Verwaltung von Rechtsverträgen

Die Digitalisierung bringt Herausforderungen mit sich. Die meisten Unternehmen verfügen heute über eine Vielzahl von Rechtsverträge dass sie von verschiedenen Parteien erstellt, bearbeitet, genehmigt und unterzeichnet haben müssen. Diese Verträge erfordern häufig individuelle Anpassungen und ein einzigartiges Branding. Unternehmen müssen sie möglicherweise auch in einem geschützten Format speichern, sobald sie signiert wurden, um sie zu schützen. Um all diese Aufgaben zu erledigen, benötigen sie eine robuste Lösung zur Dokumentenerstellung und -verwaltung.

Viele Lösungen bieten eine gewisse Dokumentenerstellung, können aber keine Dateneingaben und bedingte Logik anpassen, wie z. B. Klauseln, die nur für bestimmte Szenarien gelten. Die manuelle Aktualisierung der Rechtsvorlagen eines Unternehmens ist eine Herausforderung und fehleranfällig, da diese Dokumente immer umfangreicher werden. Die Notwendigkeit, diese Prozesse zu automatisieren, ist beträchtlich.

Lernziel.

In diesem praktischen Tutorial lernen Sie die Funktionen von Adobe Acrobat Services API bei der Generierung benutzerdefinierter Eingabefelder in Dokumenten. Erfahren Sie außerdem, wie Sie diese generierten Dokumente ganz einfach in ein geschütztes portables Dokumentformat (PDF) konvertieren können, um Datenmanipulation zu verhindern.

In diesem Tutorial lernen Sie, wie Verträge in PDF umgewandelt werden. Um die Schritte effektiv nachzuvollziehen, Microsoft Word und Node.js sollte auf Ihrem PC installiert sein. Grundkenntnisse der Dateien Node.js und ES6-Syntax wird ebenfalls empfohlen.

Relevante APIs und Ressourcen

Erstellen von Vorlagendokumenten

Sie können Rechtsdokumente mit der Microsoft Word-Anwendung oder durch Herunterladen der Adobe Word-Beispielvorlagen. Trotzdem ist es nicht einfach, die Eingaben anzupassen und diese Dokumente digital zu signieren, ohne einige Hilfswerkzeuge wie Adobe-Add-In zum Generieren von Dokumenten für Microsoft Word.

Der Tagger für die Dokumentgenerierung ist ein Microsoft Word-Add-in, das die Anpassung von Dokumenten mithilfe von Tags erleichtert. Es ermöglicht die Erstellung dynamischer Felder in Dokumentvorlagen, die mithilfe von JSON-Daten dynamisch ausgefüllt werden.

Um die Verwendung von Tagger für die Dokumentenerzeugung zu veranschaulichen, installieren Sie dieses Add-In und erstellen Sie dann ein JSON-Datenmodell, das beim Tagging eines einfachen Rechtsvertragsdokuments verwendet wird.

Installieren Sie den Tagger für die Dokumentgenerierung in Word, indem Sie auf das Symbol Einfügen und klicken Sie dann in der Gruppe Add-ins auf Meine Add-ins. Suchen Sie im Office-Add-In-Menü nach "Generierung von Adobe-Dokumenten" und klicken Sie dann auf Hinzufügen und folgen Sie dem Vorgang. Sie können diese Schritte in der obigen Bildschirmaufnahme sehen.

Erstellen Sie nach der Installation des Add-Ins Dokumentenerzeugung-Tagger für Word ein einfaches JSON-Datenmodell, um das rechtliche Dokument mit Tags zu versehen.

Um fortzufahren, öffnen Sie einen beliebigen Editor Ihrer Wahl, erstellen Sie eine Datei namens Agreement.json und fügen Sie den Codeausschnitt unten in die von Ihnen erstellte JSON-Datei ein.

