Automatisierung von Dokumenten-Workflows.

Im Idealfall werden die Vertragsbedingungen ohne Änderungen akzeptiert. Oft müssen Vereinbarungen jedoch angepasst werden, was dann eine rechtliche Prüfung erfordert. Überprüfungen aufgrund von Rechtsabschlüssen verursachen erhebliche Kosten und verlangsamen die Vertragserstellung. Durch die Verwendung vordefinierter Vorlagen, die basierend auf der genehmigten Sprache geändert werden, können Teams in Rechtsabteilungen Vertragsklauseln leichter verwalten und Vertragsklauseln sicherer ausführen.

In diesem Tutorial lernen Sie, wie Sie eine rechtsgültige Vereinbarung zwischen zwei Bundesstaaten abschließen. Um diese Änderungen zu berücksichtigen, wird eine Vereinbarungsvorlage mit bedingten Abschnitten erstellt, die nur enthalten sind, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind. Das generierte Dokument kann entweder ein Word- oder ein PDF-Dokument sein. Sie können auch einige der Möglichkeiten zum Sichern Ihres Dokuments mit der Adobe PDF Services-API oder Acrobat Sign kennenlernen.

Zugangsdaten abrufen

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Ihre Daten

In diesem Szenario werden Informationen übergeben, um das Dokument zu generieren und zu informieren, ob bestimmte Abschnitte einbezogen werden sollten oder nicht:

{
    "customer": {
        "name": "Home Services Company",
        "street": "123 Any Street",
        "city": "Anywhere",
        "state": "CA",
        "zip": "12345",
        "country":"USA",
        "signer": {
            "email": "johnnyechostone@gmail.com",
            "firstName": "John",
            "lastName": "Echostone"
        }
    },
    "company": {
        "name": "Projected Consultants",
        "signer": {
            "email": "maryburostone@gmail.com",
            "firstName": "Mary",
            "lastName": "Burostone"
        }
    },
    "conditions": {
        "includeGeneralTerms": true,
        "includeConsumerDiscloure": true
    }
}

In den Daten finden sich Informationen über den Kunden, seinen Namen, den Unterzeichner, den Status usw. Darüber hinaus gibt es Abschnitte mit Informationen über das Unternehmen, das die Vereinbarung generiert, und Bedingungsflags, die verwendet werden, um bestimmte Abschnitte der Vereinbarung einzuschließen.

Einfache Tags zu Ihrem Dokument hinzufügen

In diesem Szenario wird ein Dokument mit Nutzungsbedingungen verwendet, das hier heruntergeladen werden kann.

Navigieren Sie zum Fenster Dokumentengenerierungs-Tagger, um Tags im Dokument zu platzieren.

Fügen Sie den Firmennamen ein

Dadurch wird ein Tag mit dem Namen "{{company.name}}" platziert, da sich das Tag in der JSON-Datei unter diesem Pfad befindet.

{
    "company": {
        "name": "Projected Consultants",
        ...
    }
    ...
}

Wiederholen Sie diesen Schritt im ersten Abschnitt des KUNDEN-Textes. Wiederholen Sie die Schritte 1-4, und ersetzen Sie den KUNDEN unter dem Kunden durch "name". Die Ausgabe sollte {{customer.name}} sein, was widerspiegelt, dass der Text von unterhalb des Kundenobjekts stammt.

Mit der Adobe-API für die Dokumentenerzeugung können Sie Tags auch in Ihre Kopf- und Fußzeilen und ganz am Ende der Stelle einfügen, an die die Titel für die Signaturen eingefügt werden müssen.

Wiederholen Sie diesen Vorgang mit den Schritten 1-4 für den Text "UNTERNEHMEN" und "KUNDE" in der Fußzeile.

Schließlich müssen Sie die Schritte 1-4 wiederholen, um den VORNAMEN und den NACHNAMEN im Abschnitt Kunde der Signaturseite durch die Tags für {{customer.signer.firstName}} bzw. {{customer.signer.lastName}} zu ersetzen. Sie brauchen sich keine Sorgen zu machen, wenn das Tag lang ist und in die nächste Zeile umgebrochen wird, weil das Tag beim Generieren des Dokuments ersetzt wird.

