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Erstellen Sie Ihren ersten Flow in Microsoft Power Automate

Last update: Fri Jul 19 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)

Erstellt für:

  • Einsteiger
  • Entwickler

Erfahren Sie, wie Sie Ihren ersten Flow in Microsoft Power Automate mithilfe des Connectors für Adobe PDF Services erstellen.

In diesem praktischen Tutorial lernen Sie Folgendes:

  • Word-Dokumente in PDF konvertieren
  • Zusammenführen von PDF-Dokumenten zu einer PDF
  • Protect eines PDF-Dokuments mit einem Kennwort

Vorbereitung

Was Sie benötigen

  • Anmeldeinformationen für Testversion oder Produktion für Adobe PDF Services
    Weitere Informationen zum Abrufen und Konfigurieren von Anmeldeinformationen in Microsoft Power Automate finden Sie hier.
  • Microsoft Power Automate mit Premium-Connectors
    Erfahren Sie hier, wie Sie die Lizenzierungsstufe für Power Automate überprüfen.
  • OneDrive
    Der OneDrive-Speicheranschluss wird in diesem Tutorial verwendet, aber jeder Speicheranschluss kann ersetzt werden.

Beispieldateien

Es gibt zwei Beispieldateien, die Sie entpacken und auf OneDrive hochladen müssen:

  • WordDocument01.docx
  • WordDocument02.docx

Abrufen von Anmeldedaten

Zum Durchführen dieses Tutorials benötigen Sie Ihre in Microsoft Power Automate für Adobe PDF Services bereits konfigurierten Anmeldeinformationen. Wenn Sie diesen Schritt nicht abgeschlossen haben, lesen Sie die Anweisungen hier.

Teil 1: Erstellen eines neuen Textflusses und Konvertieren von Word in PDF

Textfluss erstellen

In diesem Teil erstellen Sie einen neuen Textfluss in Microsoft Power Automate mit einem sofortigen Textfluss, fügen Parameter hinzu, rufen Ihre Dateien von OneDrive ab und konvertieren sie in PDF.

  1. Navigieren Sie zu Microsoft Power Automate und melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten an.

  2. Wählen Sie in der Seitenleiste Erstellen.

    Schaltfläche erstellen

  3. Wählen Sie Instant Flow aus.

  4. Geben Sie Ihrem Flow einen Namen.

  5. Wählen Sie unter Auswählen, wie dieser Flow ausgelöst werden soll die Option Einen Flow manuell auslösen.

  6. Wähle Erstellen aus.

Dateiinhalte von Dateien abrufen

Rufen Sie als Nächstes den Dateiinhalt der Beispieldateien ab.

PREREQUISITES
Wenn Sie die Beispieldateien nicht in OneDrive hochgeladen haben, entpacken Sie sie und laden Sie sie hoch.

  1. Wählen Sie in Power Automate + Neuer Schritt aus.

  2. Suchen Sie in der Suchleiste nach OneDrive.

  3. Wählen Sie Ihr geschäftliches oder persönliches OneDrive-Konto aus, indem Sie OneDrive for Business oder OneDrive auswählen.

  4. Suchen Sie in der Suchleiste nach Dateiinhalt abrufen.

  5. Wählen Sie im Feld Datei das Ordnersymbol aus, um zur Datei WordDocument01.docx in OneDrive zu navigieren.

    OneDrive-Aktion zum Abrufen von Dateiinhalten in Microsoft Power Automate

Datei auf PDF konvertieren

Nachdem Sie den Dateiinhalt fertig haben, können Sie das Dokument zum PDF konvertieren.

  1. Wählen Sie in Power Automate + Neuer Schritt aus.

  2. Suchen Sie in der Suchleiste nach Adobe PDF Services.

  3. Wählen Sie Adobe PDF Services aus.

  4. Suchen Sie in der Suchleiste nach Word in PDF konvertieren.

  5. Benennen Sie Ihre Datei in Dateiname wie gewünscht, aber sie muss mit .docx enden. Diese Erweiterung ist für die Konvertierung von Dokumenten von Word in PDF erforderlich.

  6. Setzen Sie den Cursor in das Feld Dateiinhalt.

  7. Wählen Sie im Bereich Dynamischer Inhalt die Option Dateiinhalt aus.

    Word-Datei in PDF-Aktion in Microsoft Power Automate konvertieren

Speichern Sie die Datei auf OneDrive

Wenn das Dokument generiert wurde, speichern Sie die Datei wieder in OneDrive.