{
"Agreement": {
"Date": "1/24/2021",
"Prime Contractor Name": "Ogbonna Vitalis Corp",
"Prime State": "Lagos",
"Address": "Maryland Ave, Lagos State, Ng",
"Sub Contractor Name": "Vivvaa Soln",
"Sub Contractor State": "California",
"Sub Contractor Address": "Molusi Avenue, Dallas Texas, CA",
"Agreement Date": "1/24/2021",
"Length": 5
}
}

Importieren Sie das JSON-Dokument nach dem Speichern in das Add-In "Dokumentenerzeugung - Tagger". Dokument importieren, indem Sie auf Dokumenterstellung in der Gruppe "Adobe" oben rechts auf dem Word-Bildschirm, wie in der Bildschirmaufnahme unten gezeigt.

Daraufhin wird ein Video als Anleitung angezeigt. Sie können es sich ansehen oder direkt zum Tag-Feld wechseln, indem Sie auf Erste Schritte. Nach dem Klicken Erste Schritte wird ein Upload-Formular angezeigt. Klicken JSON-Datei hochladen und wählen Sie die JSON-Datei aus, die Sie gerade erstellt haben. Wenn der Import abgeschlossen ist, klicken Sie auf Tag generieren , um die Tags zu generieren.

Nach dem Importieren und Generieren von Tags können Sie diese Tags zu Ihrem Dokument hinzufügen. Platzieren Sie den Cursor zum Hinzufügen an der Stelle, an der das Tag angezeigt werden soll. Wählen Sie dann ein Tag aus der API für die Dokumenterstellung aus und klicken Sie auf Text einfügen. Die Bildschirmaufnahme unten beschreibt dieses Verfahren.

Neben den grundlegenden Tags, die mit dem importierten JSON-Datenmodell erstellt wurden, können Sie auch erweiterte Funktionen für weitere Optionen verwenden, z. B. Bilder, bedingte Logik, Berechnungen, sich wiederholende Elemente und bedingte Ausdrücke. Sie können auf diese Funktionen zugreifen, indem Sie auf Erweitert im Fenster Tagger für die Dokumentgenerierung . Sie können dies in der Bildschirmaufnahme unten sehen.

Diese erweiterten Funktionen unterscheiden sich nicht von den grundlegenden Tags. Um bedingte Logik einzubeziehen, wählen Sie den Teil des Dokuments aus, der ausgefüllt werden soll. Konfigurieren Sie dann die Regel, die das Einfügen des Tags bestimmt.

Zur weiteren Veranschaulichung, z. B. in der Vereinbarung, gibt es einen Abschnitt, den Sie nur bedingt einbeziehen möchten. Wählen Sie im Feld Inhaltstyp auswählen die Option Abschnitt. Wählen Sie im Feld Datensätze auswählen die Option aus, die bestimmt, ob der bedingte Abschnitt angezeigt wird. Wählen Sie den gewünschten bedingten Operator aus und legen Sie im Feld Wert den Wert fest, auf den Sie testen. Klicken Sie anschließend auf Bedingung einfügen. Die Bildschirmaufnahme unten veranschaulicht diesen Vorgang.

Wählen Sie bei Berechnungen entweder "Arithmetik" oder "Aggregation" aus und geben Sie dann den ersten Datensatz, den Operator und den zweiten Datensatz an, der basierend auf den verfügbaren Vorlagen-Tags verwendet werden soll. Klicken Sie anschließend auf Berechnung einfügen.

Rechtsverträge bedürfen außerdem häufig der Unterschrift der beteiligten Parteien. Sie können eine E-Signatur mithilfe von Adobe Sign-Text-Tags einfügen, die sich direkt unter dem Abschnitt "Numerische Berechnungen" befinden. Um die E-Signatur einzuschließen, müssen Sie die Anzahl der Empfänger angeben, wählen Sie Unterzeichner und den Feldtyp aus den Dropdown-Listen entsprechend an. Klicken Sie abschließend auf Adobe Sign-Text-Tag einfügen , um den Vorgang abzuschließen.

