Aufgaben erstellen und verwalten creating-and-managing-tasks

Adobe Campaign ermöglicht die Erstellung von Aufgaben sowie die Verwaltung ihres gesamten Lebenszyklus innerhalb der Anwendung selbst. Die Ausführung von Programmen und Kampagnen kann in Aufgaben unterteilt werden, die Adobe-Campaign-Benutzern oder externen Dienstleistern zugeordnet werden. Dank dieser Funktionsweise ist eine reibungslose Zusammenarbeit aller internen und externen Projektbeteiligten möglich.

Die Aufgaben können in der Aufgabenliste und über das Dashboard einer Kampagne erstellt, angesehen und verfolgt werden. Ansicht und Verfolgung sind darüber hinaus auch in den Marketing-Plan-, Programm- und Kampagnenkalendern möglich.

Aufgaben werden Kampagnen zugeordnet und können von anderen Aufgaben abhängig sein. Jede Aufgabe weist einen Status, eine Priorität, einen geplanten Zeitaufwand sowie eventuell verbundene Kosten auf.

Alle Aufgaben sind in einer Liste gruppiert, auf die über den Tab Kampagnen zugegriffen werden kann. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Zugriff auf Aufgaben.

Sie können auch im Kalender des Programms, dem sie angehören, angezeigt werden.

Zugriff auf Aufgaben accessing-tasks

Aufgaben anzeigen displaying-tasks

Eine Liste der Aufgaben kann über den Tab Kampagnen angezeigt werden.

Hier werden alle Aufgaben des aktuellen Benutzers aufgeführt.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Ausführungsstatus einer Aufgabe und Fortschrittsstatus einer Aufgabe.

Aufgaben filtern filtering-tasks

Die Aufgabenübersicht zeigt automatisch nur die Aufgaben des Benutzers an. Diese Liste kann mithilfe der Felder im oberen Abschnitt des Fensters weiter gefiltert werden.

Aufgaben bearbeiten editing-tasks

Klicken Sie auf eine Aufgabe, um sie zu bearbeiten.

Neue Aufgabe erstellen creating-a-new-task

Um eine Aufgabe zu erstellen, klicken Sie auf den Link Aufgaben im Tab Kampagnen und wählen Sie Erstellen aus.

Der Name der Aufgabe, die Kampagne, der sie zugeordnet ist, sowie ihr Start- und Enddatum müssen angeben werden.

Klicken Sie anschließend auf Speichern, um die Aufgabe zu erstellen.

Aufgaben können zudem über das Dashboard einer Kampagne erstellt werden: In diesem Fall werden sie automatisch der Kampagne zugeordnet, über die sie erstellt wurden.

Nachdem eine Aufgabe erstellt wurde, wird sie zum Kampagnenkalender und zur Aufgabenliste hinzugefügt. Um eine Aufgabe zu bearbeiten, wählen Sie sie aus dem Zeitplan aus oder klicken Sie in der Aufgabenübersicht auf ihren Namen und klicken Sie auf Öffnen -Link.

Geben Sie folgende Parameter an, um sie zu konfigurieren:

Zudem ist es auch möglich, sie um Validierungsverantwortliche (siehe Validierung) und referenzierte Dokumente (siehe Referenzierte Dokumente) zu ergänzen.

Der Lebenszyklus einer Aufgabe wird im Abschnitt Lebenszyklus beschrieben.

Verantwortlicher und Teilnehmer manager-and-participants

Der für eine Aufgabe verantwortliche Benutzer ist als Einziger dazu berechtigt, die Aufgabe zu beenden.

Wenn ein Adobe Campaign-Benutzer eine Aufgabe erstellt, wird diese ihm standardmäßig automatisch zugewiesen. Um einen anderen Operator auszuwählen, verwenden Sie die Zugeordnet zu -Feld.

NOTE
Die Benutzerverwaltung wird in diesem Abschnitt beschrieben.

Neben dem Verantwortlichen können auch andere an der Ausführung der Aufgabe beteiligte Benutzer angegeben werden. Diese können nur den ihnen zugewiesenen Teil der Aufgabe validieren; sie sind nicht dazu berechtigt, sie abzuschließen.

Sie werden mithilfe der Variablen Ressourcen in der Symbolleiste der Aufgabe. Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie die betroffenen Benutzer aus.