Der Anfang Ihres Dokuments und die Fußzeile sollten ungefähr so aussehen:

Nachdem die Tags im Dokument platziert wurden, können Sie eine Vorschau der generierten Vereinbarung anzeigen.

Generiertes Dokument in der Vorschau anzeigen

Direkt in Microsoft Word können Sie eine Vorschau Ihres generierten Dokuments auf der Grundlage der Beispiel-JSON-Daten anzeigen.

Fügen Sie für jeden Status bedingte Begriffe hinzu

Im nächsten Abschnitt legen Sie fest, dass nur bestimmte Abschnitte basierend auf bestimmten Eingabedatenkriterien einbezogen werden. Im Beispieldokument beziehen sich die Abschnitte 4 und 5 nur auf einen bestimmten Status. In diesem Szenario sollten nur die zustandsspezifischen Bedingungen einbezogen werden, wenn sich ein Kunde in diesem Zustand befindet. Außerdem sollte die Nummerierung in Microsoft Word diesen Abschnitt nicht enthalten, wenn er entfernt wird. Verwenden Sie die Funktion "Bedingter Inhalt" der Dokumentgenerierungs-API, um dies zu markieren.

Der Abschnitt ist jetzt mit einigen Tags umschlossen, die als Bedingungs-Tags bezeichnet werden. Nachdem Sie die Tags hinzugefügt haben, wurde das Bedingungs-Tag möglicherweise als nummerierte Zeile hinzugefügt. Sie können dies entfernen, indem Sie vor dem Tag einen Backspacing eingeben. Andernfalls wird das Tag so nummeriert, als wäre es bei der Generierung des Dokuments nicht vorhanden. Der bedingte Abschnitt endet mit dem {% end-section %}-Tag.

Wiederholen Sie die Schritte 1-7 für den Abschnitt Washington Disclosure. Ersetzen Sie den Wert CA durch WA, um anzugeben, dass der Abschnitt nur angezeigt wird, wenn der Status des Kunden Washington ist.

Testen mit bedingten Abschnitten

Sobald die bedingten Abschnitte vorhanden sind, können Sie eine Vorschau Ihres Dokuments anzeigen, indem Sie Dokument generieren auswählen.

Beachten Sie beim Generieren des Dokuments, dass nur der Abschnitt enthalten ist, der die Datenkriterien erfüllt. Im folgenden Beispiel ist nur der Abschnitt "Kalifornien" enthalten, da der Status gleich CA war.

Eine weitere bemerkenswerte Änderung ist, dass die Nummerierung für den folgenden Abschnitt Nutzung von Diensten und Software die Nummer 5 hat. Dies bedeutet, dass die Nummerierung fortgesetzt wird, wenn der Abschnitt Washington weggelassen wird.

Um zu testen, ob sich die Vorlage korrekt verhält, wenn sich der Kunde im Bundesstaat Washington und nicht in Kalifornien befindet, ändern Sie die Beispieldaten für die Vorlage:

Beachten Sie, dass das Dokument nur den Abschnitt Washington State enthält.

Hinzufügen eines bedingten Satzes

Wie bedingte Abschnitte können Sie auch bestimmte Sätze haben, die enthalten sind, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. In diesem Beispiel unterscheidet sich die Rückgaberichtlinie zwischen Kalifornien und Washington.

Während der Name des Tags derselbe ist, besteht der Hauptunterschied zwischen Ausdruck und Abschnitt darin, dass eine Phrase den Abschnitt enthält und keine neuen Zeilen enthält. Das Bedingungs-Tag "section" und das Tag "-end-section" müssen sich im selben Absatz befinden.

Tags für Acrobat Sign hinzufügen

Mit Acrobat Sign könnt ihr Verträge zur Unterzeichnung versenden oder in ein Web-Erlebnis einbetten, damit andere Personen sie einfach anzeigen und unterschreiben können. Mit dem Adobe-Tagger zur Dokumentenerzeugung in Microsoft Word können Sie Dokumente vor dem Senden mit Acrobat Sign ganz einfach mit Tags versehen, sodass Signaturen immer an der richtigen Stelle platziert werden. In diesem Szenario gibt es zwei Unterzeichner, die ein Dokument unterschreiben und datieren müssen.

Dadurch wird ein Signaturfeld an der Stelle platziert, an der der erste Unterzeichner unterzeichnen muss.