Speichern Sie rechtliche Dokumente in einem geschützten Format, um die Datenintegrität zu gewährleisten. Mit Acrobat Services APIs können Sie Dokumente schnell in das PDF-Format umwandeln. Sie können eine einfache Express-Anwendung Node.js erstellen, die Dokumentgenerierungs-API darin integrieren und diese einfache Anwendung verwenden, um Ihr getaggtes Dokument vom Word- in das PDF-Format zu konvertieren.

Projekteinrichtung

Richten Sie zunächst die Ordnerstruktur für die Anwendung Node.js ein. Rufen Sie in diesem Beispiel diese einfache Anwendung AdobeLegalContractAPI auf. Sie können den Quellcode abrufen hier.

Verzeichnisstruktur

Erstellen Sie einen Ordner mit dem Namen AdobeLegalContractAPI und öffnen Sie ihn in einem Editor Ihrer Wahl. Erstellen Sie eine einfache Anwendung "Node.js" mit dem npm init mit der folgenden Ordnerstruktur an:

###Directory Structure
AdobeLegalContractAPI
-----config
----------default.json
-----controllers
----------createPDFController.js
----------previewController.js
-----models
----------document.js
-----routes
----------web.js
-----services
-----------upload.js
-----uploads
-----views
-----index.js

Oben sehen Sie eine einfache Anwendungsstruktur "Node.js" für Ihre Anwendung. Fahren Sie nun mit der Installation der notwendigen npm-Pakete fort.

Paketinstallation

Installieren Sie die erforderlichen Pakete mithilfe des Befehls npm install, wie im folgenden Codefragment gezeigt:

npm install express body-parser morgan multer hbs path config mongoose

Stellen Sie nach der Installation der Pakete sicher, dass der Inhalt der Datei package.json dem folgenden Codefragment ähnelt:

###package.json
{
"name": "adobelegalcontractapi",
"version": "1.0.0",
"description": "",
"main": "index.js",
"directories": {
"test": "test"
},
"dependencies": {
"body-parser": "^1.19.0",
"config": "^3.3.6",
"express": "^4.17.1",
"hbs": "^4.1.1",
"mongoose": "^5.12.1",
"morgan": "^1.10.0",
"multer": "^1.4.2",
"path": "^0.12.7"
},
"devDependencies": {},
"scripts": {
"start": "node index.js"
},
"repository": {
"type": "git",
"url": "https://github.com/agavitalis/adobe_legal_contracts.git"
},
"author": "Ogbonna Vitalis",
"license": "ISC",
"bugs": {
"url": "https://github.com/agavitalis/adobe_legal_contracts/issues"
},
"homepage": "https://github.com/agavitalis/adobe_legal_contracts#readme"
}

In diesen Codefragmenten haben Sie die Anwendungsabhängigkeiten installiert, einschließlich des Handlebars-Vorlagenmoduls für die Ansicht.

In diesem Tutorial liegt der Schwerpunkt auf der Verwendung von Acrobat Services API , um Dokumente in PDF zu konvertieren. Daher gibt es keinen schrittweisen Prozess zum Erstellen dieser Anwendung "Node.js". Sie können jedoch den vollständigen funktionierenden Anwendungscode Node.js abrufen unter GitHub.

Integrieren Adobe Acrobat Services APIs in einer Node.js-Anwendung

Adobe Acrobat Services APIs sind Cloud-basierte, zuverlässige Services für die nahtlose Bearbeitung von Dokumenten. Es bietet drei APIs:

Sie benötigen Anmeldeinformationen, um Acrobat Services APIs (nicht identisch mit den Anmeldedaten für die PDF Embed-API). Wenn Sie keine gültigen Anmeldeinformationen haben, registrieren und schließen Sie den Arbeitsablauf ab, wie in der Bildschirmaufnahme unten dargestellt. Genießen Sie ein sechs Monate kostenlos, dann pay as you go, nur $0.05 pro Dokumenttransaktion.

