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Erstellen Sie Ihren ersten Flow in Microsoft Power Automate

Last update: Fri Aug 04 2023 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)

Erstellt für:

  • Beginner
  • Developer

Erfahren Sie, wie Sie Ihren ersten Flow in Microsoft Power Automate mit dem Katalog Adobe PDF Services Connector.

In diesem praktischen Tutorial lernen Sie Folgendes:

  • Word-Dokumente in PDF konvertieren
  • Zusammenführen von PDF-Dokumenten zu einer PDF
  • Protect eines PDF-Dokuments mit einem Kennwort

Vorbereitung

Was Sie benötigen

  • Probe-Abo oder Produktions-Anmeldedaten für Adobe PDF Services
    Weitere Informationen zum Abrufen und Konfigurieren von Anmeldeinformationen in Microsoft Power Automate hier.
  • Microsoft Power Automate mit Premium-Connectors
    Erfahren Sie, wie Sie den Lizenzierungsgrad für Power Automate überprüfen. hier.
  • OneDrive
    Der OneDrive-Speicheranschluss wird in diesem Tutorial verwendet, aber jeder Speicheranschluss kann ersetzt werden.

Beispieldateien

Es gibt zwei Beispieldateien die Sie entpacken und auf OneDrive hochladen müssen:

  • WordDocument01.docx
  • WordDocument02.docx

Abrufen von Anmeldedaten

Zum Durchführen dieses Tutorials benötigen Sie Ihre in Microsoft Power Automate für Adobe PDF Services bereits konfigurierten Anmeldeinformationen. Wenn Sie diesen Schritt nicht abgeschlossen haben, finden Sie weitere Informationen unter Hier finden Sie Anweisungen.

Teil 1: Erstellen eines neuen Textflusses und Konvertieren von Word in PDF

Textfluss erstellen

In diesem Teil erstellen Sie einen neuen Textfluss in Microsoft Power Automate Verwenden Sie einen sofortigen Flow, fügen Sie Parameter hinzu, rufen Sie Ihre Dateien aus OneDrive ab und konvertieren Sie sie in PDF.

  1. Navigieren Sie zu Microsoft Power Automate und melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten an.

  2. Wählen Sie in der Seitenleiste Erstellen.

    Schaltfläche Erstellen

  3. Auswählen Sofortfluss.

  4. Geben Sie Ihrem Flow einen Namen.

  5. Unter Auswählen, wie dieser Fluss ausgelöst werden soll" die Option Manuelles Auslösen von Textflüssen.

  6. Wählen Sie Erstellen aus.

Dateiinhalte von Dateien abrufen

Rufen Sie als Nächstes den Dateiinhalt der Beispieldateien ab.

PREREQUISITES
Wenn Sie die Datei Beispieldateien Entpacken Sie sie und laden Sie sie hoch.

  1. In Power Automate" die Option + Neuer Schritt.

  2. Suchen nach OneDrive in der Suchleiste.

  3. Wählen Sie entweder Ihr geschäftliches oder persönliches OneDrive-Konto aus, indem Sie auf OneDrive for Business oder OneDrive.

  4. Suchen nach Dateiinhalt abrufen in der Suchleiste.

  5. Im Dialogfeld " Datei auf das Ordnersymbol , um zum Dialogfeld " WordDocument01.docx in OneDrive gespeichert.

    Abrufen von Dateiinhalten mit der OneDrive-Aktion in Microsoft Power Automate

Datei auf PDF konvertieren

Nachdem Sie den Dateiinhalt fertig haben, können Sie das Dokument zum PDF konvertieren.

  1. In Power Automate" die Option + Neuer Schritt.

  2. Suchen nach Adobe PDF Services in der Suchleiste.

  3. Auswählen Adobe PDF Services.

  4. Suchen nach Word-Datei nach PDF konvertieren in der Suchleiste.

  5. In Dateiname, benennen Sie Ihre Datei wie gewünscht, aber sie muss mit .docx. Diese Erweiterung ist für die Konvertierung von Dokumenten von Word in PDF erforderlich.

  6. Platzieren Sie den Cursor im Dateiinhalt ein.

  7. Im Fenster " Dynamischer Inhalt " die Option Dateiinhalt.

    Konvertieren von Word in PDF in Microsoft Power Automate

Speichern Sie die Datei auf OneDrive

Wenn das Dokument generiert wurde, speichern Sie die Datei wieder in OneDrive.