  1. Wählen Sie in Microsoft Power Automate + Neuer Schritt aus.
  2. Suchen Sie in der Suchleiste nach OneDrive.
  3. Wählen Sie Ihr geschäftliches oder persönliches OneDrive-Konto aus, indem Sie OneDrive for Business oder OneDrive auswählen.
  4. Suchen Sie in der Suchleiste nach Dateiinhalt abrufen.
  5. Suchen Sie in der Suchleiste nach Datei erstellen.
  6. Wählen Sie Datei erstellen.
  7. Wählen Sie im Feld Ordnerpfad das Ordnersymbol aus, um anzugeben, wo die Datei in OneDrive gespeichert werden soll.
  8. Benennen Sie Ihre Datei in Dateiname wie gewünscht, aber sie muss mit .docx enden. Diese Erweiterung ist für die Konvertierung von Dokumenten von Word in PDF erforderlich.
  9. Verwenden Sie im Feld Dateiinhalt den Bereich Dynamischer Inhalt, um die Variable "PDF-Dateiinhalt" einzufügen.

Flow testen

  1. Wählen Sie oben links Unbenannt aus, um den Textfluss umzubenennen.
  2. Wähle Speichern aus.
  3. Wählen Sie Test aus.
  4. Wählen Sie Manuell und anschließend Speichern und testen aus.
  5. Klicken Sie auf Weiter.
  6. Wählen Sie Textfluss ausführen.

Im OneDrive-Ordner sollte jetzt die konvertierte PDF angezeigt werden.

Das konvertierte PDF-Dokument in OneDrive wurde ausgewählt

Teil 2: Dynamisches Dokument aus Vorlage generieren

Dieser nächste Teil baut auf Teil 1 auf und verwendet die Vorlage Dokument aus Word generieren, um Daten dynamisch in Ihrem Dokument zusammenzuführen.

Dokumentvorlage überprüfen

Öffnen Sie WordDocument02_.docx aus den Beispieldateien in OneDrive. Das Word-Dokument enthält verschiedene Text-Tags, die Stellen darstellen, an denen Daten in das Dokument eingefügt werden.

Parameter für Auslöser hinzufügen

Damit dynamische Daten in das Dokument übertragen werden, müssen Sie einige Parameter für den Trigger erstellen, um Werte anzugeben.

  1. Wählen Sie beim Bearbeiten des Textflusses Einen Textfluss manuell auslösen, um die Aktion zu erweitern.
  2. Wählen Sie Eingabe hinzufügen.
  3. Wählen Sie Text aus.
  4. Benennen Sie das Feld "Vorname".

Wiederholen Sie die Schritte 2-4, um die folgenden Felder hinzuzufügen:

  • Nachname
  • Gehalt

Trigger in Power Automate mit Parameterfeldern

Dateiinhalt einer Vorlage abrufen

Um ein Dokument zu generieren, müssen Sie zunächst den Dateiinhalt der Word-Vorlage abrufen.

  1. Wählen Sie in Power Automate + Neuer Schritt.
  2. Suchen Sie in der Suchleiste nach OneDrive.
  3. Wählen Sie Ihr geschäftliches oder persönliches OneDrive-Konto aus, indem Sie OneDrive for Business oder OneDrive auswählen.
  4. Suchen Sie in der Suchleiste nach Dateiinhalt abrufen.
  5. Wählen Sie im Feld Datei das Ordnersymbol aus, um zur Datei WordDocument02.docx in OneDrive zu navigieren.

Dateiinhaltsaktion aus OneDrive in Microsoft Power Automate abrufen

Dokument aus Vorlage generieren

  1. Wählen Sie in Power Automate + Neuer Schritt.
  2. Suchen Sie in der Suchleiste nach Adobe PDF Services.
  3. Wählen Sie Adobe PDF Services aus.
  4. Wählen Sie die Aktion Dokument aus Word-Vorlage generieren aus.
  5. Benennen Sie die Datei im Feld "Vorlagendateiname" wie gewünscht, jedoch muss sie mit ".docx" enden.

Daten zusammenführen

Mit der Aktion Dokument aus Word-Vorlage generieren können Sie mithilfe von dynamischem Inhalt Daten aus einer beliebigen Variablen in Ihrem Dokument zusammenführen, die sich zuvor im Textfluss befanden.

Kopieren Sie die folgenden JSON-Daten in das Feld Daten zusammenführen:

{
    "FirstName": "",
    "LastName": "",
    "Salary": ""
}

  1. Setzen Sie den Cursor in das Feld zwischen den beiden Anführungszeichen für den Wert FirstName.

  2. Fügen Sie mithilfe des Bereichs Dynamischer Inhalt den Wert Vorname aus dem manuell auslösenden Flow-Vorgang ein.

    Dokument mit Daten-Tags in JSON generieren

  3. Wiederholen Sie die Schritte 7-8 für die Felder LastName und Salary.

  4. Verwenden Sie im Feld Vorlagendateiinhalt den Bereich Dynamischer Inhalt, um den Wert Dateiinhalt aus dem Schritt Dateiinhalt abrufen einzufügen.

