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Status von Dokumenten konfigurieren id181GB0400UI

Last update: Thu Dec 19 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)

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  • Admin

Mit AEM Guides können Sie die Dokumentstatus für Ihre DITA-Themen entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens definieren. Sie können verschiedene Status des Dokuments vom Anfang bis zum Ende definieren. Der erste Status kann beispielsweise „Entwurf“ lauten, und er kann zu „Überprüfen“, „Genehmigt“, „Übersetzt“ und schließlich zu „Veröffentlicht“ wechseln.

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie ein Thema von einem Zustand in einen anderen übergehen kann - manuell und automatisch. Die Dokumentstatus, die in einem Profil definiert sind, können zum manuellen Ändern des Dokumentstatus verwendet werden. Dies kann über die Seite Eigenschaften einer Themendatei erfolgen. Außerdem können Sie festlegen, wer das Dokument von einem Status in einen anderen verschieben kann. Ein Autor kann beispielsweise ein Dokument erstellen, und der Standardstatus des Dokuments kann Entwurf sein. Wenn die Autorin oder der Autor das Dokument zur Überprüfung sendet, kann sie bzw. er den Dokumentstatus in In Überprüfung ändern. Der Reviewer kann den Status des Dokuments je nach Überprüfungsprozess entweder in Genehmigt oder erneut in Entwurf ändern. Wenn das Dokument genehmigt ist, kann der Herausgeber den Dokumentstatus je nach Workflow in Übersetzt oder Veröffentlicht ändern.

NOTE
Wenn ein Benutzer zur Gruppe Administratoren gehört, kann der Benutzer den Status eines Dokuments aus jedem beliebigen Status ändern, unabhängig von den im System definierten Dokumentstatusübergängen.

Dokumentenstatus erstellen

Im Lieferumfang von AEM Guides sind eine Reihe von Standarddokumentstatus enthalten. Diese Status sind:

  • Entwurf
  • Bearbeiten
  • In-Review
  • Genehmigt
  • Überprüft
  • Fertig

Diese Standardstatus stehen allen unter DAM erstellten DITA-Themen zur Verfügung. Sie können eigene Dokumentstatus erstellen und diese einem bestimmten Ordner zuweisen. Alle unter diesem Ordner erstellten DITA-Dateien haben dann Zugriff auf die neu erstellten Dokumentstatus.

So erstellen Sie Dokumentstatus mithilfe des Ordnerprofils:

  1. Klicken Sie oben auf den Adobe Experience Manager-Link und wählen Sie Tools aus.

  2. Wählen Sie Guides aus der Liste der Tools aus.

  3. Klicken Sie auf die Kachel Dokumentstatus .

    Die Seite Assets-Status wird angezeigt. Standardmäßig zeigt die Seite ein Standardprofil an.

  4. Klicken Sie Profil erstellen und geben Sie die folgenden Details ein:

    • Geben Sie den Namen für das Profil im Feld Profil ein.

    • Geben Sie den Pfad an, auf den Sie das neue Profil anwenden möchten.

    • Geben Sie die Status des Dokuments in den Zulässigen Status unter Zustände an. Die Standardstatus des Dokuments sind „Entwurf“, „Bearbeiten“, „In Überprüfung“, „Genehmigt“ und „Fertig“.

      Klicken Sie auf Hinzufügen, um einen Dokumentstatus hinzuzufügen.

      • Klicken Sie auf das Symbol Löschen , um einen Dokumentstatus zu löschen.
      note note
      NOTE
      Löschen Sie keinen Dokumentstatus, wenn Dokumente sich noch in diesem Status befinden. Wenn Sie einen Dokumentstatus löschen, können Sie den Dokumentstatus dieser Dokumente nur ändern, wenn Sie der Benutzergruppe Administrator angehören.

    • Geben Sie im Feld „Startstatus“ den des Dokuments.

    • Geben Sie den Endstatus des Dokuments im Endstatus an.

    • Geben Sie den Statusübergang des Dokuments in Von und Bis unter Statusübergang an.

      • Geben Sie die Benutzer und Benutzergruppen an, die den Dokumentstatus in „Gruppen ändern.

      • Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine Statusübergabe hinzuzufügen.

      • Klicken Sie auf das Symbol Löschen , um eine Statusübergabe zu löschen.

      note note
      NOTE
      Löschen Sie keine Statusübergänge, wenn sich die Dokumente noch im Status From befinden. Wenn Sie einen Statusübergang löschen, können Sie den Dokumentstatus dieser Dokumente nur ändern, wenn Sie der Benutzergruppe Administrator angehören.

  5. Klicken Sie auf Fertig.

Kopie eines Dokumentenstatusprofils erstellen

Je nach Ihren Anforderungen können Sie eine Kopie eines vorhandenen Dokumentenstatusprofils erstellen. Sie können die Kopie als Grundlage für die Erstellung eines weiteren Dokumentprofils verwenden.

Um eine Kopie eines Dokumentenstatusprofils zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie oben auf den Adobe Experience Manager-Link und wählen Sie Tools aus.

  2. Wählen Sie Guides aus der Liste der Tools aus.

  3. Klicken Sie auf die Kachel Dokumentstatus .

    Die Seite Assets-Status wird angezeigt.