Platzieren Sie als Nächstes ein Datenfeld für den Unterzeichner, der beim Unterschreiben automatisch ausgefüllt wird.

Das platzierte Datumstag ist ziemlich lang: {{Date 3_es_:signer1:date:format(mm/dd/yyyy):font(size=Auto)}}. Das Acrobat Sign-Text-Tag muss in derselben Zeile bleiben, was sich von den Tags für die Dokumentgenerierung unterscheidet. Die Parameter ":format()" und "font()" sind optional. Für dieses Szenario können wir das Tag daher auf "{{Date 3_es_:signer1:date}}" kürzen.

Wiederholen Sie die Schritte über dem Abschnitt Unternehmenssignatur. Wenn Sie dies tun, müssen Sie das Feld Empfänger in Unterzeichner-2 ändern. Andernfalls werden alle Signaturfelder derselben Person zugewiesen.

Vereinbarung generieren

Sie haben Ihr Dokument jetzt mit Tags versehen und können fortfahren. In diesem nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie ein Dokument mithilfe der API-Beispiele für die Dokumentgenerierung für Node.js generieren. Diese Beispiele funktionieren in allen Sprachen.

Öffnen Sie die pdfservices-node-sdk-samples-master-Datei, die Sie bei der Registrierung Ihrer Anmeldedaten heruntergeladen haben. Diese Dateien enthalten die Dateien pdfservices-api-credentials.json und private.key .

Die Ausgabedatei befindet sich im Ordner "/output", wobei das Dokument ordnungsgemäß generiert wurde.

Sie können das Format ändern, indem Sie die Zeile unten ändern. Das DOCX-Format ist hilfreich, wenn dieses Dokument zur Bearbeitung in Word oder zur Vertragsüberprüfung versendet werden soll.

PDF:

options = new documentMergeOptions.DocumentMergeOptions(jsonDataForMerge,
documentMergeOptions.OutputFormat.PDF);

Word:

options = new documentMergeOptions.DocumentMergeOptions(jsonDataForMerge, documentMergeOptions.OutputFormat.DOCX);

Sie müssen auch den Namen der Ausgabedatei in .pdf oder .docx für PDF- bzw. DOCX-Ausgabeformate ändern:

var outputFileName = path.join('output', 'salesOrder_'+Date.now()+".docx");

Vereinbarung zum Unterschreiben senden

Mit Adobe Acrobat Sign können Sie Vereinbarungen an einen oder mehrere Empfänger senden, damit diese Dokumente anzeigen und signieren können. Neben einer benutzerfreundlichen Oberfläche zum Senden eines Dokuments zum Signieren sind REST-APIs verfügbar, mit denen Sie Word-, PDF-, HTML- und andere Formate zum Signieren senden können.

Im folgenden Beispiel wird erläutert, wie Sie die REST API-Dokumentationsseite verwenden, um das zuvor generierte Dokument zu übernehmen und zum Signieren zu senden. Zuerst lernen Sie, wie Sie dies über die Acrobat Sign-Weboberfläche und dann über die REST-API tun können.

Acrobat Sign-Konto anlegen

Wenn Sie kein Acrobat Sign-Konto haben, melden Sie sich für ein Entwicklerkonto an, lesen Sie die Dokumentation hier und wählen Sie Entwicklerkonto anmelden. Sie werden aufgefordert, ein Formular auszufüllen und eine Bestätigungs-E-Mail zu erhalten. Anschließend werden Sie zu einer Website weitergeleitet, auf der Sie Ihr Kennwort und Ihr Konto festlegen können. Dort können Sie sich dann bei Acrobat Sign anmelden.

Vereinbarung über die Weboberfläche senden

Eine E-Mail wird an den nächsten Unterzeichner gesendet. Wiederholen Sie die Schritte 9-16, um den zweiten Unterzeichner anzuzeigen und zu signieren.

Sobald die Vereinbarung abgeschlossen ist, wird eine signierte Kopie der Vereinbarung per E-Mail an jede der Parteien gesendet. Darüber hinaus kann eine signierte Vereinbarung über die Acrobat Sign-Weboberfläche auf der Seite "Verwalten" abgerufen werden.

Erfahren Sie als Nächstes, wie Sie dasselbe Szenario über die REST-API-Dokumentation durchführen.