Klicken Sie auf Ok und geben Sie die Auslastung an: Diese entspricht dem Arbeitsaufwand des jeweiligen Benutzers während der Aufgabenerfüllung. Die Angabe erfolgt in Prozent und hat lediglich informativen Charakter.

Beispiel: Für eine Aufgabe wird eine Erfüllungsplanung von 10 Tagen festgelegt und einem Benutzer eine Auslastung von 50 % zugewiesen. Der Benutzer wird demnach für eine Dauer von 10 Tagen während der Hälfte seiner Arbeitszeit für die Aufgabenerfüllung eingesetzt.

Zudem ist es möglich, für jeden Benutzer einen geplanten sowie einen realisierten Arbeitsaufwand festzulegen. Diese Angaben dienen ebenfalls nur informativen Zwecken.

Sie können eine Erinnerung festlegen, die den an der Erfüllung der Aufgabe beteiligten Benutzern vor dem Enddatum der Aufgabe automatisch zugeschickt wird.

Das Profil des zugeordneten Adobe-Campaign-Benutzers kann über das Symbol Verknüpftes Element öffnen angesehen werden.

Über das Benutzer-Dashboard kann dessen Arbeitslast, d.h. seine anderen Aufgaben, eingesehen werden.

Validierung reviewers

Neben den Teilnehmern können auch Benutzer definiert werden, die die Aufgabe überprüfen, nachdem sie von der für sie zuständigen Person beendet wurde. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Aufgabenvalidierung aktivieren im unteren linken Bereich des Ressourcen Fenster. Dabei kann es sich um einen einzelnen Benutzer, eine Benutzergruppe oder eine Benutzerliste handeln.

Um eine Benutzerliste zu erstellen, klicken Sie auf den Link Bearbeiten… rechts von dem Feld, in dem der erste Validierungsverantwortliche angegeben wird. Fügen Sie nun so viele zusätzliche Benutzer wie nötig hinzu, wie im folgenden Beispiel:

Im unteren Teil dieses Fensters wird die Validierungsplanung festgelegt. Standardmäßig müssen die validierenden Benutzer die Aufgabe innerhalb von drei Tagen nach ihrem Unterbreitungsdatum validieren. Hierfür kann in der Validierungsplanung eine Erinnerung konfiguriert werden, die den betroffenen Benutzern automatisch vor dem Ablauf der Validierungsfrist zugeschickt wird.

Die für die Aufgaben verantwortliche Person kann die Validierung selbst vornehmen, und zwar sogar dann, wenn andere Benutzende hierfür bestimmt wurden. Wenn keine für die Prüfung verantwortliche Person bestimmt wurde, werden die Benachrichtigungen an die verantwortliche Person der Aufgabe gesendet.  Alle anderen Adobe Campaign-Benutzenden mit Admin-Berechtigungen können die Aufgabe ebenfalls genehmigen. Sie erhalten jedoch keine Benachrichtigungen.

Referenzierte Dokumente documents-referenced

Es ist möglich, einer Aufgabe Dokumente und Marketing-Ressourcen hinzuzufügen (weitere Informationen hierzu finden Sie unter Verwalten von Marketing-Ressourcen). Öffnen Sie dazu die Aufgabe und klicken Sie in der Symbolleiste der Aufgabe auf das Symbol Dokumente.

Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie das Dokument aus, das Sie Ihrer Aufgabe hinzufügen möchten. Gehen Sie für die Marketing-Ressourcen genauso vor.

Die referenzierten Dokumente erscheinen in den an die verschiedenen beteiligten Benutzer gesendeten Benachrichtigungen sowie im Dashboard der Aufgabe.

Planung execution-schedule

Der Gültigkeitszeitraum der Aufgabe wird in den Feldern Beginn und Ende angegeben. Der geplante Zeitaufwand präzisiert die in diesem Zeitraum für die Aufgabe aufzuwendende Arbeitszeit in Stunden oder Tagen.

NOTE
Der Lebenszyklus einer Aufgabe wird im Abschnitt Lebenszyklus beschrieben.

Im Feld Bereits aufgewendete Zeit kann der Fortschritt der Arbeitslast im Vergleich zum geplanten Zeitaufwand manuell aktualisiert werden. Die Angabe erfolgt ebenfalls in Stunden oder Tagen.