  1. In Microsoft Power Automate" die Option + Neuer Schritt.
  2. Suchen nach OneDrive in der Suchleiste.
  3. Wählen Sie entweder Ihr geschäftliches oder persönliches OneDrive-Konto aus, indem Sie auf OneDrive for Business oder OneDrive.
  4. Suchen nach Dateiinhalt abrufen in der Suchleiste.
  5. Suchen nach Datei erstellen in der Suchleiste.
  6. Auswählen Datei erstellen.
  7. Im Dialogfeld " Ordnerpfad " das Ordnersymbol aus, um anzugeben, wo die Datei in OneDrive gespeichert werden soll.
  8. In Dateiname, benennen Sie Ihre Datei wie gewünscht, aber sie muss mit .docx. Diese Erweiterung ist für die Konvertierung von Dokumenten von Word in PDF erforderlich.
  9. Im Dialogfeld " Dateiinhalt ein, verwenden Sie Dynamischer Inhalt ", um die Variable "PDF-Dateiinhalt" einzufügen.

Flow testen

  1. Wählen Sie oben links Untitled , um den Textfluss umzubenennen.
  2. Wählen Sie Speichern aus.
  3. Auswählen Test.
  4. Auswählen Manuell und dann Speichern und testen.
  5. Klicken Sie auf Weiter.
  6. Auswählen Textfluss ausführen.

Im OneDrive-Ordner sollte jetzt die konvertierte PDF angezeigt werden.

Ausgewähltes konvertiertes PDF-Dokument in OneDrive

Teil 2: Dynamisches Dokument aus Vorlage generieren

Dieser nächste Teil baut auf Teil 1 auf und verwendet die Generieren von Dokumenten aus Word , um Daten dynamisch in Ihrem Dokument zusammenzuführen.

Dokumentvorlage überprüfen

Öffnen WordDocument02_.docx aus den Beispieldateien in OneDrive. Das Word-Dokument enthält verschiedene Text-Tags, die Stellen darstellen, an denen Daten in das Dokument eingefügt werden.

Parameter für Auslöser hinzufügen

Damit dynamische Daten in das Dokument übertragen werden, müssen Sie einige Parameter für den Trigger erstellen, um Werte anzugeben.

  1. Wenn Sie Ihren Flow bearbeiten, wählen Sie Manuelles Auslösen von Textflüssen , um die Aktion zu erweitern.
  2. Auswählen Eingabe hinzufügen.
  3. Auswählen Text.
  4. Feld benennen Vorname.

Wiederholen Sie die Schritte 2-4, um die folgenden Felder hinzuzufügen:

  • Nachname
  • Gehalt

Trigger in Power Automate mit Parameterfeldern

Dateiinhalt einer Vorlage abrufen

Um ein Dokument zu generieren, müssen Sie zunächst den Dateiinhalt der Word-Vorlage abrufen.

  1. Wählen Sie in Power Automate + aus. Neuer Schritt.
  2. Suchen nach OneDrive in der Suchleiste.
  3. Wählen Sie entweder Ihr geschäftliches oder persönliches OneDrive-Konto aus, indem Sie auf OneDrive for Business oder OneDrive.
  4. Suchen nach Dateiinhalt abrufen in der Suchleiste.
  5. Im Dialogfeld " Datei auf das Ordnersymbol , um zum Dialogfeld " WordDocument02.docx in OneDrive gespeichert.

Abrufen von Dateiinhalten aus OneDrive in Microsoft Power Automate

Dokument aus Vorlage generieren

  1. Wählen Sie in Power Automate + Neuer Schritt.
  2. Suchen nach Adobe PDF Services in der Suchleiste.
  3. Auswählen Adobe PDF Services.
  4. Wählen Sie das Dokument aus Word-Vorlage generieren action angezeigt.
  5. Im Dialogfeld " Vorlagendateiname -Feld, benennen Sie Ihre Datei wie gewünscht, aber es muss mit .docx.

Daten zusammenführen

Im Fenster " Dokument aus Word-Vorlage generieren -Aktion können Sie mithilfe von dynamischem Inhalt Daten aus einer beliebigen der verschiedenen Variablen, die sich zuvor im Textfluss befanden, in Ihr Dokument zusammenführen.