Sobald der Anmeldevorgang abgeschlossen ist, wird automatisch ein Codebeispiel auf Ihren PC heruntergeladen, das Ihnen den Einstieg erleichtern soll. Sie können dieses Codebeispiel extrahieren und die Schritte nachvollziehen. Vergessen Sie nicht, die Dateien pdftools-api-credentials.json und private.key aus dem extrahierten Codebeispiel in das Stammverzeichnis des Node.js-Projekts zu kopieren. Die Anmeldeinformationen sind erforderlich, bevor Sie Acrobat Services API-Endpunkte. Sie können auch SDK-Beispiele mit Ihren personalisierten Anmeldedaten herunterladen, sodass Sie den Schlüssel im Beispielcode nicht aktualisieren müssen.

Installieren Sie jetzt das Adobe PDF Services Node SDK, indem Sie den Befehl npm install \--save @adobe/documentservices-pdftools-node-sdk mit dem Terminal im Stammverzeichnis der Anwendung. Nach erfolgreicher Installation können Sie mit Acrobat Services APIs zum Bearbeiten von Dokumenten in Ihrer Anwendung.

Erstellen eines PDF-Dokuments

Acrobat Services APIs unterstützen die Erstellung von PDF aus Microsoft Office-Dokumenten (Word, Excel und PowerPoint) und anderen Unterstützte Dateiformate wie .txt, .rtf, .bmp, .jpeg, .gif, .tiff und .png. Mit Acrobat Service-APIs können Sie Rechtsverträge ganz einfach aus jedem anderen Dateiformat in PDF konvertieren.

Die Adobe Document Generation API ermöglicht die Konvertierung in eine Word-Datei oder auf eine PDF. Sie können z. B. eine Word-Vorlage verwenden, um einen Vertrag zu generieren, einschließlich des Redlinings, um bearbeiteten Text zu markieren. Konvertieren Sie es dann auf eine PDF und verwenden Sie die PDF Services API, um das Dokument mit einem Kennwort zu schützen, zum Unterschreiben zu senden und vieles mehr.

Um die Erstellung von PDF-Dokumenten aus den verfügbaren unterstützten Dateiformaten zu implementieren, gibt es ein Formular zum Hochladen eines Dokuments für die Transformation mit Acrobat Services.

Das erstellte Upload-Formular wird in der Bildschirmaufnahme unten angezeigt, und Sie können auf die HTML- und CSS-Dateien unter " GitHub.

Fügen Sie nun die folgenden Codefragmente zur Datei "controller /createPDFController.js" hinzu. Dieser Code ruft das hochgeladene Dokument ab und wandelt es in PDF um. Acrobat Services speichert die hochgeladene Originaldatei und die transformierte Datei in verschiedenen Ordnern.

###controllers/createPDFController.js
const PDFToolsSdk = require('@adobe/documentservices-pdftools-node-sdk');
const Document = require('../models/document');
/*
* GET / route to show the createPDF form.
*/
function createPDF(req, res) {
//catch any response on the url
let response = req.query.response
res.render('index', { response })
}
/*
* POST /createPDF to create a new PDF File.
*/
function createPDFPost(req, res) {
let filePath = req.file.path;
let fileName = req.file.filename;
try {
// Initial setup, create credentials instance.
const credentials = PDFToolsSdk.Credentials
.serviceAccountCredentialsBuilder()
.fromFile("pdftools-api-credentials.json")
.build();
// Create an ExecutionContext using credentials and create a new operation instance.
const executionContext = PDFToolsSdk.ExecutionContext.create(credentials),
createPdfOperation = PDFToolsSdk.CreatePDF.Operation.createNew();
// Set operation input from a source file.
const input = PDFToolsSdk.FileRef.createFromLocalFile(filePath);
createPdfOperation.setInput(input);
// Execute the operation and Save the result to the specified location.
createPdfOperation.execute(executionContext)
.then(async(result) => {
let newFileName = `createPDFFromDOCX-${Math.random() * 171}.pdf`
let newFilePath = require('path').resolve('./') + `\\output\\${newFileName}`
await result.saveAsFile(`views/output/${newFileName}`)
//Creates a new document
let newDocument = new Document({
documentName: newFileName,
url: newFilePath
});
//Save it into the DB.
newDocument.save((err, docs) => {
if (err) {
res.send(err);
}
else {
res.redirect('/?response=PDF Successfully created')
}
});
})
.catch(err => {
if (err instanceof PDFToolsSdk.Error.ServiceApiError
|| err instanceof PDFToolsSdk.Error.ServiceUsageError) {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
} else {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
}
});
} catch (err) {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
}
}
//export all the functions
module.exports = { createPDF, createPDFPost };