Der in Prozent ausgedrückte Fortschritt der Aufgabe wird automatisch aktualisiert, entsprechend den von den beteiligten Benutzern ausgeführten Aufgaben. Er kann auch manuell eingegeben werden.

Der Fortschritt wird im Aufgaben-Dashboard angezeigt.

Die gleiche Information ist auch dem Kampagnen-Dashboard zu entnehmen.

Wenn das Enddatum der Erfüllungsplanung erreicht und die Aufgabe nicht beendet ist, ist die Aufgabe überfällig. Zudem weist eine Warnmeldung die Benutzer auf die Verspätung hin.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Fortschritt einer Aufgabe.

Ausgaben und Einnahmen expenses-and-revenues

Für jede Aufgabe können verbundene Ausgaben und geplante Einnahmen festgelegt werden. Diese werden berechnet und dann in der Kampagne konsolidert, der die Aufgabe zugeordnet ist.

Klicken Sie zur Angabe dieser Informationen auf das Symbol Ausgaben und Einnahmen in der Menüleiste der Aufgabe.

Standardmäßig entspricht das in den Aufgabendetails angezeigte Budget dem der Kampagne, der die Aufgabe zugeordnet ist.

NOTE
Weitere Informationen zu Ausgaben und Budgets finden Sie unter Entstehung, Berechnung und Anrechnung von Kosten.

Im gleichen Fenster besteht die Möglichkeit, zu erfüllende Zielvorgaben festzulegen. Die Zielvorgaben werden in Form von prognostizierten Einnahmen für die Aufgabe ausgedrückt.

Dienstleister service-providers

Auch die Beteiligung externer Dienstleister an der Aufgabenverwaltung kann verzeichnet werden.

Öffnen Sie hierzu die Aufgabeneigenschaften und wählen Sie den entsprechenden Dienstleister aus. Die mit dem Dienstleister verbundenen Kostenkategorien werden automatisch im mittleren Abschnitt des Fensters aufgelistet.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Erstellen eines Dienstleisters und seiner Kostenkategorien.

Wählen Sie die im Zusammenhang mit der Aufgabe anfallenden Kostenkategorien aus. Geben Sie hierzu den Kostentyp an und fügen Sie gegebenenfalls einen zu belastenden Betrag hinzu.

NOTE
Die Verwaltung und Kontrolle von Budgets und Kosten wird im Abschnitt Kosten kontrollieren beschrieben.

Jeder ausgewählte Dienstleister wird im Aufgaben-Dashboard angezeigt.

Überfällige Aufgaben late-tasks

Eine Aufgabe ist überfällig, wenn sie beim Erreichen ihres Enddatums nicht den Status Abgeschlossen hat. Standardmäßig wird kein Benutzer benachrichtigt, wenn eine Aufgabe überfällig ist. Es können jedoch Benachrichtungs-E-Mails konfiguriert werden, auch für Benutzer, die nicht an der Aufgabe beteiligt sind.

Wählen Sie im Fenster Ressourcen den gewünschten Benutzer im Feld Zuweisung aus. Wenn mehrere Benutzer benachrichtigt werden sollen, wählen Sie eine Benutzergruppe.

Erstbenachrichtigungen initial-notifications

Wenn Sie eine Aufgabe erstellen oder verändern, deren Beginn in der Zukunft liegt, bietet Adobe Campaign die Möglichkeit, den Verantwortlichen der Aufgabe zum gegebenen Zeitpunkt per E-Mail zu informieren.

Wenn die Aufgabe, die Sie erstellen, zeitlich weit entfernt liegt, kann der Versand der Benachrichtigungs-E-Mail für einen Zeitpunkt kurz vor dem Beginn der Aufgabe programmiert werden. Wenn die Aufgabe zum Beispiel erst in einem Monat beginnt, können Sie den Verantwortlichen der Aufgabe eine Woche vor dem Beginn benachrichtigen.

Verwenden Sie zur Programmierung dieser E-Mail das Feld Erstbenachrichtigung im Ressourcen-Fenster.

  • Für Aufgaben in Kampagnen sind Datum und Uhrzeit genau festzulegen.
  • Für Aufgaben in Kampagnenvorlagen wird der Benachrichtigungszeitpunkt in Form des zeitlichen Abstands vom Aufgabenbeginn angegeben (wenn Sie beispielsweise 2T im Feld Erstbenachrichtigung eingeben, wird die E-Mail 2 Tage vor Beginn der Aufgabe gesendet).