Kopieren Sie die folgenden JSON-Daten in die Datei Daten zusammenführen Feld:

{
    "FirstName": "",
    "LastName": "",
    "Salary": ""
}

  1. Platzieren Sie den Cursor in das Feld zwischen den beiden Anführungszeichen für die FirstName Wert.

  2. Im Fenster " Dynamischer Inhalt " das Element Vorname aus der Aktion Flow manuell auslösen.

    Generieren von Dokumenten mit Daten-Tags in JSON

  3. Wiederholen Sie die Schritte 7-8 für die LastName und Gehalt Felder.

  4. Im Dialogfeld " Vorlagendateiinhalt das Feld Dynamischer Inhalt , um das Dateiinhalt Wert aus der Dateiinhalt abrufen -Schritt.

Generieren eines Dokuments aus einer Word-Vorlagenaktion in Power Automate mit abgeschlossenen Werten

TIP
Die Dokument aus Word-Vorlage generieren verwendet die Adobe Document Generation API. Wenn Sie mehr über das Erstellen von Vorlagen erfahren möchten, finden Sie hier einige Ressourcen:

Speichern Sie die Datei auf OneDrive

Sobald das Dokument generiert wurde, können Sie die Datei wieder in OneDrive speichern.

  1. Wählen Sie in Power Automate + Neuer Schritt.
  2. Suchen nach OneDrive in der Suchleiste.
  3. Wählen Sie entweder Ihr geschäftliches oder persönliches OneDrive-Konto aus, indem Sie auf OneDrive for Business oder OneDrive.
  4. Suchen nach Datei erstellen in der Suchleiste.
  5. Auswählen Datei erstellen.
  6. Im Dialogfeld " Ordnerpfad " das Ordnersymbol aus, um anzugeben, wo die Datei in OneDrive gespeichert werden soll.
  7. Im Dialogfeld " Dateiname den Namen der Datei fest. Da es sich bei der Ausgabe um eine PDF handelt, muss der Dateiname mit der Erweiterung .pdf enden.
  8. Verwenden Sie die Dynamischer Inhalt ", um die Variable "PDF-Dateiinhalt" in das Dialogfeld Dateiinhalt ein.

Flow testen

Flow-Bildschirm in Microsoft Power Automate ausführen, um zur Eingabe aufzufordern

  1. Wählen Sie Speichern aus.
  2. Auswählen Test.
  3. Auswählen Manuell und dann Speichern und testen.
  4. Klicken Sie auf Weiter.
  5. Geben Sie Werte für Vorname, Nachname und Gehalt.
  6. Auswählen Textfluss ausführen.

Im OneDrive-Ordner wird jetzt eine aus dem Word-Dokument generierte PDF angezeigt. Wenn Sie das PDF-Dokument in OneDrive öffnen, sehen Sie, dass die Daten in den Text-Tag-Speicherorten zusammengeführt werden.

Teil 3: PDF in einem Programm kombinieren

Nachdem Sie nun ein Word-Dokument erstellt und in eine PDF konvertiert haben, können Sie als Nächstes mehrere PDF-Dokumente kombinieren.

NOTE
In den vorherigen Aktionen haben Sie eine Kopie des Dokuments als Datei in OneDrive gespeichert. Um Tools wie Merge-PDF verwenden zu können, müssen Sie die Datei nicht auf OneDrive speichern. Stattdessen können Sie die Ausgabe direkt von einer Aktion an die nächste übergeben, was besser ist, als nach jeder Aktion in OneDrive zu speichern. Zu Demonstrationszwecken speichern Sie diese Dateien jedoch auf OneDrive.

Schritt "Zusammenführen-PDF hinzufügen"

  1. Wenn Sie Ihren Flow bearbeiten, wählen Sie + Nächster Schritt , um am Ende Ihres Flows eine Aktion hinzuzufügen.
  2. Suchen nach Adobe PDF Services in der Suchleiste.
  3. Auswählen Adobe PDF Services.
  4. Wählen Sie das PDF zusammenführen Aktion.
  5. Im Dialogfeld " Name der PDF-Zusammenführungsdatei geben Sie Ihren gewünschten Dateinamen ein (z. B.CombinedDocument.pdf).
  6. Im Dialogfeld " Dateiinhalt -1 das Feld Dynamischer Inhalt , um das PDF von Dateiinhalten Wert aus der Word-Datei nach PDF konvertieren -Schritt.
  7. Um das nächste Dokument hinzuzufügen, wählen Sie + Neues Element hinzufügen.
  8. Im Dialogfeld " Dateiinhalt - 2 das Feld Dynamischer Inhalt , um das Inhalt der Ausgabedatei Wert aus der Dokument aus Word-Vorlage generieren -Schritt.

PDF-Zusammenführungsaktion in Microsoft Power Automate

Speichern einer zusammengeführten PDF auf OneDrive

Nachdem das Dokument kombiniert wurde, können Sie es wieder in OneDrive speichern.