  4. Wählen Sie das zu duplizierende Dokumentstatusprofil aus und klicken Sie auf Profil duplizieren.

  5. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und klicken Sie auf Fertig.

Dokumentenstatus oder Statusübergang löschen

NOTE
Löschen Sie keinen Dokumentenstatus oder Statusübergang, wenn Dokumente sich noch im Status oder im Statusübergang befinden. Wenn Sie einen Status oder eine Statusübergabe löschen, können Sie den Dokumentstatus dieser Dokumente nur ändern, wenn Sie der Benutzergruppe Administrator angehören.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Dokumentstatus oder eine Statusübergabe aus einem Dokumentstatusprofil zu löschen:

  1. Klicken Sie oben auf den Adobe Experience Manager-Link und wählen Sie Tools aus.

  2. Wählen Sie Guides aus der Liste der Tools aus.

  3. Klicken Sie auf die Kachel Dokumentstatus .

    Die Seite Assets-Status wird angezeigt.

  4. Wählen Sie das Dokumentstatusprofil aus, aus dem Sie den Dokumentstatus löschen möchten, und klicken Sie auf Profil bearbeiten.

  5. Löschen Sie den Dokumentstatus oder den Statusübergang und klicken Sie auf Fertig.

Löschen eines Dokumentenstatusprofils

Um ein Dokumentstatusprofil zu löschen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie oben auf den Adobe Experience Manager-Link und wählen Sie Tools aus.

  2. Wählen Sie Guides aus der Liste der Tools aus.

  3. Klicken Sie auf die Kachel Dokumentstatus.

    Die Seite Assets-Status wird angezeigt.

  4. Wählen Sie das zu löschende Dokumentenstatusprofil aus und klicken Sie auf Profil löschen.

Statusänderung des Dokuments automatisieren

Wenn Sie die Dokumentstatus nicht manuell ändern möchten, können Sie einen Workflow erstellen und die Dokumentstatusänderung automatisieren.

NOTE
Automatisierte Workflows sollten mit den in der Konfiguration definierten Dokumentstatus und Transitionen übereinstimmen. Das System führt keine Prüfungen auf Statusänderungen durch, die über automatisierte Workflows durchgeführt werden.

  1. Klicken Sie oben auf den Adobe Experience Manager-Link und wählen Sie Tools aus.

  2. Wählen Sie Workflow aus der Liste der Tools aus.

  3. Klicken Sie auf die Kachel Modelle.

  4. Wählen Sie den entsprechenden Workflow aus, z. B. Themen überprüfen.

  5. Klicken Sie auf Bearbeiten.

    Der Workflow wird in einer neuen Registerkarte geöffnet.

  6. Klicken Sie Bearbeiten (oben rechts).

  7. Öffnen Sie den Schritte-Browser mithilfe Seitliches Bedienfeld ein/aus ganz links in der oberen Symbolleiste

  8. Ziehen Sie die entsprechenden Schritte an die gewünschte Position im Modell.

  9. Klicken Sie auf den neuen Schritt, den Sie im Workflow-Modell hinzugefügt haben, und wählen Sie Konfigurieren in der Komponenten-Symbolleiste aus

  10. Öffnen Sie die Prozess-Registerkarte.

  11. Wählen Sie in Dropdown Liste „Prozess“ die Option Dokumentstatus für beliebige DAM-Assets festlegen.

  12. Wählen Sie die Option Handler-) aus.

  13. Geben im Textfeld Argumente“ einen Dokumentstatus ein, in den Sie aus dem ausgewählten Workflow wechseln möchten.

    note note
    NOTE
    Stellen Sie sicher, dass Sie im Textfeld Argumente den richtigen Dokumentstatus eingeben. Wenn Sie einen falschen Wert eingeben, wird das Dokument in einen falschen Status versetzt.

  14. Bestätigen Sie die Änderung mit Speichern und schließen.

Validierungs-Workflow aktivieren

AEM Guides bietet einen Workflow für die Dokumentvalidierung, mit dem Sie den Lebenszyklus Ihres Dokumentenentwicklungsprozesses steuern können. Um den Validierungs-Workflow zu aktivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Um die Konfigurationsdatei der Benutzeroberfläche herunterzuladen, melden Sie sich bei Adobe Experience Manager als Administrator an.

  2. Klicken Sie oben auf den Adobe Experience Manager-Link und wählen Sie Tools aus.

  3. Wählen Sie Guides aus der Liste der Tools aus und klicken Sie auf Ordnerprofile.

  4. Klicken Sie auf die Globales Profil-Kachel.

  5. Wählen Sie die Registerkarte XML Editor-Konfiguration) aus und klicken Sie oben auf Bearbeiten“

  6. Klicken Sie auf Herunterladen, um die Datei ui_config.json auf Ihr lokales System herunterzuladen. Anschließend können Sie Änderungen an der Datei vornehmen und diese dann hochladen.

  7. Aktivieren Sie in der ui_config.json die Funktion Validierungs-Workflow , indem Sie den Abschnitt Funktionen wie unten dargestellt ändern:

    code language-none 
    "features":
{
   "approvalWorkflow":  true
}

  8. Speichern Sie die Datei und laden Sie sie hoch.

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