Auch wenn eine Benachrichtigung programmiert wurde, schlägt Adobe Campaign beim Speichern der Aufgabe vor, sofort eine Benachrichtigung zu senden. Die programmierte Benachrichtigung wird auch beim Nutzen dieses Vorschlags gesendet.

Mit einem Programm verknüpfte Aufgabe task-linked-to-a-program

Aufgaben können auch direkt in einem Programm erstellt werden, um Aktionen zu verwalten, die die globale Organisation und keine bestimmte Kampagne betreffen (beispielsweise eine Besprechung über die nächsten Kampagnen innerhalb eines Programms). Die Aufgaben erscheinen dann im Kalender des Programms.

Um eine direkt mit einem Programm verknüpfte Aufgabe zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie den Programmkalender: Gehen Sie hierzu von der Startseite aus in Kampagnen > Andere Optionen > Programme. Der Programmkalender öffnet sich rechts im Fenster.
  2. Klicken Sie im Kalender auf das gewünschte Programm. Es erscheint ein Fenster mit der Beschreibung des Programms.
  3. Klicken Sie hier auf Öffnen, um den Kalender des Programms zu öffnen.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen rechts über dem Kalender und wählen Sie Aufgabe hinzufügen aus.

Verfügbarkeit der Benutzer operator-availability

Im Aufgaben-Dashboard zeigt ein Symbol neben dem Namen des Benutzers an, dass er während des von der Aufgabe abgedeckten Zeitraums bereits an einer anderen Aufgabe oder einem anderen Ereignis arbeitet. Die Aufgabe, für die der Benutzer verantwortlich ist oder an der er beteiligt ist, wird im Feld Zugeordneter Benutzer oder im Feld Ressourcen der Aufgabe angezeigt.

Aufgabe in einem Workflow task-in-a-workflow

Die Nutzung einer Aufgabe in einem Kampagnenworkflow ermöglicht zwei unterschiedliche Szenarien, abhängig davon, ob die Aufgabe validiert wurde oder nicht.

Die Aufgabe-Aktivität befindet sich im Tab Steuerung der Kampagnenworkflows.

Aufgabenarten types-of-task

Im Zusammenhang mit einer Kampagne können spezifische Aufgaben erstellt werden. Die Art von Aufgabe wird über die Auswahl der Vorlage bestimmt.

Folgende Arten von Aufgaben können geplant werden:

NOTE
Kontrollaufgaben und Gruppierungsaufgaben können nur über das Kampagnen-Dashboard erstellt werden.
Sie werden in der Aufgabenübersicht des ihnen zugeordneten Benutzers angezeigt. Siehe Zugriff auf Aufgaben.

Kontrollaufgaben control-tasks

Kontrollaufgaben sind mit der Validierung eines Versands verbunden. Diese beinhaltet die Zielgruppen-, Inhalts-, Extraktionsdatei-, Budget- und BAT-Validierung.

Die erstellte Aufgabe wird dem Kampagnen-Dashboard hinzugefügt.

Von hier aus kann die Aufgabe konfiguriert und bearbeitet werden.

Aufgaben zur Erstellung von Marketing-Ressourcen marketing-resource-creation-task

Aufgaben zur Erstellung von Marketing-Ressourcen dienen der Erstellung und Veröffentlichung von Marketing-Ressourcen. Wenn eine Ressource über eine Aufgabe und nicht nur über die Ressource selbst verwaltet wird, können Sie:

  • den Erstellungsprozess der Ressource von einer Kampagne aus steuern;
  • den Erstellungsprozess der Ressource in einem Kalender verfolgen;
  • die Erstellungsplanung der Ressource verwalten (Erinnungen, Benachrichtigungen);
  • die mit der Erarbeitung der Ressource verbundenen Kosten erfassen und kontrollieren;
  • die Ressource über die Aufgabe validieren und veröffentlichen (sofern die entsprechende Option aktiviert ist).

