ein Dokumentenstatusprofil zu löschen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie oben auf den Adobe Experience Manager-Link und wählen Sie Tools aus.

  2. Wählen Sie Guides aus der Liste der Tools aus.

  3. Klicken Sie auf die Kachel Dokumentstatus .

    Die Seite Assets-Status wird angezeigt.

  4. Wählen Sie das zu löschende Dokumentstatusprofil aus und klicken Sie auf Profil löschen.

Dokumentstatusänderung automatisieren

Wenn Sie den Dokumentstatus nicht manuell ändern möchten, können Sie einen Workflow erstellen und die Änderung des Dokumentstatus automatisieren.

NOTE
Automatisierte Workflows sollten den in der Konfiguration definierten Dokumentstatus und Transitionen entsprechen. Das System führt keine Prüfungen auf Statusänderungen durch, die über automatisierte Workflows durchgeführt werden.

  1. Klicken Sie oben auf den Adobe Experience Manager-Link und wählen Sie Tools aus.

  2. Wählen Sie Workflow aus der Liste der Tools aus.

  3. Klicken Sie auf die Kachel Modelle .

  4. Wählen Sie den entsprechenden Workflow aus, z. B. Themen überprüfen.

  5. Klicken Sie auf Bearbeiten.

    Der Workflow wird in einer neuen Registerkarte geöffnet.

  6. Klicken Sie auf Bearbeiten (oben rechts).

  7. Öffnen Sie den Browser "Schritte". Verwenden Sie dazu das Symbol "Seitliches Bedienfeld ein/aus", das sich ganz links in der oberen Symbolleiste befindet

  8. Ziehen Sie die entsprechenden Schritte(s) an die gewünschte Position im Modell.

  9. Klicken Sie auf den neuen Schritt, den Sie im Workflow-Modell hinzugefügt haben, und wählen Sie Konfigurieren in der Komponenten-Symbolleiste aus.

  10. Öffnen Sie die Registerkarte Prozess .

  11. Wählen Sie in der Dropdownliste Prozess die Option Dokumentstatus für jedes DAM-Asset festlegen aus.

  12. Wählen Sie die Option Handler-Modus aus.

  13. Geben Sie im Textfeld Argumente einen Dokumentstatus ein, auf den Sie vom ausgewählten Workflow wechseln möchten.

    note note
    NOTE
    Vergewissern Sie sich, dass Sie im Textfeld Argumente den richtigen Dokumentstatus eingeben. Wenn Sie einen falschen Wert eingeben, wird das Dokument auf einen falschen Status gesetzt.

  14. Bestätigen Sie die Änderung mit Speichern und schließen.

Genehmigungs-Workflow aktivieren

AEM Guides bietet einen Arbeitsablauf für die Dokumentgenehmigung, mit dem Sie den Lebenszyklus Ihres Dokumententwicklungsprozesses steuern können. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Genehmigungs-Workflow zu aktivieren:

  1. Um die Benutzeroberflächenkonfigurationsdatei herunterzuladen, melden Sie sich als Administrator bei Adobe Experience Manager an.

  2. Klicken Sie oben auf den Adobe Experience Manager-Link und wählen Sie Tools aus.

  3. Wählen Sie Handbücher aus der Liste der Tools und klicken Sie auf Ordnerprofile.

  4. Klicken Sie auf die Kachel Globales Profil .

  5. Wählen Sie die Registerkarte XML-Editor-Konfiguration aus und klicken Sie oben auf das Symbol Bearbeiten .

  6. Klicken Sie auf das Symbol Download , um die Datei ui_config.json auf Ihr lokales System herunterzuladen. Anschließend können Sie Änderungen an der Datei vornehmen und diese dann hochladen.

  7. Aktivieren Sie in der Datei ui_config.json die Funktion des Genehmigungsarbeitsablaufs, indem Sie den Abschnitt features wie unten gezeigt ändern:

    code language-none 
    "features":
{
   "approvalWorkflow":  true
}

  8. Speichern Sie die Datei und laden Sie sie hoch.

recommendation-more-help
11125c99-e1a1-4369-b5d7-fb3098b9b178