Definieren von Validierungen defining-approvals
Validierungen bieten Benutzern die Gelegenheit, an bestimmten Etappen des Workflows Entscheidungen zu treffen oder einen Vorgang zur Ausführung freizugeben.
Bei Verwendung von Validierungen erhält eine Gruppe von verantwortlichen Benutzern eine Benachrichtigung und die Ausführung der an die Validierung anschließenden Aktivität wird bis zum Erhalt der Antwort ausgesetzt. Der Workflow ist jedoch nicht blockiert und kann in der Zwischenzeit andere, nicht von der Validierung abhängige Vorgänge ausführen. So ist es beispielsweise möglich, dass parallel verschiedene Validierungen ausstehen.
Eine Validierung kann vom Benutzer die Auswahl einer Option aus mehreren Vorschlägen verlangen. Es ist ebenfalls möglich, dem Benutzer nur eine Möglichkeit anzubieten, um ihm z. B. eine Aufgabe zuzuweisen (Zielgruppenbestimmung, Inhaltserstellung etc.). In diesem Fall antwortet der Benutzer nach Erledigung der Aufgabe und der Workflow fährt mit der Ausführung der anschließenden Aktivitäten fort. Die folgende Abbildung verdeutlicht die beiden Validierungstypen:
In Kampagnen ist der Validierungsablauf für alle Aktivitäten identisch.
Zur Validierung können Benutzer entweder den Webzugriff mithilfe des in der Benachrichtigung enthaltenen Links nutzen oder aber die Clientkonsole.
Validierungen per E-Mail sending-emails
Benutzende werden durch den Versand einer E-Mail-Benachrichtigung zur Validierung der ihnen zugewiesenen Vorgänge aufgefordert. Die E-Mail enthält einen Link, der den Web-Zugriff auf die Plattform ermöglicht. Die E-Mail-Adresse der Benutzerin bzw. des Benutzers muss im Profil gespeichert sein. Bei fehlender Adresse hat die Benutzerin oder der Benutzer trotz allem die Möglichkeit, direkt über die Client-Konsole zu antworten.
Validierungs-E-Mails werden kontinuierlich gesendet. Die Standardvorlage heißt notifyAssignee und ist im Knoten Administration > Kampagnenverwaltung > Vorlagen technischer Sendungen zugänglich. Es wird empfohlen, die Vorlage nicht zu ändern, sondern sie zu duplizieren und für jede Aktivität eine gesonderte Benachrichtigungsvorlage zu erstellen.
Auf der genannten Vorlage basierende Sendungen werden im Knoten Administration > Betreibung > Automatisch erstellte Objekte > Technische Sendungen > Workflow-Benachrichtigungen gespeichert.
Validierungen in der Client-Konsole approval-via-the-console
In Kampagnen sind die ausstehenden Validierungen im Dashboard ersichtlich.
Bei technischen Workflows können Benutzer auf zu validierenden Aufgaben im Knoten Administration > Betreibung > Automatisch erstellte Objekte > Ausstehende Validierungen zugreifen.
Gruppen groups
Validierungen können einem einzelnen Benutzer, einer Benutzergruppe oder verschiedenen, durch eine Filterbedingung ermittelten Benutzern zugewiesen werden.
- Bei einfachen Validierungen wird die Aufgabe als abgeschlossen angesehen, sobald ein Benutzer geantwortet hat. Sollte ein weiterer Benutzer antworten wollen, erhält er eine Benachrichtigung, dass die Aufgabe bereits abgeschlossen ist.
- Für mehrfache Validierungen siehe Abschnitt Mehrfach-Validierungen.
Validierungsverantwortliche Benutzergruppen sollten wie Rollen oder Funktionen konzipiert werden und nicht aus mit Namen bezeichneten Personen bestehen. So ist beispielsweise eine Gruppe "Verantwortliche für Kampagnen-Budgets" weitaus pertinenter als "Team Hans Meyer". Des Weiteren wird empfohlen, dass eine Gruppe jeweils mindestens zwei Personen enthält, um im Falle einer Abwesenheit nicht den ganzen Ablauf zu blockieren.
Gültigkeit expirations
Ein Ablauf ist eine spezifische Transition, die für verschiedene Aktivitätstypen (insbesondere Genehmigungen) verwendet wird. Über einen Ablauf können Sie bestimmen, dass nach dem Verstreichen einer bestimmen Zeit, in der keine Antwort eingeht, eine Aktion ausgelöst wird. So können sie mit seiner Hilfe beispielsweise auch den Workflow durchführen oder einer anderen Gruppe eine Genehmigung zuweisen.
Ablauffristen werden im zweiten Tab der Eigenschaften von Validierungsaktivitäten definiert. Es können verschiedene Ablauffristen konfiguriert werden.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um eine neue Ablauffrist zu konfigurieren. Für jede Frist wird eine Transition erstellt. Sie haben die Möglichkeit:
- die vorgeschlagenen Parameter direkt in der Liste zu ändern, indem Sie in die entsprechende Zelle klicken,
- oder das Ablauffenster zu öffnen, indem Sie auf die Schaltfläche Detail… klicken.
Wenn die Option Aufgabe nicht beenden angekreuzt wird, bleibt die Validierung auch nach Ablauf der Frist aktiv. Dies erlaubt beispielsweise den Versand von Erinnerungen mit der Möglichkeit, dass die Benutzer auch mit Verspätung antworten können. Standardmäßig ist diese Option nicht aktiviert, d. h. nach Ablauf der Frist wechselt die Aufgabe in den Status "Abgeschlossen" und die Benutzer können nicht mehr antworten.
Vier verschiedene Arten der Berechnung der Ablauffrist stehen zur Auswahl:
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Nach Beginn der Aufgabe - die Ablauffrist wird ausgehend vom Aktivierungsdatum der Validierung unter Hinzufügung der angegebenen Dauer berechnet;
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Nach einem bestimmten Datum - die Ablauffrist wird ausgehend vom angegebenen Datum unter Hinzufügung der angegebenen Dauer berechnet;
-
Vor einem bestimmten Datum - die Ablauffrist wird ausgehend vom angegebenen Datum unter Abzug der angegebenen Dauer berechnet;
-
Durch ein Script berechnet - die Ablauffrist wird mithilfe eines JavaScripts berechnet.
Das folgende Script berechnet eine Ablauffrist von 24 Stunden vor Start eines Versands (identifiziert durch vars.deliveryId):
code language-none var delivery = nms.delivery.get(vars.deliveryId) var expiration = delivery.scheduling.contactDate var oneDay = 1000*60*60*24 expiration.setTime(expiration.getTime() - oneDay) return expiration
Mehrfach-Validierungen multiple-approval
Bei einer mehrfachen Validierung können alle validierungsverantwortlichen Benutzer antworten. Für jede Antwort wird eine separate Transition aktiviert.
Die Mehrfach-Validierung ist insbesondere für Abstimmungen oder Umfragen geeignet. Es besteht die Möglichkeit, die Antworten zu zählen und nach der definierten Ablauffrist das Ergebnis weiterzuverwenden.
Erforderliche Berechtigungen required-rights
Um auf eine Validierungsanfrage antworten zu können, müssen Benutzer mindestens über die folgenden Berechtigungen verfügen:
- Lesen von Workflows,
- Lesen und Schreiben im Ordner der zu validierenden Aufgaben.
Die Benutzergruppe 'Workflow-Ausführung' verfügt über diese Berechtigungen. Damit ein Benutzer Validierungen vornehmen kann, reicht es somit aus, ihn zu dieser Gruppe hinzuzufügen.