Zusammenspiel von Aufgaben und ihnen zugeordneten Ressourcen interaction-between-the-task-and-its-linked-resource

Aufgaben zur Erstellung einer Marketing-Ressource interagieren mit denen ihnen zugeordneten Ressourcen. Dies bedeutet:

  • Die Erarbeitungsplanung einer Ressource und die mit ihr verbundenen Kosten werden über die Aufgabe verwaltet, der sie zugordnet ist.

  • Die Benutzer können wie gewohnt mit der Ressource weiterarbeiten (sie down- und uploaden, sperren und entsperren), ohne dass sich dies auf die Aufgabe auswirkt.

  • Die Validierung und Veröffentlichung der Ressource können über die Aufgabe erfolgen: Wenn die Option Marketing-Ressource veröffentlichen aktiv ist, wird die Ressource mit Abschluss der Aufgabe automatisch validiert und veröffentlicht. Wenn die Option nicht aktiv ist, findet keine Interaktion zwischen Aufgabe und Ressource statt: Die Bearbeitung einer von beiden wirkt sich in keiner Weise auf die andere aus.

    Sie können eine Reihe miteinander verbundener Aufgaben verwenden, um einen vollständigen Validierungszyklus festzulegen. Überprüfen Sie die Option  Marketing-Ressource veröffentlichen nur für die letzte Aufgabe: Alle Aufgaben müssen abgeschlossen sein, damit die Ressource veröffentlicht werden kann. Wenn Sie außerdem eine untergeordnete Marketing-Ressourcenaufgabe erstellen, wird die Ressource automatisch in der untergeordneten Aufgabe ausgewählt.

    • Über die Ressource: Wenn die Ressource validiert oder zur Validierung unterbreitet wird, hat dies keinerlei Auswirkung auf die Aufgabe.
    • Über die Aufgabe: Wenn die Option Marketing-Ressource veröffentlichen in der Aufgabe aktiviert wird, wird die Ressource bei Abschluss der Aufgabe automatisch validiert und veröffentlicht (siehe unten). Wenn die Option nicht aktiviert ist, findet keine Interaktion zwischen Aufgabe und Ressource statt: Die Bearbeitung einer von beiden wirkt sich in keiner Weise auf die andere aus.

Aufgabe zur Erstellung einer Marketing-Ressource konfigurieren configuring-a-marketing-resource-creation-task

Die Prüfung der Aufgabe und die des Inhalts der Ressource müssen nicht durch die gleiche Person erfolgen.  Wenn die Option Marketing-Ressource veröffentlichen aktiviert wurde (siehe unten), ist die Prüferin bzw. der Prüfer der Aufgabe berechtigt, den Inhalt der Ressource zu validieren, da beim Abschluss der Aufgabe die Ressource automatisch validiert wird. Wenn keine Prüferin und kein Prüfer bestimmt ist, fällt die Validierung der verantwortlichen Person der Aufgabe zu.

Bestimmen Sie im Feld Marketing-Ressource die Ressource, die Sie über die jeweilige Aufgabe verwalten möchten. Sie haben die Möglichkeit:

  • eine bereits existierende Ressource auszuwählen. Die Dropdown-Liste schlägt alle Ressourcen mit dem Status In Bearbeitung vor.
  • eine Ressource zu erstellen. Klicken Sie hierzu auf das Symbol Verknüpftes Element auswählen und anschließend auf das Symbol Erstellen.

Die Option Marketing-Ressource veröffentlichen ermöglicht die automatische Veröffentlichung einer Ressource: Wenn die Aufgabe Abgeschlossen ist, ändert sich der Status der Ressource automatisch in Veröffentlicht, auch wenn diese weder validiert noch zur Validierung unterbreitet wurde. Dies gilt auch dann, wenn der Validierer der Aufgabe nicht dem Validierer des Ressourceninhalts entspricht.

Die Schaltfläche Ressource veröffentlichen ist verfügbar und der Validierer für die Veröffentlichung der Ressource erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail, die ihn darüber informiert, dass die Ressource zur Veröffentlichung bereit ist. Auf der Registerkarte Bearbeiten > Tracking werden die Überprüfung und Veröffentlichung durch den Aufgabenvalidierer angezeigt. Wenn ein Nachbearbeitungs-Workflow für Ressourcen definiert wurde, wird er jetzt ausgeführt.

Gruppenaufgabe grouping-task

Gruppierungsaufgaben ermöglichen es, die Verwaltung des Fortschritts und der Validierung verschiedener Aufgaben zu synchronisieren.