  1. Wählen Sie in Power Automate + Neuer Schritt.

  2. Suchen nach OneDrive in der Suchleiste.

  3. Wählen Sie entweder Ihr geschäftliches oder persönliches OneDrive-Konto aus, indem Sie auf OneDrive for Business oder OneDrive.

  4. Suchen nach Datei erstellen in der Suchleiste.

  5. Auswählen Datei erstellen.

  6. Im Dialogfeld " Ordnerpfad " das Ordnersymbol aus, um anzugeben, wo die Datei in OneDrive gespeichert werden soll.

  7. Im Dialogfeld " Dateiname den Namen der Datei fest. Da es sich bei der Ausgabe um eine PDF handelt, muss der Dateiname mit .pdf enden.

  8. Im Dialogfeld " Dateiinhalt ein, verwenden Sie Dynamischer Inhalt , um das PDF von Dateiinhalten Wert aus der PDF zusammenführen -Schritt.

    Flow in Microsoft Power Automate - Übersicht

Flow testen

  1. Wählen Sie Speichern aus.
  2. Auswählen Test.
  3. Auswählen Manuell und dann Speichern und testen.
  4. Klicken Sie auf Weiter.
  5. Geben Sie Werte für Vorname, Nachname und Gehalt.
  6. Auswählen Textfluss ausführen.

Im OneDrive-Ordner wird die zusammengeführte PDF mit den Seiten aus dem ersten und zweiten Dokument angezeigt.

Teil 4: Protect PDF-Dokument

Nach dem Generieren Ihres Dokuments können Sie es vor der Bearbeitung schützen, indem Sie vor dem Speichern in OneDrive einen zusätzlichen Schritt hinzufügen.

PDF schützen

  1. Wählen Sie beim Bearbeiten Ihres Workflows in Power Automate + zwischen den PDF zusammenführen und die Datei 3 erstellen Aktion.

    Pluszeichen zwischen zwei Aktionen zum Hinzufügen einer neuen Aktion

  2. Auswählen Aktion hinzufügen.

  3. Suchen nach Adobe PDF Services in der Suchleiste.

  4. Auswählen Adobe PDF Services.

  5. Wählen Sie das Protect PDF von der Anzeige Aktion.

  6. Im Dialogfeld " Dateiname " den Namen auf den gewünschten Namen fest, sofern er mit der Erweiterung .pdf endet.

  7. Legen Sie die Kennwort auf Ihr angegebenes Kennwort, um das Dokument zu öffnen.

  8. Im Dialogfeld " Dateiinhalt das Feld Dynamischer Inhalt , um das PDF von Dateiinhalten Wert aus der PDF zusammenführen -Schritt.

Speichern auf OneDrive aktualisieren

Sobald das Dokument geschützt ist, können Sie die Datei wieder in OneDrive speichern. In diesem Beispiel aktualisieren Sie die bereits vorhandene Datei 3 erstellen Aktion mit einer neuen Dateiinhalt Wert.

  1. Wählen Sie den Cursor in der Dateiinhalt im Feld Datei 3 erstellen Aktion.
  2. Verwenden Sie die Dynamischer Inhalt , um das PDF von Dateiinhalten Wert aus der Protect PDF von der Anzeige -Schritt.

Flow testen

  1. Wählen Sie Speichern aus.
  2. Auswählen Test.
  3. Auswählen Manuell und dann Speichern und testen.
  4. Klicken Sie auf Weiter.
  5. Geben Sie Werte für Vorname, Nachname und Gehalt.
  6. Auswählen Textfluss ausführen.

Im OneDrive-Ordner wird die kombinierte PDF angezeigt, auf der Sie jetzt aufgefordert werden, ein Kennwort einzugeben, um das Dokument anzuzeigen.

Nächste Schritte

In diesem Tutorial haben Sie ein Word-Dokument in einen PDF konvertiert, ein Dokument auf der Grundlage von Daten generiert, Dokumente zusammengeführt und mit einem Kennwort geschützt. Um mehr zu erfahren, erkunden Sie einige der anderen Aktionen, die im Adobe PDF Services-Connector in Microsoft Power Automate verfügbar sind:

  • Sehen Sie sich die in Microsoft Power Automate verfügbaren vorgefertigten Vorlagen an.
  • Von Adobe lernen Artikel im Adobe Tech Blog.
  • Review Dokumentation für die Adobe Document Generation API.
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