Generieren eines Dokuments aus der Word-Vorlagenaktion in Power Automate mit allen abgeschlossenen Werten

TIP
Die Aktion Dokument aus Word-Vorlage generieren verwendet die Adobe-API für die Dokumentenerzeugung. Wenn Sie mehr über das Erstellen von Vorlagen erfahren möchten, finden Sie hier einige Ressourcen:

Speichern Sie die Datei auf OneDrive

Sobald das Dokument generiert wurde, können Sie die Datei wieder in OneDrive speichern.

  1. Wählen Sie in Power Automate + Neuer Schritt.
  2. Suchen Sie in der Suchleiste nach OneDrive.
  3. Wählen Sie Ihr geschäftliches oder persönliches OneDrive-Konto aus, indem Sie OneDrive for Business oder OneDrive auswählen.
  4. Suchen Sie in der Suchleiste nach Datei erstellen.
  5. Wählen Sie Datei erstellen.
  6. Wählen Sie im Feld Ordnerpfad das Ordnersymbol aus, um anzugeben, wo die Datei in OneDrive gespeichert werden soll.
  7. Legen Sie im Feld "Dateiname" den Namen der Datei fest. Da es sich bei der Ausgabe um eine PDF handelt, muss der Dateiname mit der Erweiterung .pdf enden.
  8. Verwenden Sie den Bereich "Dynamischer Inhalt", um die Variable "PDF-Dateiinhalt" in das Feld "Dateiinhalt" einzufügen.

Flow testen

Flussbildschirm in Microsoft Power Automate ausführen, um Eingaben anzufordern

  1. Wähle Speichern aus.
  2. Wählen Sie Test aus.
  3. Wählen Sie Manuell und anschließend Speichern und testen aus.
  4. Klicken Sie auf Weiter.
  5. Geben Sie Werte für Vorname, Nachname und Gehalt ein.
  6. Wählen Sie Textfluss ausführen.

Im OneDrive-Ordner wird jetzt eine aus dem Word-Dokument generierte PDF angezeigt. Wenn Sie das PDF-Dokument in OneDrive öffnen, sehen Sie, dass die Daten in den Text-Tag-Speicherorten zusammengeführt werden.

Teil 3: PDF in einem Programm kombinieren

Nachdem Sie nun ein Word-Dokument erstellt und in eine PDF konvertiert haben, können Sie als Nächstes mehrere PDF-Dokumente kombinieren.

NOTE
In den vorherigen Aktionen haben Sie eine Kopie des Dokuments als Datei in OneDrive gespeichert. Um Tools wie Merge-PDF verwenden zu können, müssen Sie die Datei nicht auf OneDrive speichern. Stattdessen können Sie die Ausgabe direkt von einer Aktion an die nächste übergeben, was besser ist, als nach jeder Aktion in OneDrive zu speichern. Zu Demonstrationszwecken speichern Sie diese Dateien jedoch auf OneDrive.

Schritt "Zusammenführen-PDF hinzufügen"

  1. Wählen Sie beim Bearbeiten des Ablaufs + Nächster Schritt aus, um am Ende des Ablaufs eine Aktion hinzuzufügen.
  2. Suchen Sie in der Suchleiste nach Adobe PDF Services.
  3. Wählen Sie Adobe PDF Services aus.
  4. Wählen Sie die Aktion PDF zusammenführen aus.
  5. Geben Sie im Feld "Name der PDF-Zusammenführungsdatei" den gewünschten Dateinamen ein (z. B. CombinedDocument.pdf).
  6. Verwenden Sie im Feld "Dateiinhalt -1" das Bedienfeld "Dynamischer Inhalt", um den Wert "PDF Dateiinhalt" aus dem Schritt "Word in PDF konvertieren" einzufügen.
  7. Um das nächste Dokument hinzuzufügen, wählen Sie + Neues Element hinzufügen.
  8. Verwenden Sie im Feld Dateiinhalt - 2 den Bereich Dynamischer Inhalt, um den Wert Ausgabedateinhalt aus dem Schritt Dokument aus Word-Vorlage generieren einzufügen.

Aktion PDF zusammenführen in Microsoft Power Automate

Speichern einer zusammengeführten PDF auf OneDrive

Nachdem das Dokument kombiniert wurde, können Sie es wieder in OneDrive speichern.