Der obige Codeausschnitt erforderte das Dokumentmodell und Acrobat Services Knoten-SDK, das Sie zuvor installiert haben. Es gibt zwei Funktionen:

Die Funktionen speichern die transformierten PDF-Dokumente im Views/Output Verzeichnis, wo Sie sie auf Ihren PC herunterladen können.

Sie können die transformierte PDF-Datei auch mithilfe der kostenlosen PDF Embed-API in der Vorschau anzeigen. Mit der PDF Embed-API können Sie Anmeldeinformationen für die Adobe generieren hier (anders als Ihre Acrobat Services Anmeldeinformationen) und registrieren Sie zulässige Domänen, um auf die API zuzugreifen. Führen Sie den Vorgang aus und generieren Sie die PDF Embed-API-Zugangsberechtigungen für Ihre Anwendung. Sie können sich auch die Demo ansehen hier, von dem aus Sie ganz einfach Codes generieren können, um schnell loszulegen.

Erstellen Sie in der Anwendung die Dateien list.hbs und preview.hbs im Ansichtsordner der Anwendung und fügen Sie den folgenden Codeausschnitt in die Dateien list.hbs bzw. preview.hbs ein.

###views/list.hbs
<!DOCTYPE html>
<html lang="en">
<head>
<title>Adobe Legal Contract</title>
<!-- Meta tags -->
<meta charset="UTF-8">
<meta name="viewport" content="width=device-width,
initial-scale=1.0">
<meta http-equiv="X-UA-Compatible" content="ie=edge">
<!-- //Meta tags -->
<link
href=".min.css" rel="stylesheet" integrity="sha384-eOJMYsd53ii+scO/
bJGFsiCZc+5NDVN2yr8+0RDqr0Ql0h+rP48ckxlpbzKgwra6" crossorigin="anonymous">
<link rel="stylesheet" href="css/style.css" type="text/css"
media="all" /><!-- Style-CSS -->
<link href="css/font-awesome.css" rel="stylesheet" /><!--
font-awesome-icons -->
</head>
<body>
<section>
<div class="form-36-mian section-gap">
<div class="wrapper">
<div class="container">
<div class="row">
{{#each documents}}
<div class="col-md-4 mb-2">
<div class="card" style="width:
18rem;">
<img class="card-img-top"
src="./images/pdf.png"
alt="Card image cap">
<div class="card-body">
<h5
class="card-title">{{documentName}}</h5>
<a
href="/downloadPDF/{{_id}}" class="btn btn-primary"><i class="fa
fa-download" aria-hidden="true"></i> Download</a>
<a
href="/previewPDF/{{_id}}" class="btn btn-info"><i class="fa fa-eye"
aria-hidden="true"></i> Preview</a>
</div>
</div>
</div>
{{/each}}
</div>
</div>
<!-- copyright -->
<div class="copy-right">
<p>(c) 2021 Vitalis</p>
</div>
<!-- //copyright -->
</div>
</div>
</section>
</body>
</html>
###views/preview.hbs
<!DOCTYPE html>
<html lang="en">
<head>
<title>Adobe Acrobat Services PDF Embed API</title>
<meta charset="utf-8" />
<meta http-equiv="X-UA-Compatible" content="IE=edge,chrome=1" />
<meta id="viewport" name="viewport" content="width=device-width,
initial-scale=1" />
</head>
<body style="margin: 0px">
<input type="hidden" id="pdfDocumentName"
value={{document.documentName}} />
<input type="hidden" id="pdfDocumentUrl" value={{document.url}} />
<div id="adobe-dc-view"></div>
<script
src="https://documentcloud.adobe.com/view-sdk/main.js"></script>
<script type="text/javascript">
let pdfDocumentName =
document.getElementById("pdfDocumentName").value;
let pdfDocumentUrl =
document.getElementById("pdfDocumentUrl").value;
document.addEventListener("adobe_dc_view_sdk.ready", function
() {
var adobeDCView = new AdobeDC.View({ clientId:
"XXXXXXXXXXXXXXXX", divId: "adobe-dc-view" });
adobeDCView.previewFile({
content: { location: { url:
`http://localhost:5000/output/${pdfDocumentName}` } },
metaData: { fileName: pdfDocumentName }
}, {});
});
</script>
</body>
</html>