Gruppierungsaufgaben haben weder Ausgaben noch mit ihnen verbundene Ressourcen.

Im Dashboard einer Gruppierungsaufgabe können alle in ihr zusammengefassten Aufgaben eingesehen werden. Diese können nach Bedarf gefiltert werden.

Gruppierungsaufgaben verfügen über einen Link, der die Erstellung von enthaltenen Aufgaben erleichtert.

Um innerhalb einer Gruppierungsaufgabe direkt weitere Aufgaben zu erstellen, klicken Sie im Kampagnen-Dashboard auf die Schaltfläche Aufgabe hinzufügen.

Eine bereits erstellte Aufgabe kann einer Gruppierungsaufgabe über das Feld Gruppiert mit im Fenster Eigenschaften der zu gruppierenden Aufgabe zugeordnet werden.

Benachrichtigungsaufgaben notification-task

Benachrichtigungsaufgaben ermöglichen es, den Versand von E-Mails (an Benutzer, Benutzergruppen, Dienstleister usw.) zu konfigurieren. Es können zum Beispiel E-Mails konfiguriert werden, die eine Person an den bevorstehenden Abschluss einer Kampagne erinnern. Auch Dokumente können vor dem Beginn einer Kampagne zu ihrer Vorbereitung durch die Benutzer versandt werden. Auf diese Weise wird der Informationsaustausch in der entsprechenden Kampagne oder im Programm protokolliert und Sie erhalten eine vollständige Übersicht über ausgeführte Aktionen.

Lebenszyklus life-cycle

Benachrichtigungsaufgaben erfordern keine Validierung. Ihr Zyklus ist daher einfacher als der einer Standardaufgabe:

Eine Benachrichtigungsaufgabe kann folgende Status haben:

  • Geplant, wenn die E-Mail noch nicht versandt wurde;
  • Gestartet, wenn die E-Mail versandt, das Enddatum jedoch noch nicht erreicht ist;
  • Abgeschlossen, wenn das Enddatum erreicht ist.

Konfiguration configuration

Bei der Erstellung müssen folgende Elemente der Aufgabe erfasst werden:

  • Zugeordneter Benutzer: Es handelt sich um den Benutzer bzw. die Benutzergruppe, die die E-Mail erhält. Wenn die Aufgabe nach dem Versand neu zugeordnet wird, wird die E-Mail nicht mehr an den neu zugeordneten Benutzer versandt (hierzu muss die Aufgabe zurückgesetzt und ihr Beginn angepasst werden).

  • Beginn der Aufgabe: Es handelt sich um das Datum, an dem die Benachrichtigungs-E-Mail versandt wird. Dieses Datum muss zum Zeitpunkt der Aufgabenspeicherung zwingend in der Zukunft liegen.

  • Ende der Aufgabe: Es handelt sich um das Datum, an dem die Aufgabe den Status Abgeschlossen annimmt. Standardmäßig entspricht dieses Datum dem Beginn. Die Angabe einer längeren Dauer ermöglicht es gegebenenfalls, in der Planung die Zeit zu symbolisieren, über die der Benutzer zur Bearbeitung verfügt.

  • Beschreibung: Der hier eingegebene Text erscheint im Body der Benachrichtigungs-E-Mail.

Sie können der Aufgabe und der Benachrichtigungs-E-Mail einen Anhang hinzufügen. Klicken Sie hierzu auf das Symbol Dokumente in der Symbolleiste in der rechten oberen Ecke.

Lebenszyklus life-cycle-1

Mit der Schaltfläche Eigenschaften in den Aufgaben können Sie die Verknüpfungen zwischen Aufgaben in einer Kampagne definieren. Sie können Aufgaben mithilfe einer Gruppenaufgabe in Unteraufgaben aufteilen (siehe Gruppierung von Aufgaben) oder Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben definieren (siehe Abhängigkeit von Aufgaben).

Gruppierung von Aufgaben linked-tasks

Verwenden Sie das Feld Verknüpfte Aufgabe, um Aufgaben einer Gruppierungsaufgabe zuzuordnen. Siehe Aufgabenarten.

Im folgenden Beispiel wird die Validierung der Zielgruppenbestimmung in vier Unteraufgaben aufgeteilt.