  1. Wählen Sie in Power Automate + Neuer Schritt.

  2. Suchen Sie in der Suchleiste nach OneDrive.

  3. Wählen Sie Ihr geschäftliches oder persönliches OneDrive-Konto aus, indem Sie OneDrive for Business oder OneDrive auswählen.

  4. Suchen Sie in der Suchleiste nach Datei erstellen.

  5. Wählen Sie Datei erstellen.

  6. Wählen Sie im Feld Ordnerpfad das Ordnersymbol aus, um anzugeben, wo die Datei in OneDrive gespeichert werden soll.

  7. Legen Sie im Feld "Dateiname" den Namen der Datei fest. Da es sich bei der Ausgabe um eine PDF handelt, muss der Dateiname mit .pdf enden.

  8. Verwenden Sie im Feld Dateiinhalt den Bereich Dynamischer Inhalt, um den Wert PDF Dateiinhalt aus dem Schritt PDF zusammenführen einzufügen.

    Übersicht über den Flow in Microsoft Power Automate

Flow testen

  1. Wähle Speichern aus.
  2. Wählen Sie Test aus.
  3. Wählen Sie Manuell und anschließend Speichern und testen aus.
  4. Klicken Sie auf Weiter.
  5. Geben Sie Werte für Vorname, Nachname und Gehalt ein.
  6. Wählen Sie Textfluss ausführen.

Im OneDrive-Ordner wird die zusammengeführte PDF mit den Seiten aus dem ersten und zweiten Dokument angezeigt.

Teil 4: Protect PDF-Dokument

Nach dem Generieren Ihres Dokuments können Sie es vor der Bearbeitung schützen, indem Sie vor dem Speichern in OneDrive einen zusätzlichen Schritt hinzufügen.

PDF schützen

  1. Wählen Sie beim Bearbeiten Ihres Flows in Power Automate zwischen der Aktion PDF zusammenführen und der Aktion Datei erstellen 3 + aus.

    Pluszeichen zwischen zwei Aktionen zum Hinzufügen einer neuen Aktion

  2. Wählen Sie Aktion hinzufügen.

  3. Suchen Sie in der Suchleiste nach Adobe PDF Services.

  4. Wählen Sie Adobe PDF Services aus.

  5. Wählen Sie die Aktion "Protect PDF" aus der Ansicht "" aus.

  6. Legen Sie im Feld "Dateiname" den Namen auf den gewünschten Namen fest, sofern er mit der Erweiterung ".pdf" endet.

  7. Setzen Sie das Feld Kennwort auf das angegebene Kennwort, um das Dokument zu öffnen.

  8. Verwenden Sie im Feld "Dateiinhalt" das Bedienfeld "Dynamischer Inhalt", um den Wert "PDF Dateiinhalt" aus dem Schritt "PDF zusammenführen" einzufügen.

Speichern auf OneDrive aktualisieren

Sobald das Dokument geschützt ist, können Sie die Datei wieder in OneDrive speichern. In diesem Beispiel aktualisieren Sie die bereits vorhandene Aktion Datei 3 erstellen mit einem neuen Dateiinhalt-Wert.

  1. Wählen Sie den Cursor im Feld Dateiinhalt in der Aktion Datei 3 erstellen aus.
  2. Verwenden Sie den Bereich Dynamischer Inhalt, um den Wert PDF-Dateiinhalt aus dem Schritt Protect-PDF aus Sicht einzufügen.

Flow testen

  1. Wähle Speichern aus.
  2. Wählen Sie Test aus.
  3. Wählen Sie Manuell und anschließend Speichern und testen aus.
  4. Klicken Sie auf Weiter.
  5. Geben Sie Werte für Vorname, Nachname und Gehalt ein.
  6. Wählen Sie Textfluss ausführen.

Im OneDrive-Ordner wird die kombinierte PDF angezeigt, auf der Sie jetzt aufgefordert werden, ein Kennwort einzugeben, um das Dokument anzuzeigen.

Nächste Schritte

In diesem Tutorial haben Sie ein Word-Dokument in einen PDF konvertiert, ein Dokument auf der Grundlage von Daten generiert, Dokumente zusammengeführt und mit einem Kennwort geschützt. Um mehr zu erfahren, erkunden Sie einige der anderen Aktionen, die im Adobe PDF Services-Connector in Microsoft Power Automate verfügbar sind:

  • Sehen Sie sich die in Microsoft Power Automate verfügbaren vorgefertigten Vorlagen an.
  • Erfahren Sie von Artikeln im Adobe Tech Blog.
  • Überprüfen Sie die Dokumentation auf die Adobe-API für die Dokumentenerzeugung.
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