Erstellen Sie außerdem eine controller/previewController.js und fügen Sie die folgenden Codefragmente ein.

const Document = require('../models/document');
/*
* GET /listFiles route to show PDF file lists.
*/
async function listFiles(req, res) {
let documents = await Document.find({});
res.render('lists', { documents })
}
/*
* GET /previewPDF route to show PDF file in AdobeEmbedAPI.
*/
async function previewPDF(req, res) {
//catch any response on the url
let documentId = req.params.documentId
let document = await Document.findOne({_id:documentId});
res.render('preview', { document })
}
/*
* GET /downloadPDF To Download PDF Documents.
*/
async function downloadPDF(req, res) {
let documentId = req.params.documentId
let document = await Document.findOne({_id:documentId});
res.download(document.url);
}
//export all the functions
module.exports = {listFiles, previewPDF, downloadPDF };

In der Controller-Datei oben gibt es drei Funktionen: listFiles, previewPDF und downloadPDF. Die Funktion listFiles listet alle bisher mit Acrobat Services APIs Mit der Funktion previewPDF können Sie eine Vorschau der PDF-Dateien mithilfe der PDF Embed-API anzeigen. Mit der Funktion downloadPDF können Sie die generierte PDF-Datei auf Ihren PC herunterladen. Die folgende Bildschirmabbildung zeigt ein Beispiel für die PDF-Vorschau mit der PDF Embed-API.

Übersicht

In diesem praktischen Tutorial haben Sie ein Dokument mit dem Microsoft Word-Add-in zum Generieren von Dokumenten mit Tags versehen. Danach können integrierte Acrobat Services APIs in eine Anwendung "Node.js" konvertiert und ein mit Tags versehenes Dokument in ein herunterladbares PDF-Format konvertiert, obwohl Sie den Vertrag auch direkt auf dem PDF hätten erstellen können. Schließlich haben Sie die Adobe PDF Embed-API verwendet, um eine Vorschau der generierten PDF zur Überprüfung und Signatur anzuzeigen.

Die fertige Anwendung erleichtert das Taggen Vorlagen für Rechtsverträge mit dynamischen Feldern herunter, konvertieren Sie diese in PDF, zeigen Sie eine Vorschau an und signieren Sie sie mit Acrobat Services APIs Anstatt Zeit für die Erstellung eines individuellen Vertrags aufzuwenden, kann euer Team automatisch den richtigen Vertrag an jeden Kunden senden und so mehr Zeit für den Ausbau eures Unternehmens aufwenden.

Organisationen verwenden Adobe Acrobat Services APIs für ihre Vollständigkeit und Anwenderfreundlichkeit. Und das Beste: Sie können ein sechs Monate lang kostenlos, dann Pay-as-you-go. Du bezahlst nur für das, was du nutzt. Die PDF Embed-API ist immer kostenlos.

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