Jede Unteraufgabe ist eine Standardaufgabe, die mit der Hauptaufgabe verknüpft ist.

Gruppenaufgaben grouping-tasks

Verwenden Sie das Feld Abhängig von, um die Erfüllung einer Aufgabe von der einer anderen abhängig zu machen.

Die Abhängigkeit zwischen den Aufgaben wird mithilfe von Pfeilen im Kampagnen-Dashboard dargestellt.

Bei gruppierten Aufgaben weist Adobe Campaign der untergeordneten Aufgabe automatisch das Enddatum der übergeordneten Aufgabe als Startdatum zu. Wenn beispielsweise eine Aufgabe Einladung erstellen am 15. Oktober um 15:30 Uhr endet, beginnt die untergeordnete Aufgabe Einladung per E-Mail senden am 15. Oktober um 15:30 Uhr.

Wenn Sie das Ende einer übergeordneten Aufgabe verschieben, werden bestimmte ihrer untergeordneten Aufgaben dadurch ebenfalls verschoben: Es handelt sich hierbei um untergeordnete Aufgaben mit dem Status Geplant, deren Beginndatum vor dem neuen Enddatum der übergeordneten Aufgabe liegt. Die Dauer der untergeordneten Aufgabe bleibt gleich. Wenn das Beginndatum einer untergeordneten Aufgabe nach dem neuen Enddatum der übergeordneten Aufabe liegt, wird die untergeordnete Aufgabe nicht verschoben.

Beispiel

Eine übergeordnete Aufgabe, deren Ende für den 9. Oktober um 17 Uhr geplant ist, hat zwei Unteraufgaben: Aufgabe A und Aufgabe B. Der Beginn von Aufgabe A ist für den 10. Oktober um 14 Uhr, der von Aufgabe B für den 12. Oktober um 8 Uhr geplant.

Nun wird das Ende der übergeordneten Aufgabe auf den 11. Oktober um 13 Uhr verschoben. Dadurch verschiebt sich nur der Beginn von Aufgabe A auf den 11. Oktober um 13 Uhr.

Ausführungsstatus einer Aufgabe execution-status-of-a-task

Der Status einer Aufgabe kann in der Aufgabenübersicht eingesehen werden. Er wird jeden Tag automatisch enstprechend der ausgeführten Benutzeraktionen aktualisiert.

Eine Aufgabe kann folgende Status haben: Geplant, Gestartet, Abgeschlossen, Abgebrochen, Validierung ausstehend und Abgelehnt.

  • Bei ihrer Erstellung ist eine Aufgabe Geplant, sofern ihr Beginn in der Zukunft liegt. Nach der Erstellung behält sie diesen Status, bis der Zeitpunkt ihres Beginns erreicht ist.
  • Nach dem Start ist die Aufgabe In Bearbeitung. Wenn die verantwortliche Person die Aufgabe schließt, ändert sie sich zu Abgeschlossen.
  • Wurde eine Prüferin oder ein Prüfer bestimmt, erhält die Aufgabe den Status Validierung ausstehend, sobald sie von der verantwortlichen Person geschlossen wird und bis sie durch die Prüferin bzw. den Prüfer validiert wird. Wenn die Prüferin bzw. der Prüfer die Aufgabe ablehnt, hat sie den Status  Abgelehnt.
  • Eine Aufgabe kann von ihrem Verantwortlichen über das Aufgaben-Dashboard oder die Aufgabenübersicht durch Klick auf die Schaltfläche Abbrechen abgebrochen werden.
  • Geben Sie zur Aufgabenplanung einen Beginn an, der in der Zukunft liegt. Daraufhin können Sie den an der Aufgabe beteiligten Adobe Campaign-Benutzern eine Erstbenachrichtigung schicken. Siehe Vollständiger Lebenszyklus einer Aufgabe.
NOTE
  • Der Status der Aufgabe wird automatisch aktualisiert.
  • Eine Aufgabe, die nicht von ihrem Verantwortlichen geschlossen wurde, erscheint auch nach Ablauf ihres Gültigkeitszeitraums in den laufenden Aufgaben. In diesem Fall informiert ein Warnhinweis die Benutzer darüber, dass die Aufgabe überfällig ist.