Zugangsdaten abrufen

Ein Trägertoken wird dann dem Feld Autorisierung hinzugefügt.

Weitere Informationen zum Erstellen eines Autorisierungstokens für Acrobat Sign erhalten Sie, wenn Sie den hier beschriebenen Schritt ausführen:.

Temporäres Dokument hochladen

Da das Autorisierungstoken aus den vorherigen Schritten hinzugefügt wurde, müssen Sie ein Dokument hochladen, um den API-Aufruf durchzuführen:

Die transientDocumentId wird verwendet, um auf ein Dokument zu verweisen, das vorübergehend in Acrobat Sign gespeichert ist, sodass es in nachfolgenden API-Aufrufen referenziert werden kann.

Zum Signieren senden

Nachdem ein Dokument hochgeladen wurde, müssen Sie die Vereinbarung zur Signatur senden.

Vereinbarungs-API gibt eine ID für die POST zurück. Um eine Vorlage für das JSON-Modellschema abzurufen, wählen Sie Minimales Modellschema. Eine vollständige Liste der Parameter ist im Abschnitt Vollständiges Modellschema verfügbar.

Überprüfen des Vereinbarungsstatus

Sobald Sie über eine Vereinbarungs-ID verfügen, können Sie einen Vereinbarungsstatus senden.

Sie verfügen jetzt über Informationen zu dieser Vereinbarung.

{
    "id": "CBJCHBCAABAAc6LyP4SVuKXP_pNstzIzyripanRdz4IB",
    "name": "Terms and Conditions",
    "groupId": "CBJCHBCAABAAoyMb1yIgczAGhBuJeHf99mglPtM7ElEu",
    "type": "AGREEMENT",
    "participantSetsInfo": [
      {
        "id": "CBJCHBCAABAAzZE-IcHHkt05-AVbxas4Jz7DUl3oEBO6",
        "memberInfos": [
          {
            "email": "adobesigndemo+customer@outlook.com",
            "id": "CBJCHBCAABAAyWgMMReqbxUFM7ctI5xz16c2kOmEy-IQ",
            "securityOption": {
              "authenticationMethod": "NONE"
            }
          }
        ],
        "role": "SIGNER",
        "order": 1
      },
      {
        "id": "CBJCHBCAABAAaRHz3gY2W0w5n_6pj1GMMuZAfhBihc1j",
        "memberInfos": [
          {
            "email": "adobesigndemo+company@outlook.com",
            "id": "CBJCHBCAABAAOZQwjPwJXFiX8YDKPYtzMpftsmxYrIo9",
            "securityOption": {
              "authenticationMethod": "NONE"
            }
          }
        ],
        "role": "SIGNER",
        "order": 1
      }
    ],
    "senderEmail": "adobesigndemo+new@outlook.com",
    "createdDate": "2022-03-22T02:59:36Z",
    "lastEventDate": "2022-03-22T02:59:41Z",
    "signatureType": "ESIGN",
    "locale": "en_US",
    "status": "OUT_FOR_SIGNATURE",
    "documentVisibilityEnabled": true,
    "hasFormFieldData": false,
    "hasSignerIdentityReport": false,
    "documentRetentionApplied": false
  }

Die effizientere Methode, Benachrichtigungen zu erhalten, wenn Aktualisierungen geändert werden, ist über Webhooks, über die Sie mehr über hier erfahren können.

Signiertes Dokument speichern

Sobald das Dokument signiert wurde, kann es mit der Datei GET /agreements/combinedDocument abgerufen werden.

Zusätzliche Parameter zum Anhängen eines Audit-Berichts oder unterstützender Dokumente können mithilfe der Parameter attachSupportingDocuments und attachAuditReport festgelegt werden.

Im Antworttext kann er dann auf Ihren Computer heruntergeladen und dort gespeichert werden, wo Sie möchten.

Weitere Optionen

Zusätzlich zum Generieren und Senden eines Dokuments zum Unterschreiben sind weitere Aktionen verfügbar.

Wenn das Dokument beispielsweise nicht signiert ist, bietet die Adobe PDF Services-API viele Möglichkeiten, Dokumente nach der Generierung der Vereinbarung zu transformieren, z. B.:

Darüber hinaus bietet Acrobat Sign verschiedene zusätzliche Funktionen wie:

Weiterbildung

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