Konfigurieren von Abwesenheitseinstellungen configure-out-of-office-settings
Für geplante Abwesenheitszeiten können Sie festlegen, was während dieser Zeit mit den Ihnen zugeordneten Elementen passieren soll.
Sie haben die Möglichkeit, ein Anfangs- und Enddatum sowie eine Anfangs- und Enduhrzeit für die Gültigkeit der Abwesenheitseinstellungen anzugeben. Wenn Sie sich in einer anderen Zeitzone als der Server befinden, wird die Zeitzone des Clients verwendet.
Sie können eine Person festlegen, an die Ihre Elemente standardmäßig gesendet werden. Zudem können Sie Ausnahmen für Elemente aus speziellen Prozessen festlegen, die an einen anderen Benutzer gesendet oder bis zu Ihrer Rückkehr in Ihrem Posteingang bleiben sollen. Wenn die angegebene Person ebenfalls abwesend ist, wird das Element an den von dieser Person angegebenen Vertreter weitergeleitet. Sind alle Benutzer abwesend, denen das Element zugewiesen werden könnte, bleibt es im Posteingang.
Sie können die Elementzuweisung auf der Basis der Workflow-Modelle differenzieren. Sie können beispielsweise ein Element aus Workflow A an Benutzer A und ein Element aus Workflow B an Benutzer B übertragen.
- Wenn Sie die Abwesenheitseinstellung aktivieren, bleiben alle Elemente, die bis zu diesem Zeitpunkt in Ihrem Posteingang verfügbar gewesen sind, weiterhin im Posteingang. Nur Elemente, die nach Aktivierung der Abwesenheitseinstellungen empfangen wurden, werden delegiert.
- Wenn Sie die Abwesenheitseinstellung deaktivieren, werden die delegierten Elemente nicht automatisch an Sie zurückverwiesen. Mithilfe der Anforderungsfunktion können Sie Elemente an sich selbst übertragen.
- Wenn Benutzer A Elemente an Benutzer B delegiert und Benutzer B an Benutzer C weiterdelegiert, werden die Elemente nur Benutzer C und nicht Benutzer B zugewiesen.
- Wenn eine Schleife in der Aufgabenzuweisung entsteht, bleiben die Aufgaben beim ursprünglichen Benutzer. Eine solche Schleife besteht beispielsweise, wenn ein Element von Benutzer A an Benutzer B, von Benutzer B an Benutzer C, von Benutzer C an Benutzer D und schließlich von Benutzer D an Benutzer B delegiert wird. In einem solchen Fall verbleibt das Element beim ursprünglichen Benutzer. Beim Beispiel oben ist Benutzer A der ursprüngliche Benutzer.
Aktivieren der Abwesenheitseinstellung für Ihr Konto enable-out-of-office
Führen Sie folgende Schritte aus, um die Abwesenheitseinstellung für Ihr Konto zu aktivieren und Ihre Posteingangselemente an einen anderen Benutzer zu delegieren:
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Melden Sie sich bei Ihrer AEM-Instanz an. Wählen Sie das Symbol
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Wählen Sie den
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Öffnen Sie im Dialogfeld „Einstellungen“ die Registerkarte Abwesenheit.
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Wählen Sie die Schaltfläche Aktivieren/Deaktivieren aus, um die Abwesenheitseinstellung zu aktivieren.
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Geben Sie die Zeiten für Startzeit und Endzeit an. Die Elemente werden nur während des angegebenen Zeitraums delegiert. Lassen Sie das Feld Ende leer, um Elemente auf unbestimmte Zeit zu übertragen.
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Meine Aufgaben während dieser Zeit weiterleiten. Wenn Sie die Option nicht auswählen und keine Bevollmächtigten angeben, werden Ihre Elemente nicht an andere Benutzende weitergeleitet. Obwohl Sie abwesend sind und die Einstellung aktiviert ist, bleiben alle Elemente in Ihrem Posteingang.
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Wählen Sie Bevollmächtigten hinzufügen aus. Geben Sie eine Benutzerin oder einen Benutzer im Feld Bevollmächtigter an, damit Sie die Elemente delegieren können. Bestimmen Sie das Workflow-Modell, um Elemente an die ausgewählte Person zu delegieren. Sie können mehrere Workflow-Modelle auswählen.
Wenn Sie einem bestimmten Benutzer alle Elemente unabhängig vom Workflow-Modell zuweisen möchten, wählen Sie in der Dropdown-Liste des Workflow-Modells die Option Alle Workflows.
Um einer bestimmten Person Elemente für alle Workflow-Modelle mit Ausnahme einiger weniger zuzuweisen, wählen Sie in der Dropdown-Liste „Workflow-Modell“ die Option Alle Workflows und dann + Ausnahmen hinzufügen aus. Geben Sie anschließend die Workflow-Modelle an, die ausgeschlossen werden sollen.
Wiederholen Sie diesen Schritt, damit Sie weitere Bevollmächtigte hinzufügen können.
note note NOTE Die Reihenfolge der Bevollmächtigten ist wichtig. Wenn einer Person, die die Abwesenheitseinstellung aktiviert hat, ein Element zugewiesen wird, wird das Element entsprechend der erstellten Empfängerliste weitergeleitet. Dabei gilt die Reihenfolge, in der die Empfängerinnen und Empfänger hinzugefügt wurden. Erfüllt ein Element die Kriterien, wird es der bevollmächtigten Person zugewiesen, ohne dass weitere Bevollmächtigte auf der Liste geprüft werden. -
Wählen Sie Speichern aus. Die Einstellung wird zum angegebenen Startzeitpunkt wirksam. Selbst wenn Sie sich während Ihrer Abwesenheit am System anmelden, gelten Sie erst wieder als anwesend, wenn Sie die Einstellungen ändern.
Nun werden alle während des Abwesenheitszeitraums empfangenen Elemente automatisch dem ausgewählten Empfänger zugewiesen.
Einschränkungen limitations
- Die Zuweisung von Elementen an eine Gruppe wird nicht unterstützt.
- Die Aktivierung von Abwesenheitszeiten für Projektaufgaben wird derzeit nicht unterstützt.