Fortschritt einer Aufgabe progress-status-of-a-task

Folgende Fortschrittstatus geben neben dem Ausführungsstatus Auskunft über den Stand der Aufgabe: Überfällig, Zu validieren, Heute zu erledigen und Diese Woche zu erledigen. Diese Informationen werden automatisch entsprechend der Erfüllungsplanung der Aufgabe angegeben.

Sie können die Liste der Aufgaben nach Erfüllungs- oder Fortschrittstatus filtern.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Zugriff auf Aufgaben.

Vollständiger Lebenszyklus einer Aufgabe complete-task-life-cycle

Im Folgenden werden die Etappen des vollständigen Zyklus einer Aufgabe dargestellt, für die der Verantwortliche beteiligte und validerende Benutzer festgelegt hat.

  1. Die verantwortliche Person erstellt die Aufgabe und gibt die verschiedenen Felder ein. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Neue Aufgabe erstellen.

    Bei Erstellung und Änderung einer in der Zukunft geplanten Aufgabe (das Beginndatum der Aufgabe darf noch nicht erreicht sein) können der Verantwortliche sowie alle Beteiligten per E-Mail über die Planung einer neuen Aufgabe informiert werden.

    Um diese Erstbenachrichtigung zu versenden, klicken Sie auf Ja. Diese Benachrichtigung enthält Details über die nächste Aufgabe, ihren Inhalt sowie die Anzahl an für ihre Erfüllung verbleibenden Tagen.

    Eine in der Zukunft geplante Aufgabe erhält bei ihrer Erstellung den Status Geplant.

  2. Wenn der Zeitpunkt des Aufgabenbeginns erreicht ist, werden die verantwortliche Person und die Beteiligten mit einer E-Mail hiervon in Kenntnis gesetzt.  Der Status ändert sich in In Bearbeitung.

  3. Wenn ein Beteiligter seinen Teil der Aufgabe abgeschlossen hat, kann er die Aufgabe auf zweierlei Weisen erfüllen:

    • über die Benachrichtigungs-E-Mail;

    • im Dashboard der Aufgabe über die Konsole oder die Web-Schnittstelle.

  4. Jedes Mal, wenn eine Teilnehmerin bzw. ein Teilnehmer einen Vorgang genehmigt, wird der Fortschrittsstatus der Aufgabe aktualisiert.

  5. Der validierende Benutzer wird jedes Mal per E-Mail benachrichtigt, wenn ein Benutzer einen dem validierenden Benutzer zugewiesenen Abschnitt fertigstellt.

    Er kann den Fortschritt der Aufgabe im Aufgaben-Dashboard verfolgen.

  6. Wenn der Verantwortliche die Aufgabe als abgeschlossen erachtet, kann er sie entweder über die Benachrichtigungs-E-Mail,die er zu Beginn der Aufgabe erhalten hat, über die Konsole oder über die Webschnittstelle beenden.

    note note
    NOTE
    Der Verantwortliche kann die Aufgabe jederzeit beenden, auch wenn noch nicht alle Beteiligten ihre Aufgabenteil erfüllt haben. Der Fortschritt wird dann automatisch auf 100 % gesetzt.
  7. Die Aufgabe erhält damit den Status Zu validieren und der Validierer wird benachrichtigt.

    Dieser validiert die Aufgabe über die Benachrichtigungs-E-Mail, die Konsole oder die Webschnittstelle.

    Er kann das Kampagnen-Dashboard zur Validierung nutzen:

    Er kann die Aufgabe auch direkt über deren Validierungsschaltfläche validieren:

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    NOTE
    Die Aufgabe erhält den Status Zu validieren nur, wenn die Option Aufgabenvalidierung aktivieren im Ressourcen-Fenster der Aufgabe aktiviert wurde.
    Wenn der Validierer die Aufgabe ablehnt, wird ihr Status zu Abgelehnt und der Aufgabenzyklus beginnt automatisch von vorn.
  8. Der Aufgabenstatus wechselt daraufhin zu Abgeschlossen. Alle involvierten Benutzer erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail.

    note note
    NOTE
    Nach Abschluss einer Aufgabe kann ihr Lebenszyklus von der verantwortlichen Person neu initialisiert werden. Öffnen Sie hierzu die Aufgabe und klicken Sie auf den Link Aufgabe zurücksetzen, um sie erneut auszuführen… unten im Dashboard.
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